Ako urobiť opravy v zošite?

Personálnym pracovníkom niekedy treba opravovať záznamy v pracovných knižkách. Dôvodom môže byť chyba personálneho oddelenia pri zadávaní informácií o zamestnancovi alebo zmena jeho osobných údajov.

V praxi často vznikajú podobné problémy, preto treba vedieť, ako konať a čo hovorí zákon.

Ako opraviť prvú stranu pracovnej knižky?

Začnime tým, že pracovná knižka je oficiálny a hlavný dokument, ktorý potvrdzuje dĺžku pracovnej praxe. Preto jej vyplňovanie, vedenie a uchovávanie upravuje Inštrukcia o vedení pracovných knižiek.

Podľa pravidiel a postupov pri vyplňovaní tohto dokumentu sa meno zamestnanca musí uvádzať podľa pasu. V prípade zmeny priezviska alebo iných iniciálok musí personálny pracovník vykonať príslušné úpravy v pracovnej knižke.

V bode 2.13 Inštrukcie sa uvádza, že tieto zmeny sa zapisujú na prvej strane pracovnej knižky. Pri tom treba vykonať nasledujúce kroky:

• jedným ťahom preškrtnúť nesprávne údaje;

• zaznamenať správne údaje;

• uviesť na vnútornej strane obálky príslušné dokumenty, na základe ktorých personálny pracovník vykonáva tieto zmeny;

• potvrdiť vykonané zmeny osobným podpisom zamestnanca a pečiatkou podniku.

Všetky nové záznamy sa musia vykonať po súhlase s držiteľom pracovnej knižky. A je potrebné overiť údaje s oficiálnymi dokumentmi, ktoré potvrdzujú túto osobu.

Kto môže vykonávať opravy v pracovnej knižke?

Podľa zákona všetky potrebné opravy môže vykonávať len oprávnená osoba na poslednom mieste práce zamestnanca. Táto osoba tiež zabezpečuje, aby všetky záznamy boli presné a overené. Inak, chyby v pracovnej knižke môžu viesť k tomu, že zamestnanec príde o dôchodok alebo stratí nárok na dôchodkový vek.

Kto opravuje záznamy, ak bola spoločnosť zrušená?

Ak spoločnosť, ktorá urobila nesprávny záznam v pracovnej knižke, už neexistuje, zamestnanec sa musí obrátiť na nástupcu organizácie alebo vyšší orgán. Ak takéto subjekty neexistujú, je potrebné sa obrátiť na regionálny alebo štátny archív.

Čo robiť, ak personálny pracovník zamiešal dokumenty a urobil nesprávny záznam?

Môže sa stať, že personálny pracovník pri vypĺňaní pracovných dokumentov zamieša osobné údaje zamestnancov. V tomto prípade treba vyhlásiť záznam v pracovnej knižke za neplatný a zmeniť ho na správny, pričom je potrebné uviesť dôvod, napríklad číslo príkazu alebo iný dokument.

Pri vypĺňaní sekcie "Informácie o práci" je však potrebné byť veľmi opatrný. V tejto sekcii je zakázané:

• robiť akékoľvek chyby;

• preškrtávať napísané, používať korektor alebo gumovať text.

Čo robiť, ak bol v pracovnej knižke vynechaný záznam?

Ak bol zamestnanec, ktorý dlhodobo pracuje v podniku, viackrát preložený na rôzne pozície, môže sa náhodou stratiť prechodný záznam. V aktuálnej Inštrukcii nie sú žiadne vysvetlenia k takýmto prípadom. Preto je potrebné opraviť záznam v dokumente podľa všeobecných odporúčaní a dbať na to, aby nové informácie boli presné. 

Hlavné je zachovať chronológiu udalostí. Napríklad, ak bol vynechaný záznam o preložení na inú pozíciu, možno ho vložiť pred záznam o prepustení. Avšak najprv treba uviesť pole "Záznam vynechaný".

Ako vložiť vynechaný záznam o preložení po prepustení zamestnanca?

V ďalšom riadku po zázname o prepustení treba:

• uviesť "Záznam vynechaný: preložený na pozíciu... (názov pozície);

• uviesť dátum a rok preloženia;

• uviesť dokument, na základe ktorého sa tieto kroky uskutočnili.

Príkaz na preloženie však musí byť vydaný pred dátumom prepustenia.

Číslovanie záznamov pri opravách

Ak bolo číslovanie záznamov narušené, napríklad, ak chýba záznam č. 6, nie je potrebné vykonávať žiadne ďalšie opravy. K tejto otázke Inštrukcia neposkytuje žiadne vysvetlenie. Preto vynechanie poradového čísla nie je kritické a nemá žiadny vplyv na stanovenie dôchodkového veku alebo skúseností zamestnanca.

Ako opraviť chybu v názve pozície?

Napríklad, v sekcii o práci bol urobený nasledujúci záznam: "Prijatý na pozíciu správcu". Na opravu chyby treba v nasledujúcom riadku uviesť: "Záznam č.... je neplatný. Prijatý na pozíciu sekretára".

Ako opraviť chybu v názve organizácie?

Na zmenu zapísaných údajov treba v nasledujúcom voľnom riadku uviesť: "V názve organizácie bola urobená chyba". A uviesť správny názov.

Ako urobiť opravy, ak bol príkaz stratený?

Pamätajte, že všetky záznamy o preložení zamestnanca, jeho odmenách atď. musia byť doložené dokumentom, ktorý to potvrdzuje. Ak však bol príkaz alebo príslušné nariadenie stratené, je potrebné do pracovnej knižky vložiť iné dokumenty. Hlavnou požiadavkou je, aby tieto dokumenty potvrdzovali pravdivosť uvedených informácií. 

Ako urobiť opravy v sekciách "Informácie o práci" a "Informácie o odmenách"?

Toto treba mať na pamäti, inak môže orgán sociálneho poistenia vyhlásiť záznam v dokumente za neplatný. To by viedlo k zníženiu pracovnej praxe a k menším dôchodkovým nárokom.

Aby boli opravy vykonané správne, je potrebné:

• v nasledujúcom voľnom riadku zapísať "Záznam č. ... je neplatný";

• v ďalšom riadku uviesť správny záznam;

• v stĺpci "Na základe čoho bol vykonaný záznam" uviesť dátum a číslo príkazu alebo nariadenia oprávnenej osoby.

Tento postup môžete použiť aj v prípade, že potrebujete zmeniť záznam o preložení zamestnanca na inú pozíciu alebo o jeho prepustení. V prvom rade musíte uviesť, že záznam pod príslušným číslom je neplatný, a pod ním uviesť správne znenie.

Ako získať duplikát pracovnej knižky?

Ak sa pracovná knižka zamestnanca stratila, personálne oddelenie musí informovať jej držiteľa a vydať nový dokument. V tomto dokumente je však potrebné uviesť, že ide o duplikát. Tento záznam sa urobí v pravom hornom rohu prvej strany.

Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby:

• v pracovnej knižke boli uvedené všetky predchádzajúce (stratené) údaje o pracovnej činnosti zamestnanca, o jeho odmenách a oceneniach;

• boli uvedené všetky príkazy a nariadenia;

• zamestnanec dostal dokument, ktorý potvrdzuje jeho prax vo firme;

• boli zaznamenané všetky záznamy o celkovej pracovnej praxi, ako aj informácie o prijatí, preložení alebo prepustení.

Duplikát vyhotovuje personálne oddelenie alebo oprávnená osoba.

Na potvrdenie pracovnej praxe zamestnanca na predchádzajúcom pracovisku je potrebné obrátiť sa na bývalého zamestnávateľa a získať príslušné dokumenty. Môže to byť výpis z príkazu, kópia príkazu o prepustení alebo prijatí na pozíciu, duplikát osobného spisu atď. Tento dokument však musí podpísať vedúci toho podniku. Ak má organizácia vlastnú pečiatku, získaná kópia musí byť overená touto pečiatkou.

Ak organizácia už neexistuje, je potrebné obrátiť sa na štátny archív.

Ako obnoviť poškodenú pracovnú knižku?

Ak je dokument znečistený, roztrhaný alebo spálený, môže sa získať duplikát. Na tento účel sa zamestnanec musí obrátiť na personálne oddelenie v hlavnom mieste práce, kde mu vydajú kópiu pracovnej knižky.

Na prvej strane dokumentu, ktorý je poškodený a nevhodný na ďalšie používanie, bude uvedené: "Namiesto tohto bol vydaný duplikát". Túto pracovnú knižku si jej držiteľ ponecháva, pretože ju bude potrebné predložiť pri novom zamestnaní.

Ako podať žiadosť o vydanie duplikátu pracovnej knižky?

Na získanie duplikátu pracovnej knižky musí jej držiteľ:

• napísať žiadosť adresovanú vedúcemu podniku;

• uviesť potrebu zaznamenať všetky údaje zo stratenej alebo poškodenej knižky do nového dokumentu;

• súhlasiť so spracovaním osobných údajov.

Ak pracovnú knižku stratil personálny pracovník, podnik plne hradí náklady na nový dokument.

Buďte informovaní už teraz, aby ste si v budúcnosti zabezpečili slušný dôchodok!