Ako importovať došlú faktúru dodávateľa do účtovného programu?

V účtovnom programe Torgsoft môžete importovať príchodzie dodacie listy dodávateľov vo formáte Excel. Na to je potrebné nastaviť import: pripraviť súbor, nastaviť zdroj importu a priamo importovať príchodzý dodací list.

Ako nastaviť import príchodzých dodacích listov?

1. Pripravte súbor Excel tak, aby ho program rozpoznal

Nahrajte Excelový súbor príchodzieho dodacieho listu od dodávateľa do priečinka na vašej pracovnej ploche, kde je nainštalovaný program Torgsoft. Program na základe tohto súboru vytvorí vlastný príchodzí dodací list a zaúčtuje z neho tovar na príslušné centrum účtovania. Aby program úspešne rozpoznal súbor, pripravte ho:

Formát súboru

Excelový súbor od dodávateľa môže byť poskytnutý v akejkoľvek verzii Excelu, ale na import je potrebné ho uložiť na pracovnú plochu v tom istom formáte Excelu, ktorý je uvedený v programe Torgsoft:

Toto sa robí veľmi jednoducho: Otvorte príchodzí dodací list dodávateľa na vašej pracovnej ploche, kliknite na „Uložiť ako“ a vyberte presne tú verziu Excelu, ktorá je uvedená v programe Torgsoft, napríklad 5.0/95:

Pre jednoduchšie vyhľadávanie odporúčame do názvu novej kópie príchodzieho dodacieho listu pridať názov verzie Excelu, napríklad „Príchodný Spotrebný 5.0-95“. Tento novouložený súbor bude potrebné vybrať na import.

Názvy stĺpcov

Všetky údaje zo stĺpcov Excel program prenesie do zodpovedajúcich stĺpcov v Torgsoft. Preto je dôležité, aby boli všetky stĺpce v súbore na import označené. Príchodzí dodací list musí obsahovať aspoň tieto informácie o tovare: názov, cena za jednotku, množstvo. Tiež môže obsahovať čiarový kód výrobcu, názov výrobcu, dátum výroby, kód artikla atď.

Stĺpce v súbore Excel

Skontrolujte, či v súbore nie sú zlúčené stĺpce – ak sú, rozdeľte ich tak, aby každá hodnota mala vlastnú bunku.

Textový formát pre správne čítanie

Dôležité je, aby informácie v súbore na import boli v textovom formáte. Označte potrebné časti v príchodzej dodacej listine od dodávateľa alebo celú stránku ⟶ kliknite pravým tlačidlom myši ⟶ vyberte formát „Textový“ ⟶ uložte zmeny v súbore.

Pre väčšinu verzií Excel tieto kroky stačia — súbor je možné importovať. V niektorých špecifických prípadoch je potrebné nastaviť aj makro:

Kliknite na „Nastavenia“ ⟶ „Makro“ ⟶ do poľa „Názov“ napíšte „Textový formát“ ⟶ „Vytvoriť“, otvorí sa okno na zadanie „Makra“ ⟶ 

vložíte text do kódu For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next: ako je zobrazené na obrázku nižšie:

Uložte nové makro.

Označte v Exceli oblasť, na ktorú chcete použiť makro ⟶ kliknite na „Makrá“ ⟶ vyberte už vytvorený textový formát ⟶ kliknite na „Spustiť“ ⟶ ak sa pri niektorých hodnotách objavil zelený trojuholník, znamená to, že tieto hodnoty neboli v textovom formáte, ale teraz sú.

Teraz program zaručene rozpozná súbor a ľahko ho naimportuje. 

2. Nastavte zdroj importu

Nastavenie zdroja importu v Torgsoft sa robí len raz, neskôr už nemusíte prechádzať celou cestou — program bude poznať všetky parametre a z ktorého priečinka importovať súbory, bude stačiť len vybrať príslušný príchodzí dodací list.

Nastavenie zdroja importu 

V menu programu Torgsoft kliknite na „Dokument“ ⟶ „Príchod tovaru“ ⟶ „Import“ ⟶ „Zdroj údajov“:

 

Otvorí sa okno na nastavenie zdroja údajov. Nechajte označený fragment a kliknite na „Ďalej“ (Next) ⟶ zaškrtnite „Použiť pripojovací reťazec“ («Use connection string») a „Ďalej“ («Build»):

Otvorí sa okno na výber zdroja so zaslaním do priečinka „Dokumenty“. Nie je potrebné nič zadávať, len kliknite na „Nový“ („New“) vedľa riadku DSN Name ⟶ vyberte ovládač pre Excel s maximálnym rozšírením:

 

Venujte pozornosť formátu ovládača, napríklad XLS — musí sa zhodovať s formátom samotného súboru:

Vyberte taký ovládač zo zoznamu, ktorý je identický s formátom vašich príchodzých dodacích listov, a naopak — ukladajte dodacie listy presne vo formáte, v ktorom sú dostupné ovládače na výber v „Zdroji importu“.

Zadajte ľubovoľný názov pre vaše pripojenie, napríklad Excel 2003 ⟶ kliknite na „Ďalej“ ⟶ „Hotovo“:

Kliknite na „Vybrať knihu“ («Select Workbook») a vyberte na svojej pracovnej ploche priečinok so stiahnutými od dodávateľa súbormi príchodzích dodacích listov vo formáte Excel, súbor sa zobrazí na záložke vľavo, kliknite naň ⟶ „Ok“:

Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu verziu Excel, v ktorej ste uložili súbor dodávateľa ⟶ kliknite na „Ok“ ⟶ zatvorte zobrazenú správu ⟶ „Ok“:

Všetko je pripravené, zatvorte okno. Všimnite si, že v ľavom okne sa zobrazil váš súbor na import — kliknite naň a vyberte ponúkaný list súboru na import:

Zdroj importu bol vytvorený, súbor na import bol vybraný, ďalej ho už nie je potrebné vytvárať znova — stačí ho len vybrať a importovať príchodzie dodacie listy od dodávateľa.

3. Importujte príchodzie dodacie listy

Na výber a import príchodzieho dodacieho listu kliknite v menu programu „Dokument“ ⟶ „Príchod tovaru“ ⟶ „Import“ ⟶ „Áno“:

Otvorí sa okno „Nastavenie importu“. V ňom je záložka „Tovar“. Aby program správne importoval informácie z príchodzieho dodacieho listu, v záložke „Tovar“ uveďte, ktoré stĺpce v programe budú zodpovedať názvom stĺpcov v príchodzej dodacej listine. Vľavo — názvy stĺpcov v programe, Vpravo — v súbore na import:

Teraz sa môžete vrátiť do záložky „Nastavenie importu“ a importovať príchodzí dodací list. Existujú tri možnosti importu údajov z dodacieho listu:

1) Načítať celý súbor
2) Preniesť údaje z určitých stĺpcov súboru
3) Preniesť informácie z vybranej oblasti v súbore Excel

Pozrime sa na každú z nich:

1) Import celého súboru

Vyberte „Načítať všetky údaje z listu“ ⟶ v poli vyššie sa zobrazí názov priečinka so súborom ⟶ vyberte ho, alebo kliknite na „Odstrániť“ — „Pridať“ a vyberte iný súbor na import ⟶ kliknite na „Otvoriť“:

Súbor sa zobrazí v poli „Cesta k súboru“, kliknite naň a z poľa nižšie vyberte ponúkaný list súboru, kliknite na „Uložiť“:

 

2) Import určitých stĺpcov príchodzieho dodacieho listu

Ak nechcete importovať celý príchodzí dodací list, ale len niektoré jeho stĺpce, kliknite na „Použiť určený rozsah buniek“ ⟶ v anglickom jazyku uveďte potrebné bunky na import od ľavého horného po pravý dolný, ako je uvedené v zátvorkách, napríklad A2:Y33 ⟶ vyberte ponúkaný súbor ⟶ kliknite na „Uložiť“ a program prenesie všetky stĺpce z určenej oblasti.

3) Import vybranej oblasti v príchodzej dodacej listine

V Torgsoft je možné importovať akúkoľvek vybranú oblasť v súbore Excel príchodzieho dodacieho listu dodávateľa. Za týmto účelom vyberte príslušnú možnosť importu:

Otvorte na svojej pracovnej ploche Excel súbor príchodzieho dodacieho listu dodávateľa ⟶ označte v ňom potrebný fragment ⟶ priraďte fragmentu názov, napríklad „Import“ ⟶ stlačte „Enter“ na uloženie pomenovanej oblasti na import ⟶ uložte zmeny v súbore:

Kliknite na „Pripojenie“ ⟶ vyberte vytvorený vybraný fragment, v tomto prípade „Import“ ⟶ kliknite na „Uložiť“

Informácie z vybraného fragmentu sa prenesú do programu a vytvorí sa príslušný príchodzí dodací list: 

Na zobrazenie načítaných príchodzích dodacích listov v programe prejdite do menu „Sklad“ — „Register príchodzích dodacích listov“:

Viac o importe tovaru — na odkaze

---