Odsúhlasenie registračnej pokladnice

Inventarizácia pokladnice

Zúčtovanie, kontrola, prepočítanie pokladnice – je to proces vnútorného auditu v podniku, ktorý sa vykonáva s cieľom zabezpečiť bezpečnosť hotovosti, ktorá sa nachádza v pokladnici podniku.

Pokladnica je miesto alebo dokonca priestor, kde sa uskutočňujú hotovostné platby, ako aj príjem, výdaj a skladovanie peňazí a pokladničných dokumentov. Bez ohľadu na to, či používate RP alebo nie, miesto, kde zákazníci platia za tovar v hotovosti, sa bude považovať za pokladnicu.

Postup inventarizácie pokladnice upravujú dva dokumenty: Nariadenie č. 879 a Nariadenie č. 148.

Prečo vykonávať inventarizáciu pokladnice

Inventarizácia pokladnice rieši tri úlohy:

• určuje skutočné množstvo peňazí v pokladnici;
• odhaľuje prebytky alebo nedostatky peňazí v pokladnici porovnaním skutočného stavu s účtovnými údajmi;
• kontroluje podmienky a postup skladovania peňazí.

Ako často je potrebné vykonávať inventarizáciu pokladnice

Postup a termíny vykonania inventarizácie pokladnice možno rozdeliť na: legislatívne stanovené a stanovené vedením spoločnosti.

Ak termíny a postup inventarizácie pokladnice stanovuje vedenie spoločnosti, je všetko jasné – postupuje sa podľa pokynov v príkaze.

Legislatíva stanovuje povinné vykonanie inventarizácie v nasledujúcich prípadoch:

• pred odovzdaním ročnej finančnej správy (do dvoch mesiacov od dátumu bilancie);
• pri zmene zodpovednej osoby;
• ak došlo k krádeži alebo sú zistené zneužitia;
• na základe súdneho rozhodnutia alebo v prípade auditu štátnych orgánov (napr. daňové úrady môžu vyžadovať kontrolu prepočítania pokladnice);
• pri požiari, prírodnej katastrofe alebo technologickej havárii;
• pri likvidácii podniku.

Existuje aj plánovaná kontrola pokladnice (vykonáva sa raz za štvrťrok) a mimoriadna (vykonáva sa nečakane pre zodpovednú osobu). V každom prípade je lepšie vykonávať kontrolu pokladnice častejšie, než je stanovené legislatívou.

Kto by mal vykonávať inventarizáciu pokladnice

Ak firma funguje v zjednodušenom daňovom systéme a zamestnáva len 10 osôb, nie je potrebné vytvárať inventarizačnú komisiu – prítomnosť vedúceho alebo účtovníka a zodpovednej osoby postačuje.

Ak však ide o veľkú organizáciu, je potrebné vytvoriť inventarizačnú komisiu. Jej zloženie schvaľuje vedenie.

Do zloženia inventarizačnej komisie môžu patriť:

• zástupca vedenia alebo jeho zástupcovia;
• zamestnanci účtovníctva;
• skúsení zamestnanci, ktorí poznajú predmet inventarizácie.

Pozor! Do zloženia inventarizačnej komisie nesmú patriť zodpovedné osoby, avšak pri kontrole pokladnice musia byť prítomné. Inventarizácia pokladnice bez prítomnosti zodpovednej osoby je zakázaná.

Postup vykonania inventarizácie pokladnice

Najlepšie je vykonať kontrolu pokladnice na začiatku alebo na konci pracovného dňa, keď pokladník už vyhotovil denné výsledky. Pred začatím inventarizácie pokladník musí odovzdať účtovníctvu pokladničnú správu a všetky výdavkové a príjmové doklady.

Krok 1. Spísanie potvrdenia

Zodpovedná osoba (pokladník) má napísať potvrdenie, v ktorom sa uvádza, že všetky peniaze prijaté počas dňa boli zaúčtované a tie, ktoré boli vydané, boli zapísané do výdavkov.

Krok 2. Fyzická kontrola

Komisia počíta (podľa bankoviek) skutočnú sumu peňazí v pokladnici. Upozornenie: Uchovávanie hotovosti, ktorá nepatrí podniku, je zakázané. Akékoľvek peniaze, ktoré nie sú podložené pokladničnými dokumentmi, sa považujú za prebytok.

Na kontrolu pokladnice odporúčame použiť funkciu inventarizácie podľa bankoviek v systéme Торгсофт.

Krok 3. Kontrola správnosti vyplnenia pokladničných dokumentov

Komisia kontroluje správnosť vyplnenia príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, pokladničnej knihy, registru deponovanej mzdy a ďalšie.

Krok 4. Porovnanie fyzických a účtovných údajov

Ak podnik používa RP, komisia porovnáva fyzické údaje s údajmi uvedenými v X-raporte RP. Ak sa RP nepoužíva, skutočnú sumu porovnávajú s údajmi v pokladničnej knihe.

Krok 5. Zaúčtovanie prebytkov alebo odpis nedostatku

Ak počas inventarizácie pokladnice boli zistené prebytky, komisia určí ich príčinu a zaúčtuje ich do pokladnice. Tieto sumy patria do príjmu podniku. V prípade zistenia nedostatku sa suma odpočíta od zodpovednej osoby.

Krok 6. Vyhotovenie protokolu o výsledkoch inventarizácie

Na základe inventarizácie pokladnice komisia vyhotoví protokol (v dvoch exemplároch), ktorý podpisujú všetci členovia komisie a zodpovedná osoba. Jeden exemplár sa odovzdáva účtovníctvu, druhý zostáva u zodpovednej osoby.

Ako vykonať kontrolu pokladnice v Торгсофт

Na kontrolu pokladnice v Торгсофт zvoľte menu "Správa" – "Správa o pokladnici za deň". Pomocou tejto formy môžete získať správu o pokladnici za akýkoľvek deň a z akéhokoľvek účtovného centra. Podrobnejšie informácie nájdete v "Zhrnutej správe za deň".

Ak vyberáte peniaze z pokladnice, vykonajte Inkasáciu, skontrolujte zostatok.

Zaznamenajte zostatok v pokladnici v účtovnom doklade.

Odporúčame pozrieť si video pre úplné informácie o finančnom účtovníctve v Торгсофт.