Čas na skenovanie pracovných kníh

Od 10. júna začalo päťročné prechodné obdobie pre vykonávanie pracovnej činnosti v elektronickej forme. To znamená, že je čas začať skenovať pracovné knihy zamestnancov a odosielať údaje do Penzijného fondu Ukrajiny. Kto by sa mal touto činnosťou zaoberať a ako to robiť, si prečítajte v článku.

Kto podáva údaje do PPF?

Poradie č. 1084, Zákon č. 1217 a Poradie č. 11-1 ustanovujú nasledujúci okruh osôb, ktoré môžu odosielať do PPF informácie o pracovnej histórii zamestnancov a skenované kópie pracovných kníh:

• zamestnávatelia;
• zamestnanci samostatne, vrátane samostatne zárobkovo činných podnikateľov.

Ak je zamestnávateľ právnická osoba a zamestnal zamestnanca pred 10.06.2021, musí sám naskenovať pracovnú knihu a odoslať informácie do PPF, až po tomto kroku môže zamestnancovi odovzdať pracovnú knihu. Pretože právnické osoby sú povinné uchovávať pracovné knihy u seba, môže byť zamestnancovi odovzdaná len pri ukončení pracovného pomeru alebo po odoslaní informácií do PPF.

Ak bol zamestnanec prijatý po 10.06.2021, pracovnú knihu uchováva sám, nezáleží na tom, či bol prijatý do FOP alebo právnickej osoby. Títo zamestnanci musia informácie do PPF odosielať samostatne.

Ako podávať zamestnávateľom skenované kópie pracovných kníh do PPF?

Krok 1. Naskenujte pracovnú knihu.

Pre skenované kópie platia tieto požiadavky:

• formát obrázka je farebný, rozlíšenie 300 dpi;
• formát dokumentov jpg (ak budete ukladať každú stránku samostatne) alebo pdf (ak budú všetky stránky zlúčené do jedného súboru);
• veľkosť súboru do 1 MB;
• je potrebné naskenovať všetky stránky pracovnej knihy, na ktorých sú záznamy, v chronologickom poradí;
• ak sú stránky zmazané alebo záznamy sú zle viditeľné, nie je potrebné nič pridávať navrch.

Upozornenie! Nie je potrebné získavať súhlas od zamestnancov na spracovanie osobných údajov v PPF na základe Zákona č. 1217.

Krok 2. Prejdite na webovú stránku PPF pomocou kľúča KEP.

Krok 3. Zadajte údaje zamestnanca v sekcii "Komunikácie s PPF" → "Údaje o pracovných vzťahoch pracovníka".

Ďalej sa musíte oboznámiť s informáciami v vyskakovacom okne a kliknúť na tlačidlo "Súhlasím". Potom vyplňte tabuľku a kliknite na tlačidlo "Pokračovať".

Krok 4. Zadajte informácie o pracovnej činnosti. Záznamy môžete pridať dvoma spôsobmi:

1. Kliknite na tlačidlo "Pridať súbor", vyberte typ súboru zo zoznamu (pracovná kniha alebo dokumenty o pracovnej histórii) a pripojte skenované kópie dokumentov. Po pridaní všetkých súborov kliknite na tlačidlo "Podpísať a odoslať do PPF".
2. Kliknite na tlačidlo "Pridať záznam" a manuálne preneste všetky záznamy z pracovnej knihy na stránku PPF, potom pridajte skenovaný dokument a kliknite na tlačidlo "Podpísať a odoslať do PPF".

Krok 5. Čakajte na výsledok. PPF môže spracovávať záznamy viac ako mesiac, to je normálne, pretože najprv sa spracujú pracovné knihy zamestnancov, ktorí sú bližšie k dôchodkovému veku.

Po spracovaní pracovnej knihy sa v sekcii "Žiadosti" objaví status "Dokončené". Je potrebné skontrolovať odpoveď od PPF, pretože môžu byť pripomienky a požiadavky na predloženie ďalších dokumentov na potvrdenie chýbajúceho pracovného obdobia.

Ak požiadavky PPF o potvrdení určitého obdobia sa týkajú obdobia, keď zamestnanec pracoval vo vašej spoločnosti, musíte predložiť dokumenty samostatne. Ak v tomto období zamestnanec nebol vo vašej spoločnosti, musíte odovzdať informácie zamestnancovi a odovzdať mu pracovnú knihu na podpis. Potom zamestnanec bude hľadať potvrdenia a odovzdávať ich do PPF.