Úspech obchodu závisí od...

Čo znamená „obchod je automatizovaný“? Čo možno považovať za úspech automatizácie? A prečo je nákup softvéru vstupenkou k úspechu?

20+ znakov úspešnej automatizácie

Správne účtovanie v obchode

✔️ Celý tovar má čiarový kód

Kvôli nedostatku čiarových kódov na tovare:

 
Úspešná automatizácia je, keď predajca nestráca pol hodiny v programe hľadaním tovaru, zatiaľ čo čaká rad, a nezaraduje tovar podľa vlastného uváženia.

✔️ Inventúra s otvoreným obchodom

Bez účtovného programu nie je možné vykonať inventúru bez zatvorenia obchodu aspoň na jeden deň. Na zhodnotenie rozsahu strát zatvoreného obchodu počas inventúry stačí hodinu sledovať vstup a spočítať, koľko ľudí nemohlo vojsť do obchodu a nakúpiť.
 
V obchode s účtovným systémom môžete vykonávať inventúru bez zatvárania predaja zákazníkom.

✔️ Rýchle škálovanie

Pri manuálnom riadení je podnik veľmi nepružný: na nahranie tovaru na prom.ua je potrebné stráviť týždeň manuálnym vkladaním tovaru, porovnávaním cien a skladových zásob. Na otvorenie nového obchodu je potrebné klonovať seba, pridať ďalších 24 hodín do toho istého dňa a udržať manuálnu kontrolu nad aktuálnym obchodom. Manuálne riadenie ≠ škálovanie.
 
Účtovný program s aktuálnou databázou tovaru, cien a zásob umožňuje rýchlo exportovať tovar do internetového obchodu alebo na trhoviská. Tí, ktorí otvárajú novú predajňu, môžu jednoducho presunúť tovar do nového obchodu a okamžite začať predávať.

✔️ Práca s aktuálnymi informáciami

Strategické plánovanie bez presných údajov pripomína veštenie z kávovej usadeniny. Pamätáme si, že niečo sa dobre predávalo minulý rok, ale stojí za to staviť na tento tovar? Za koľko a od koho sme nakúpili tovar minulý rok? Čo ovplyvnilo predaj? Boli akcie?
Ďalšou extrémnosťou je kontrola zásob tovaru na sklade. Môžete odhadnúť, aká plná je vitrína. Ale čo ešte je na sklade, v akom množstve? Nezabudli ste niečo umiestniť do predajne? Možno sú alternatívy, ktoré treba predávať?
 
Ak viete, koľko a aký tovar máte na sklade, za akú cenu, koľko nepredajného tovaru máte, môžete flexibilne riadiť nákupy, aby ste zabránili nadbytku alebo nedostatku tovaru na predajných miestach.

✔️ Kontrola dodávky tovaru

Problémy s dodávkou pre predajcov sú bežné: zabudli odoslať, nedodržali termíny, poslali na nesprávne miesto, neskontrolovali dobierky, nezapojili platby do výkazov. To vyžaduje ospravedlňovanie, opätovné kontaktovanie a ďalšie overenie.
 
V účtovnom systéme je algoritmus práce s dodávkami jednoduchý: prijali objednávku alebo sa automaticky načítala z internetového obchodu → priradili platbu alebo označili, že ide o dobierku → vytlačili faktúru a vygenerovali dodací list priamo v systéme Torgsoft → odoslali tovar a skontrolovali jeho doručenie. V prípade potreby poslali SMS s poďakovaním za objednávku a priradili zákazníkovi bonusy, aby sa zákazník vrátil do vášho obchodu.

✔️ Efektívne využitie obchodného priestoru

V takmer každom sektore existuje sezónny tovar. Ak všetok tovar umiestnite do zorného poľa návštevníkov, efektivita predaja sa zníži — zákazník uvidí hromadenie a ťažko nájde potrebný tovar. V sezóne sa musia stiahnuť do skladu. Ale ako kontrolovať, čo presne a kam ste premiestnili?
 
Obchodný priestor sa uvoľňuje v dôsledku včasného premiestnenia sezónneho tovaru na dočasné uskladnenie. Program kontroluje, čo a kam ste umiestnili v sklade.

✔️ Elektronická evidencia vzájomných zúčtovaní s dodávateľmi

Dodávky od dodávateľov na papieri sú bežné. Ale predsa sú písané rukou, nie?
 
Výmena dodávok s dodávateľmi v elektronickom formáte, ako sú excelové tabuľky alebo elektronický katalóg, umožňuje prijímať desiatky položiek od dodávateľa do systému za 5 minút. Predajca alebo administrátor zaznamenáva výdaj peňazí dodávateľovi v účtovnom programe, čo pomáha vyhnúť sa nedorozumeniam pri kontrole vzájomných zúčtovaní.

Prínos automatizácie pre zákazníkov

✔️ Bez frontov

Pandémia v nás vypestovala sociálny odstup minimálne 1,5 metra. Ale po prvé, len málo ľudí tento odstup dodržiava, a po druhé, v rade neviditeľne prebieha akýsi boj medzi zákazníkmi — kto po kom prišiel, kto má len jeden produkt. Z tohto dôvodu zákazníci narušujú vzdialenosť, čo prináša ostatným nepohodlie.
 
Zákazníci radi chodia do obchodov, kde nie sú rady, kde sú rýchlo a kvalitne obslúžení, kde tovar má čiarový kód a predajca nezaznamenáva predaje do zošita, kde nie sú diskusie o cenách a zákazník vidí zloženie svojej objednávky, ceny a zľavy na displeji.

✔️ Žiadny dôvod na kritiku

Ťažko si predstaviť podnik s dokonalou povesťou. Aj najúspešnejšie projekty, ako Rozetka, majú hodnotenie na Google 4 z 5. Ale úspešnosť podniku neurčujú recenzie, ale systémovosť.
 
Automatizácia pomáha vyhnúť sa kritike za zabudnutý alebo neodoslaný tovar, tovar, ktorý skutočne nie je dostupný, hoci je na webe, nesplnené očakávania, nezhody medzi cenovkou a faktúrou, rýchlosť obsluhy.

✔️ Spätná väzba

Pri zadávaní objednávky zákazník očakáva získať spätnú väzbu. Konkurencia privykla zákazníkov na to, že dostávajú spätnú väzbu v priebehu niekoľkých hodín (najlepšie v minútach).
 
Cyklus úspešnej komunikácie so zákazníkom:

✔️ Systém lojality

Aj keď je obchod umiestnený v rekreačnej oblasti alebo na ceste Charkov — Ľvov, kde sa zdá, že nemôže mať stálych zákazníkov, je nevyhnutné vytvoriť systém lojality. Ľudia sa zvyknú vracať do obchodu, kde sa o nich starali a dobre obslúžili. Príklad takejto správania je vaše obľúbené kaviareň v prímorskom meste, obľúbené miesto na oddych, hotel alebo babička na trhu, pretože „len ona má domáce“.
A dokonca aj príležitostní zákazníci môžu zanechať na Google pozitívnu recenziu a túžobne očakávanú „5“.
 
Často nejde o jedinečnosť tovaru, ale o jeho prezentáciu. Začína to priateľským prístupom, presnosťou a kvalitnou obsluhou, až po desiatky vernostných programov, ako sú obľúbené zľavové systémy, darčekové poukážky a bonusy.
Aj keď priemerný nákup nie je veľký, bonusy motivujú zákazníkov vrátiť sa pre ďalší „neplánovaný“ priemerný nákup.

Nástroje účtovania pre zamestnancov

✔️ Aktuálnosť dostupnosti tovaru

Predajca často čelí stresu, keď sa tovar „odbavuje“ a je zaplatený, ale potom sa ukáže, že nie je na sklade. V očiach zákazníka je na vine predajca. Situáciu zhoršuje dlhý rad nespokojných zákazníkov. Predajca v zhone hľadá tovar, nenachádza ho a snaží sa situáciu riešiť ponukou vrátenia, výmeny alebo ospravedlnením.
 
Aktuálnosť dostupnosti tovaru zabezpečujú pravidelné inventúry, kontrola výsledkov predaja a inkaso na konci dňa.

✔️ Motivácia predajcov k výsledkom

Nezáujem predajcu priamo ovplyvňuje povesť obchodu: zákazníci sa vyhýbajú miestam, kde im nedajú pozornosť, skôr im robia láskavosť samotným predajom, a záleží aj na vzhľade obchodu — ako je tovar vystavený, čistota a poriadok.
 
Pri usporiadanom účtovníctve je motivácia predajcu flexibilná — je možné nastaviť odmeny pre rôzne skupiny tovaru, individuálne alebo pre tímovú prácu. Keď sa tím stará o obchod, zákazníci sú pritiahnuť.

✔️ Kontrola personálu

Podnik bez kontroly sa časom rozpadá — zamestnanci často odchádzajú, hádajú sa, meškajú, pravidelne chýbajú kvôli zdravotným problémom.
Zamestnanci však prirodzene túžia po systéme: radi sa držia pravidiel, keď sú jasné a majú kontrolu. Ľudia radi dodržiavajú pravidlá.
 
Bodová kontrola je znakom úspešnej automatizácie. Zamestnanci nemajú tendenciu meškať alebo porušovať disciplínu, ak vedia, že sú monitorovaní a ich činnosti sú zaznamenané. Kontrola by mala byť spontánna a nepredvídateľná, založená na analýze údajov v účtovnom systéme.

✔️ Minimalizácia nezmyselnej rutiny

Zamestnancom sa pridelí všetka práca potrebná na údržbu obchodu. Ale niektorá práca je otvorene rutinná, zaberá čas a je zastaraná. Napríklad jasne zelené cenovky s ručne písanou cenou. Koľko času to trvá?
 
Účtovný program generuje čiarové kódy a posiela cenovky na tlač na tlačiareň etikiet. Potrebné informácie o tovare sú usporiadané a estetické.

Princípy a nástroje automatizácie pre manažéra

✔️ Vlastník nie je súčasťou operatívneho procesu

Pojem „delegovanie“ (presunutie zodpovednosti na podriadených) je základom riadenia. Mnohí však považujú denné riadenie obchodu za svoju úlohu. Pre tých, ktorí automatizovali, je delegovanie ľahšie, pretože môžu obmedziť prístup k potrebným informáciám.
Úlohou majiteľa je kontrolovať a radiť, ak je to potrebné. Systém Torgsoft má desiatky metrík, výkazov a analýz, ktoré pomáhajú manažérovi vyhnúť sa rutine.

✔️ Celkový obraz podnikania

Častý problém: keď chýbajú peniaze. Toto môže nastať, ak podnikateľ nerozlišuje medzi hrubým a čistým príjmom. Potrebné je chápať, koľko peňazí je možné investovať do tovaru, aby nebolo nutné byť dlžníkom.
 
Vedenie manažérskeho účtovníctva umožňuje sledovať náklady, zisky, aktuálne výdavky.

✔️ Prevencia neštandardných situácií

Riaditeľ môže byť frustrovaný, keď zamestnanci sklamú alebo klamú. Podnik sa zakladá na dôvere, ale „dôveruj, ale preveruj“ je stále aktuálne.
Systém má nástroje na kontrolu zamestnancov: protokoly akcií, denníky zmien dokumentov a nastavení.

✔️ Nástroje bodového monitorovania

Pre manažéra je škodlivé nevedieť a byť predvídateľný. Pravidelný prehľad znamená, že zamestnanci vedia, kedy bude kontrola, čo môže ovplyvniť manažéra.
 
S uvedenými nástrojmi môže manažér vykonať bodovú kontrolu podľa vlastných podozrení a tým udržiavať poriadok a pripravenosť.

✔️ Personálna bezpečnosť: nikto nie je nenahraditeľný

Odchod zamestnanca je stratou, ale ak je podnik automatizovaný, zamestnanec odchádza len s vlastnými skúsenosťami a zručnosťami. Informácie o dodávateľoch, zákazníkoch a kontaktoch zostávajú v systéme. Záver: každý je nahraditeľný, pretože všetko je v programe.

✔️ Všetky odpovede sú v programe

Bez systému je získanie informácií komplikované. Automatizácia znamená, že všetky odpovede o fungovaní obchodu sú v jednom systéme účtovania.

✔️ Diaľkové riadenie podnikania

Dôvodom obáv podnikateľov je pocit nedostatku kontroly. Automatizácia umožňuje podnikateľovi pripojiť sa k systému účtovania a skontrolovať stav predaja, peňazí v pokladniach, výdavkov a ďalších položiek.

✔️ Využitie poznatkov iných podnikateľov

Automatizácia je jednoduchšia, než sa zdá. V Torgsoft sa zhromažďujú skúsenosti od podnikateľov, každá funkcia bola vytvorená podľa želaní zákazníkov. Tí, ktorí automatizovali, využívajú vedomosti v programe a podporu odborníkov na rýchle riešenie úloh.