Ako nastaviť náklady na súpravy a vlastnú výrobu

Prečo metóda «Posledná nákupná cena» nie je vhodná pre komplety a výrobu

V Torgsoft závisí obstarávacia cena kompletov a výrobkov vlastnej výroby nielen od príjmových dokladov, ale aj od toho, aká metóda výpočtu obstarávacej ceny sa v programe používa. Ak je pre evidenciu zvolená metóda «Posledná nákupná cena», pri scenároch s kompletizáciou, rozkompletizáciou a vnútornými presunmi môžu vznikať chyby: obstarávacia cena kompletu alebo jeho súčastí sa stane nulovou alebo podhodnotenou. Dôvodom je, že táto metóda nie vždy správne zachováva väzbu medzi tovarom, jeho komponentmi a skutočnou nákupnou cenou po vnútorných pohyboch medzi skladmi alebo obchodmi.

Napríklad obchod nakúpil samostatné komponenty pre komplet na centrálny sklad a potom ich presunul na predajné miesto, kde sa komplet zostavuje alebo predáva. Ak sa v tomto momente používa metóda «Posledná nákupná cena», program nemusí určiť správnu nákupnú hodnotu pre tovar, ktorý neprišiel priamo od dodávateľa, ale cez vnútorný presun. Výsledkom je, že obstarávacia cena kompletu alebo jeho súčastí pri predaji sa nemusí vyplniť, môže byť nulová alebo nižšia ako skutočná. Z tohto dôvodu bude zisk v reportoch vypočítaný nesprávne.

Akú metódu výpočtu obstarávacej ceny používať pre komplety a výrobu

Pre správnu evidenciu výroby a autokompletizácie vývojári dôrazne odporúčajú používať metódu «Podľa dodacích šarží s prihliadnutím na vnútorné presuny».

Ako to funguje:

1. Princíp FIFO (First In, First Out). Obstarávacia cena sa počíta podľa princípu «prvý prišiel — prvý odišiel». Program presne vie, z ktorého príjmového dokladu (šarže) bol materiál použitý na zostavenie kompletu alebo výrobu výrobku, a použije práve jeho cenu.

2. Vnútorné presuny ako nosiče hodnoty. Vnútorné presuny medzi skladmi sa stávajú "prenášačmi" obstarávacej ceny. Každé účtovné centrum má svoju presnú obstarávaciu cenu zostatkov, čo je kriticky dôležité, keď sa materiály zo skladu vydávajú do výrobnej dielne alebo na iné predajné miesto na zostavenie autokompletu.

  3. Riešenie problému vrátení. Táto metóda odstraňuje takzvaný "problém vrátení" a zaručuje, že vrátený tovar alebo rozobratý komplet sa vráti na sklad za primeranú cenu.

Po prepnutí na túto metódu (cez Nastavenia — Parametre — Evidencia) je potrebné povinne spustiť úplný prepočet obstarávacej ceny pre všetky tovary za všetky obdobia (mesiace).

Ako sa tvorí obstarávacia cena hotovej produkcie vo výrobe

Ak podnik používa plnohodnotnú funkciu «Výroba» (Technologické karty a Výrobné akty / Sprievodné listy), kalkulácia obstarávacej ceny hotovej produkcie sa stáva ešte zložitejšou.

Obstarávacia cena vyrobenej produkcie sa tvorí z dvoch hlavných zložiek: Obstarávacia cena hotového výrobku = Hodnota spotrebovaných materiálov + Hodnota vykonaných prác (operácií).

1. Hodnota materiálov 

Materiály sa odpisujú zo skladu podľa noriem uvedených v Technologickej karte (TK) a s prihliadnutím na objem šarže. Ocenenie týchto materiálov prebieha práve podľa dodacích šarží (FIFO).

2. Hodnota prác (operácií) 

V Technologickej karte sa nastavujú operácie. Môžu sa merať v dvoch ekvivalentoch:

• Peniaze. Hodnota práce = Cena operácie × Počet vykonaných operácií.

• Čas. Hodnota práce = Trvanie operácie × Počet operácií × Cena sekundy práce.

• Koeficienty. Na hodnotu operácií sa môžu uplatniť aj mzdové koeficienty konkrétneho zamestnanca, ktorý operáciu vykonal (ak nie je nastavený zákaz ignorovania koeficientu), ako aj koeficienty «Triedy operácie», ktoré zvyšujú cenu sekundy práce o určité percento.

3. Algoritmus výpočtu pri výdaji produkcie 

Algoritmus výpočtu obstarávacej ceny jednej jednotky tovaru závisí od toho, ako presne sa šarža vydáva:

• Výdaj celej šarže naraz. Ak sa sprievodný list úplne uzavrie, obstarávacia cena jednotky sa vypočíta na základe skutočne vykonaných operácií a skutočne použitých materiálov.

• Čiastočný výdaj. Ak sa vydáva len časť šarže, program berie plánovanú obstarávaciu cenu priamo z údajov Technologickej karty.

Možné anomálie pri kalkulácii. Vedúci výroby by mal rozumieť, že obstarávacia cena sa môže odchyľovať od plánu:

• Podhodnotená obstarávacia cena. Môže vzniknúť, ak bola šarža vydaná a uzavretá, ale do sprievodného listu neboli zadané všetky skutočne vykonané operácie alebo neboli odpísané všetky materiály. V kritických prípadoch môže klesnúť na 0.

• Nadhodnotená obstarávacia cena. Vzniká vtedy, keď bola časť výrobkov odpísaná, napríklad ako chybný výrobok, ale hodnota prác a materiálov spotrebovaných na tento chybný výrobok sa rozdelí na zvyšné použiteľné výrobky, ktoré sa vydávajú, čím sa ich obstarávacia cena umelo zvyšuje.

Praktické odporúčania na nastavenie a podporu kalkulácie

1. Pravidelné uzatváranie období. Aby sa priemerná obstarávacia cena fixovala a výpočty, najmä pri kompletizácii a evidencii podľa šarží, prebiehali rýchlejšie, je potrebné každý mesiac uzatvárať obdobie (Analýza — Obdobie — Zmena stavu — Uzavrieť obdobie). Tým sa v databáze vytvorí kontrolný bod.

2. Automatický výpočet v noci. Keďže výpočet obstarávacej ceny podľa šarží, najmä s prihliadnutím na výrobu, je pre SQL server databázy veľmi náročná úloha na zdroje, je potrebné ho nastaviť cez «Plánované úlohy» na nočný čas, napríklad na 01:00.

3. Problém prvého dňa v mesiaci. Podľa logiky Torgsoft sa 1. dňa nového mesiaca vo formulári "Stav skladu" stĺpec "Obstarávacia cena" vyprázdni, kým neprebehne prvý výpočet obstarávacej ceny v danom mesiaci. Nastavená nočná úloha tento problém úplne rieši.

4. Oprava zlyhaní. Ak obstarávacia cena kompletu alebo materiálu «zamrzla» pre chyby používateľov, napríklad pridanie čiarového kódu namiesto ceny do dokladu, čo spôsobuje chybu pretečenia Arithmetic overflow error, najúčinnejšou metódou je vykonanie servisnej operácie: Nastavenia — Parametre — Servis - «Vyčistiť informácie o pohybe tovaru a prepočítať obstarávaciu cenu». To prinúti systém znovu vytvoriť všetky FIFO reťazce.