Ako podpísať akt dokončených prác cez službu Vchasno?

Služba «Včasno» je online platforma, služba elektronického obehu dokumentov, ktorá výrazne zjednodušuje prácu podnikateľom a účtovníkom. Teraz môžete akékoľvek dokumenty vytvárať, podpisovať a ukladať v cloudovom priestore, vrátane aj aktov o vykonaných prácach.

Ako správne vyplniť dokument, podpísať ho elektronickým kľúčom a poslať klientovi?

Čo je to akt vykonaných prác?

Je to dokument, ktorý sa vytvára pri poskytovaní služieb. Obsahuje zoznam vykonaných prác, ich cenu a termín dokončenia. Tento akt musia podpísať obe strany: vykonávateľ a objednávateľ, ktorý prijíma prácu a platí za ňu po jej vykonaní.

Neexistuje štandardná forma dokumentu. Vytvára sa ľubovoľne, ale existujú bežne akceptované pravidlá vyplnenia:

• názov dokumentu a dátum jeho vyhotovenia

• plný názov objednávateľa a vykonávateľa, ako aj bankové údaje;

• presný zoznam služieb/prác a ich cena;

• jednotky merania (kusy, bežné metre atď.);

• sadzba DPH, ak je vykonávateľ platcom tohto daní;

• funkcia osoby, ktorá má právomoci vykonávať práce alebo služby;

• termíny poskytovania služieb, vykonania;

• osobný podpis klienta a vykonávateľa;

• odsek o neprítomnosti nárokov medzi stranami;

• názov, číslo a dátum zmluvy, ak taká existuje.

Keďže akt vykonaných prác je primárnym dokumentom, povinný zoznam náležitostí, ktoré je potrebné uviesť, je stanovený v článku 9 zákona č. 996.

Ako vyplniť dokument a poslať ho klientovi cez Včasno?

Pohodlné rozhranie služby vám pomôže rýchlo sa zorientovať pri správe dokumentov, stačí sledovať krok za krokom:

1. Vytvorenie aktu o vykonaných prácach/službách

Dokument môžete vytvoriť v akejkoľvek účtovnej systéme, nahrať hotovú šablónu alebo ju vytvoriť v textovom editore.

Uložte hotovú kópiu na svojom zariadení v pohodlnom formáte (pdf, xml, doc, docx, xls, jpg, png).

2. Nahratie aktu do «Včasno»

Kliknite na tlačidlo «Nahrať dokumenty». Na obrazovke sa objaví okno s nastaveniami. Môžete naraz nahrať niekoľko dokumentov do systému.

3. Nastavenie podpisu aktu

Pred vami sa objaví karta «Postup podpisovania». Tu musíte zaškrtnúť nasledujúce možnosti:

• Obojstranný dokument.

• Prvý podpis spoločnosti.

Potom prejdete na kartu «Faktúra». Tu vyberte možnosti:

• Obojstranný dokument.

• Prvý podpis spoločnosti.

Zaškrtnite možnosť podpísania iba jednej strany.

Ak vytvárate akt v mene protistrany, vyberte kartu «Prvý podpis protistrany».

Ak vyplňujete viacstrannú dohodu, v časti «Postup podpisovania» vyberte príslušnú možnosť.

4. Výber dokumentu na nahranie

Vyberte potrebný dokument online zo zoznamu nahraní a zmeňte jeho stav na «Potrebné uvedenie protistrany». Opäť zaškrtnite požadovaný akt a kliknite na tlačidlo «Podpísať a poslať».

5. Zadaní údajov protistrany

V okne zadajte údaje protistrany: EDRPOU, IČO a e-mail. Ak je táto osoba už zaregistrovaná v systéme «Včasno», a nepoznáte jej e-mail, stačí zadať jej identifikačné číslo a EDRPOU, aby program automaticky našiel potrebné údaje.

6. Použitie kľúča KEP

Súbor s kľúčom môže vyzerať takto — dat (Key-6.dat), zs2, sk, jks, pk8, pfx. Samotný kľúč môžete získať buď v AČSK, alebo si ho objednať na tejto službe.

7. Podpis a odoslanie aktu

Zadajte kľúč, kliknite na tlačidlo, aby systém nahrál kľúč, a vyberte možnosť «Podpísať a poslať». Ak máte pečiatku, môžete ju pridať do formulára, ak je to potrebné.

Po týchto jednoduchých krokoch protistrana dostane upozornenie o tom, že jej boli zaslané dokumenty a že sú uložené v systéme «Včasno».

Ako získať elektronický kľúč KEP na službe?

Kľúč pre elektronický podpis môžete získať na platforme «Včasno Služba». Na to vykonajte tieto kroky:

1. Zaregistrujte sa na portáli Včasno, prihlásenie môžete vykonať z akéhokoľvek zariadenia.

2. Prejdite do osobného účtu a vytvorte novú žiadosť o získanie kľúča KEP.

3. Pripravte potrebné dokumenty:

pre právnické osoby:

•  výpis z EDR,

• doklad potvrdzujúci totožnosť,

• žiadosť o registráciu (môžete vytvoriť v osobnom účte),

• kópie dokumentov, ktoré potvrdzujú právomoci konkrétnej osoby,

• identifikačný kód.

pre fyzické osoby:

• identifikačný kód,

• pas,

• žiadosť o registráciu.

4. Prejdite overenie v miestach obsluhy klientov (adresu sa dozviete na stránke).

5. Vytvorte faktúru vo svojom účte.

Kľúč KEP môže získať fyzická osoba, právnická osoba alebo fyzická osoba-podnikateľ. S jeho pomocou môžete rýchlo podpisovať akt o vykonaných prácach a vytvárať akúkoľvek účtovnú dokumentáciu.