Zabudli ste urobiť výber služby: co robiť pokladník?

Keď predajca vyberá hotovosť z pokladnice na konci pracovnej zmeny, registruje túto operáciu cez RP/pRP. Toto pravidlo je zakotvené vo Vyhláške Ministerstva financií č. 427. Dokument aktualizoval zoznam okolností, kedy má pokladník vykonať služobný výber, ako aj spôsob jeho správneho zaevidovania.

Pozrime sa na najčastejšie otázky.

Čo je „služobný výber“?

Služobný výber alebo výber hotovosti je operácia, pri ktorej predajca zaeviduje sumu hotovosti a vyberie ju z predajného miesta.

Suma hotovosti zahŕňa všetky peniaze prijaté od zákazníkov za predaj tovaru alebo služieb, ako aj hotovosť použitú pokladníkom na vydanie. Všetky tieto sumy musia zodpovedať údajom uvedeným v denn Z-správe.

Rozdiel medzi služobným vkladom a výberom: ako sa vyhnúť chybám v pokladničných operáciách

Aby ste sa vyhli chybám v pokladničných operáciách, musíte rozumieť rozdielu medzi služobným výberom a vkladom.

Na zaevidovanie sumy hotovosti, ktorá sa nachádza na predajnom mieste v čase prvej platobnej operácie, je potrebné vykonať služobný vklad. Operácia sa vykonáva po uzatvorení pokladničnej zmeny a vytvorení fiškálnej správy.

Ak predajca vykonáva všetky platby výlučne bezhotovostne a neprijíma ani nevydáva hotovosť, potom sa operácie vkladu a výberu nevykonávajú.

Kedy sa vykonáva služobný výber?

Prostriedky získané z predaja, ktoré boli použité na vydanie zákazníkom, sa vyberajú z pracovného miesta pokladníka na konci jeho zmeny. Na tento účel sa vykonáva operácia „služobný výber“. Technicky je možné vybranú hotovosť uchovať v zásuvke do začiatku nasledujúcej zmeny.

Zákon nestanovuje konkrétnu periodicitu tejto operácie. Avšak, aby sa predišlo hromadeniu veľkých súm v pokladnici a rozdielom medzi hotovosťou v rôznych zmenách, daňový úrad odporúča vykonávať ju každý deň pri tvorbe Z-správy (fiškálneho pokladničného dokladu).

Služobný výber hotovosti v RP a pRP: pravidlá a chyby pri zaevidovaní

Výber hotovosti sa musí zaevidovať cez RP/pRP, ak takáto činnosť nesúvisí s platobnými operáciami.

Zákon č. 265 nezaraďuje služobný výber medzi platobné operácie, pretože tento proces nesúvisí s prijímaním peňazí od zákazníka, vrátením hotovosti za tovar alebo realizáciou bezhotovostnej platby za služby.

Preto musí byť výber hotovosti z predajného miesta zaevidovaný cez RP/pRP.

Ak sa pred začiatkom nasledujúceho pracovného dňa po vytvorení Z-správy pri prvej platbe cez RP/pRP vykoná služobný vklad, potom výber hotovosti na konci toho istého dňa už nie je potrebný.

V RP pred tvorbou Z-správy sa služobný výber nevykonáva, ak jeho softvér automaticky nenuluje zostatok v pokladničnej zásuvke. V opačnom prípade musí pokladník vykonať výber ešte pred nulovaním RP a po vytvorení fiškálnej správy vykonať služobný vklad. Tento postup umožní viesť správnu evidenciu a zaúčtovanie hotovosti.

Vysvetlenie: Živnostník predáva tovar, denne uzatvára zmeny a vytvára Z-správy. Na jednej strane zákon neukladá povinnosť vkladať peniaze do banky. Taktiež živnostníci v zjednodušenom režime nemajú povinnosť stanoviť limit hotovosti v pokladnici ani ho dodržiavať. To znamená, že živnostník nie je obmedzený množstvom hotovosti, ktorú môže uchovávať.

Na druhej strane — na predajnom mieste je nainštalovaná RP/pRP. Preto sa všetky operácie so služobným výberom musia aj tak vykonávať. Ide o to, že suma hotovosti v zásuvke RP musí súhlasiť so sumou, ktorá zostáva v pamäti registra.

Hrozí pokuta, ak sa služobný výber nevykoná na konci zmeny?

Ak sa hotovosť uchováva na predajnom mieste a neexistuje nesúlad medzi touto sumou a sumou uvedenou v dennej správe, všetko je v poriadku a činnosť môže pokračovať.

To znamená, že ak predajca fyzicky nevybral hotovosť z RP, nejde o chybu. Ak sa v ten deň uskutočnila inkasácia, zostatok uvedený v Z-správe sa musí zhodovať so skutočnou sumou. Za to sa pokuty neuplatňujú.

Ako správne vykonať služobný výber nasledujúci deň: rady účtovníkov

Predpokladajme, že predajca vytvoril Z-správu, ale zabudol vykonať služobný výber. Opraviť chybu spätne už nie je možné.

Preto je potrebné zabezpečiť, aby sa suma hotovosti zhodovala:

• vykonajte služobný vklad vo výške starej tržby, ktorá zostala v zásuvke na začiatku novej zmeny;

• všetky svoje kroky zaznamenajte v služobnej poznámke, kde vysvetlíte chybu, dôvod jej vzniku a aké opatrenia ste prijali na jej nápravu;

• k vysvetľujúcej poznámke priložte účtovný doklad so všetkými výpočtami k aktuálnemu dátumu;

• pripojte dokumenty ku kópiám fiškálnych správ;

• uchovávajte dokumenty pre prípad daňovej kontroly.

Služobný výber a Z-správa

Tu je to jednoduché:

• ak predajca vyberá peniaze z predajného miesta pred vytvorením fiškálnej správy, je potrebné vykonať operáciu „služobný výber“;

• ak v čase vytvorenia Z-správy peniaze zostávajú na mieste, služobný výber sa nevykonáva.

V pRP Torgsoft je možné nastaviť zostatok hotovosti v pokladnici alebo stanoviť maximálny limit.

Výhody tejto možnosti:

• po uzatvorení pokladničnej zmeny zostáva zostatok hotovosti v pamäti programu a prenesie sa do nasledujúcej zmeny;

• nie je potrebné kontrolovať limit zostatku hotovosti;

• nie je potrebné vykonávať služobný výber pri uzatváraní aktuálnej zmeny.

Po nastavení pRP automaticky sleduje, aby zostatok neprekročil limit pokladnice a všetky operácie výberu a vkladu hotovosti sa vykonávali včas.