Techniky na vyhľadávanie a predchádzanie podvodom

Bohužiaľ, nečestní zamestnanci sa môžu objaviť v akomkoľvek druhu podnikania. V maloobchode zamestnanci hľadajúci osobný zisk môžu vymýšľať nové podvodné schémy, ktoré spravidla využívajú zraniteľnosti majiteľa firmy — nedostatok kontroly, nepozornosť alebo preťaženie.

Druhy podvodov zamestnancov

• Finančné podvody zamestnancov, ktorí pracujú priamo s hotovosťou.
• Špekulácie s vernostnými programami a systémami zliav pre zákazníkov.
• Krádež a zámena tovaru zamestnancami skladov alebo predajcami.
• Krádež a únik informácií — poskytovanie údajov o zákazníkoch, dodávateľoch alebo stave podnikania konkurentom alebo ich použitie na osobné účely.

10 kontrolných nástrojov: pravidlá a odporúčania pre prácu s Torgsoft

Automatizácia výrazne zjednodušuje kontrolu zamestnancov, no zatiaľ nie je schopná samostatne informovať podnikateľa o nesprávnom konaní personálu. Program je nástrojom, ktorý poskytuje informácie pre analýzu a manažérske rozhodnutia.
 
Na monitorovanie situácie a včasné rozpoznanie nesprávnych krokov personálu je dôležité poznať základné pravidlá pre prácu s Torgsoft:

Obmedzenie rolí

Nastavenie rolí je určené na kontrolu činností používateľov a ochranu prístupu k informáciám v Torgsoft. Rolu je možné nastaviť pre každého používateľa individuálne, umožniť prístup len k potrebným formulárom, režimom, tabuľkám, stĺpcom alebo akciám.
 
No aj v takýchto podmienkach niektorí zamestnanci hľadajú spôsoby podvádzania, a preto program obsahuje systém obmedzení a zaznamenáva akcie používateľov.

Každý používateľ — vlastnú rolu

Každému zamestnancovi by mali byť povolené len tie činnosti, ktoré pravidelne vykonáva. Postupujte podľa pravidla: zakázať všetko, povoliť len potrebné funkcie podľa pracovnej pozície.

Každý zamestnanec — vlastný používateľ v Torgsoft

Meno používateľa musí byť jasne identifikovateľné, napríklad Mila, Novikova, a nie test, test1, user2. Takto bude jednoduchšie analyzovať činnosti používateľa a spojiť ich s konkrétnym zamestnancom.
 
Ak viacero zamestnancov pracuje na jednom počítači, zapnite povinnú registráciu predajcu: skenovanie predajcovho odznaku pri každej transakcii alebo spustenie dvoch Torgsoft inštancií pre každého predajcu zvlášť. Informácie o tom, kto vytváral alebo menil dokumenty, sa zaznamenávajú v Torgsoft.

Bodová kontrola zo strany manažéra

Majiteľ podniku by mal rozumieť obchodným procesom svojich zamestnancov. Ak podnikateľ vie, aké kroky predajca vykonáva v programe a prečo, môže si všimnúť odchýlky od bežného pracovného postupu.

Kontrola akcií používateľa cez protokol

Protokol akcií používateľa zobrazuje informácie v chronologickom poradí: čo používateľ robil so skladovými dokumentmi, ktoré formuláre otvoril, zmenil alebo odstránil.
 
Ak zamestnancove kroky vybočujú z hlavného obchodného procesu, stojí za to zistiť, či ide o úmyselné kroky alebo či zamestnanec jednoducho nevie správne používať účtovný program.
V protokole akcií používateľa venujte pozornosť varovaniam, že používateľ sa pokúsil otvoriť formuláre, ktoré preňho nie sú povolené. Ak sa takéto varovania vyskytujú často, je pravdepodobné, že zamestnanec sa pokúša získať zakázané informácie.

Pohyb tovaru

Formulár obsahuje údaje o všetkých dokumentoch pohybu tovaru vrátane informácií o dátume a čase skutočného vytvorenia dokumentu. Ak existuje podozrenie, že dokumenty boli vytvorené spätne, pozrite si Pohyb tovaru.

Záznam zmien dokumentov

Tento záznam netreba kontrolovať často, pretože zaznamenáva každú zmenu dokumentu pohybu tovaru a obsahuje veľa bežných informácií. Ak však existuje skladový dokument s nesprávnymi údajmi alebo podozrenie, že údaje boli „nezákonne“ upravené, záznam zmien dokumentov poskytne úplné informácie o tom, kto, kedy a čo robil.

Záznam zmien nastavení

Obsahuje informácie o zmenách kritických nastavení programu. V sporných situáciách umožňuje presne zistiť, kto zmenil nastavenia a aká bola ich hodnota pred zmenou. Niektoré nastavenia môžu výrazne zmeniť algoritmy výpočtov a správanie programu, takže ich zmenou sa môže stratiť dôležitá informácia.

Finančný dokument

Všetky peňažné operácie sú zobrazené vo finančnom dokumente. Každý dokument má poradové číslo, bez ohľadu na dátum vytvorenia. Ak má zamestnanec oprávnenie vykonávať finančné operácie spätne, no pracovný poriadok to nepovoľuje, môžete finančný dokument zoradiť podľa čísla dokumentu a okamžite zistiť, kto a aké dokumenty vytvoril spätne. Spätné operácie sú spôsob, ako skryť náklady alebo nepozorovane odpísať peniaze, ak má zamestnanec reálny prístup k financiám, napríklad pri vyrovnávaní platieb s dodávateľmi alebo servismi pre podporu podnikania.

Nepriama kontrola

Existujú režimy, ktoré môžu byť signálmi o nelojalite zamestnancov. Jedným z takýchto režimov je „Evidencia pracovného času“. Ak zamestnanec často mešká bez dôvodu alebo neoprávnene zostáva po pracovnej dobe — je to dôvod, aby ste mu venovali zvýšenú pozornosť. To naznačuje, že zamestnanec nemusí byť lojálny k pravidlám spoločnosti.
Pravidelne kontrolujte dokumenty o odpise, vrátení a záznamy o chybách: ak má zamestnanec právo odpisovať tovar, môže byť nedostatok skrytý prostredníctvom odpísania.

Čo robiť, ak zistíte nesprávne konanie zamestnancov?

Čo robiť, ak existujú podozrivé akcie v programe alebo jasné dôkazy o podvodoch?
 
1. Skontrolujte nastavenia rolí používateľov podľa ich pracovných povinností. Stáva sa, že počas počiatočného nastavenia rolí nie je vždy jasné, čo môže predajca vidieť a ku ktorým formulárom by mal mať prístup. To môže viesť k situáciám, keď zamestnanci majú prístup k „nepotrebným“ informáciám.
 
2. Skontrolujte nastavenia programu. Majiteľ môže veriť, že program prísne zakazuje, napríklad, predaj do mínusu, ale v skutočnosti je nastavenie iba varovaním pre predajcu. Ak systém vykazuje neštandardné správanie, najprv skontrolujte, ako je nastavený.
 
3. Požiadajte zamestnanca o vysvetlenie postupu. Ak sa problémy objavujú len u jedného používateľa a vyskytujú sa problémy s bežnými rutinami, príčinou sú pravdepodobne nesprávne kroky používateľa.
Sledujte kroky postupne. Ak zamestnanec robí všetko správne, ale „program sa správa nesprávne“ (a to v prospech predajcu), túto situáciu treba preskúmať do hĺbky, pretože takéto správanie môže naznačovať podvod.
 
4. Pridajte obmedzenia. Často podnikatelia, najmä na začiatku podnikania, prehnane dôverujú zamestnancom a neobmedzujú ich role. Všetky nastavenia obmedzení v Torgsoft sú založené na tvrdých skúsenostiach podnikateľov a nie sú určené na komplikovanie systému, ale na ochranu podnikania pred stratami. Pre pokladníkov sa odporúča implicitne zakázať mazanie tovaru z predaja bez zadania dôvodu, zakázať ručné zadanie zľavovej karty, zakázať prehliadanie sumy v pokladnici, automatické tlačenie účtenky.
 
5. Odstráňte chaos v obchodných procesoch. Ak je zamestnancom povolené odchýliť sa od prísneho algoritmu práce a napríklad zadať údaje do systému oneskorene — môže to viesť k podvodom alebo strate informácií. Včasná práca s dokumentmi a ich uzatváranie je základom bezpečného účtovníctva.
 
6. Automatizujte, čo ešte nie je automatizované. Niektorí zamestnanci majú tendenciu pracovať podľa zvyku a ručne vykonávať to, čo Torgsoft vykonáva automaticky. Toto treba zastaviť.
Predajca manuálne zadáva zľavu? Zakážte manuálne zadávanie a vytvorte promo kódy alebo zľavové karty pre pevné zľavy. Ručne zadáva hmotnosť do programu alebo sumu do bankového terminálu? — To môže viesť k stratám z nepozornosti alebo náhlenia.
 
7. Nerobte unáhlené závery. Ak majiteľ nemôže nájsť spoľahlivé potvrdenie o pochybení zamestnanca, najlepšie je kontaktovať technickú podporu Torgsoft — pracovníci technickej podpory poznajú interné algoritmy programu a za pomoci majiteľa podnikania pomôžu podrobne pochopiť príčiny a následky.