Program pre účtovníctvo výroby: princíp fungovania a použitia

Výroba tovaru je proces, ktorý vyžaduje podrobné plánovanie a neustálu kontrolu. Aby výrobcovia úspešne vyrábali a predávali svoje výrobky, využívajú automatizáciu. Účtovný program Torgsoft pomáha výrobcom ľahko a bez chýb prejsť všetkými fázami, od plánovania výroby až po predaj hotových výrobkov.

Čo je potrebné pre výrobu?

• Plán výroby
• Priestory
• Suroviny
• Zamestnanci
• Zariadenia
• Obalový materiál
• Trh odberateľov
• Logistika
• Vedenie účtovníctva a dokumentácie

Ako prebieha proces výroby tovaru?

Na prvý pohľad to znie jednoducho — výrobca nakúpi suroviny, vyrobí z nich tovar a predá ho. V praxi je však tento proces oveľa zložitejší, pretože cieľom nie je len vyrobiť produkt, ale urobiť to tak, aby podnik prinášal zisk. Preto výrobcovia podrobne vypočítavajú každý krok:

1. Ako bude tovar vyzerať, aké materiály a v akom množstve sú potrebné na jeden výrobok.
2. Plánujú veľkosť dávky — koľko tovaru bude vyrobené naraz.
3. Vypočítavajú množstvo a náklady na materiály potrebné na výrobu dávky tovaru.
4. Odhadujú, koľko bude stáť každá výrobná operácia, pretože konečná cena tovaru pozostáva nielen z materiálov, ale aj z údržby zariadení, miezd zamestnancov, nákladov na balenie a prepravu a ďalších.
5. Objednávajú potrebné množstvo surovín.
6. Vypočítavajú náklady na výrobu výrobku.
7. Stanovujú predajnú cenu.
8. Pripravujú tovar na predaj — etikety, balenie tovaru, nastavenie logistiky a predaj výrobku.
9. Kontrolujú, koľko surovín sa spotrebovalo, koľko zostalo a koľko je potrebné objednať na ďalšiu dávku.
10. Okrem toho je potrebné počítať mzdy zamestnancov, kontrolovať platby dodávateľom, výdavky a zisky, vytvárať správy, zaznamenávať nezhody a ďalšie úlohy.

Ako program účtovníctva Torgsoft uľahčuje každý krok výrobného procesu?

Jednoduchšie plánovanie nákladov na výrobu a nákup surovín. Môžete vytvoriť Technologickú kartu tovaru — stránku o tovare so všetkými informáciami potrebnými na jeho výrobu: ako bude vyzerať tovar, aké materiály sú naň potrebné a v akom množstve, aké technologické operácie sú potrebné a aká je ich cena, aké zariadenie sa použije. Program použije tieto informácie na automatický výpočet všetkých procesov potrebných vo výrobe.

Nemusíte vytvárať dokumenty manuálne. Program už obsahuje hlavné polia a formuláre na spustenie a kontrolu výroby, takže výrobca ich iba vyplní.

Nemusíte nič počítať sami. Program použije údaje z vytvorenej Technologickej karty tovaru a automaticky vypočíta náklady na hotový výrobok na základe výdavkov na materiály, odpadov z výroby, údržby zariadení a miezd zamestnancov. Torgsoft spočíta zostatky surovín, koľko materiálu je potrebné objednať na ďalšiu dávku v závislosti od jej veľkosti, vypočíta mzdy zamestnancov za výrobu konkrétneho produktu, ukáže, koľko je potrebné zaplatiť dodávateľom za suroviny a aká suma by mala byť prijatá za predaný tovar.

Pohodlná kontrola. Všetky etapy výroby a kto vykonal ktorú operáciu sú viditeľné v programe. V Torgsofte môžete vždy vidieť, koľko tovaru bolo vyrobeného, koľko surovín je na sklade, koľko tovaru sa predalo a koľko je ešte k dispozícii. V programe môžete sledovať, čo a ako ovplyvňuje konečný výsledok. Napríklad, ak sa pri výrobe vyskytne chyba, môžete skontrolovať, s ktorým zariadením alebo zamestnancom súvisí daná operácia a predísť ďalším chybám. Rovnako môžete analyzovať, ktorý zamestnanec vykonáva konkrétnu operáciu lepšie a efektívne prerozdeliť pracovnú silu na výrobných linkách.

Jednoduché nákupy a účtovníctvo. Program umožňuje súčasné vedenie účtovníctva na skladoch surovín, hotových výrobkov, zúčtovania s dodávateľmi, sprostredkovateľmi a konečnými zákazníkmi, vytváranie príjmových dokladov na základe vyrobených výrobkov a ich automatické pridanie na potrebné účtovné centrum, vykonávanie analýz a generovanie správ.

Ako začať výrobu s Torgsoft?

Aby program automaticky počítal všetko počas výrobného procesu, je potrebné mu poskytnúť informácie o samotnom výrobku, surovinách potrebných na jeho výrobu a operáciách výroby. Na tento účel sa vyplní „Technologická karta“ výrobku. V programe už existuje šablóna Technologickej karty s Technologickými operáciami a Materiálmi, takže ju stačí vyplniť údajmi. Ako na to?

1. Vyplnenie Technologickej karty.

Vyberte účtovné centrum, kde plánujete vyrábať produkty:

Prejdite do menu „Dokument“ ⟶ „Výroba hotových výrobkov“ ⟶ „Technologické karty“ .

Okno „Výroba“ obsahuje kartu „Technologické karty“ a ďalšie doplnkové karty, medzi ktorými môžete prepínať. V súčasnosti nás zaujíma karta „Technologické karty“, kliknite na „Pridať“:

Otvorí sa formulár „Technologická karta“ — zvoľte z už vytvorených výrobkov alebo pridajte nový:

Na karte „Tovary“ kliknite na „Pridať“ — otvorí sa formulár „Tovar“, v ktorom kliknite na tlačidlo „Register“

Vyberte druh tovaru:

Vyplňte informácie o novom tovare a kliknite na „Uložiť“ vo formulári „Tovar“ ⟶ potom kliknite na „Vybrať“ v karte „Úplný zoznam tovarov a služieb“ ⟶ a nakoniec kliknite na „Uložiť“ vo formulári „Technologická karta“.

Nový tovar sa zobrazí v zozname Technologických kariet:

Teraz je potrebné zadať informácie o operáciách na výrobu tovaru a potrebných materiáloch.

2. Technologické operácie.

Toto je zoznam všetkých potrebných činností na výrobu výrobku. Napríklad pri výrobe tenisiek musíte vyrezať komponenty, zliať alebo nalepiť podrážku, zošiť výrobok, prelepiť ho, ozdobiť ho, pridať šnúrky, ak je to potrebné, a zabaliť tovar. Každú výrobnú operáciu zadajte do karty „Technologická operácia“, aby ju program zohľadnil pri výpočte nákladov na výrobok a miezd za vykonané operácie pre zamestnancov.

Na vyplnenie „Technologických operácií“ v príslušnej karte kliknite na „Pridať“ — vyberte z ponuky alebo pridajte novú technologickú operáciu do programu:

Zamestnancom môžete platiť za každú vykonanú technologickú operáciu alebo za čas strávený na jej vykonaní — vyberte požadovanú možnosť vo formulári.

Ak túto operáciu neustále vykonáva rovnaký zamestnanec, môžete to uviesť v poli „Vykonávateľ“ vo formulári a Torgsoft automaticky priradí meno zamestnanca pri zaznamenávaní vykonaných operácií a vypočíta jeho mzdu. Ak operáciu môžu vykonávať rôzni ľudia alebo ešte neviete, kto ju vykoná, ponechajte pole „Vykonávateľ“ prázdne — zamestnanca vyberiete podľa vykonanej práce.

Všimnite si, že vo formulári „Operácia“ sú dve polia s cenou: „Cena za jednotku“ a „Hodnota platby pre vykonávateľa“. Tieto dve polia môžu byť rovnaké, keď je cena technologickej operácie určená len mzdou zamestnanca, alebo sa môžu líšiť — keď cena operácie zahŕňa nielen prácu zamestnanca, ale aj elektrickú energiu, údržbu zariadení a ďalšie náklady:

3. Materiály.

Náklady na hotové výrobky ovplyvňujú aj použité materiály, vrátane odpadov zo surovín počas výroby. V karte „Materiály“ zadajte množstvo potrebné na výrobu jednej jednotky tovaru. Napríklad, na tenisky je jednotkou jeden pár obuvi. Program bude tieto informácie používať na účtovanie surovín, výpočet zostatkov a objednávku potrebného množstva materiálu.

Na pridanie materiálov do „Technologickej karty“ zaúčtujte suroviny na sklad spôsobom, ktorý vám vyhovuje:

✔️ môžete importovať faktúru od dodávateľa do programu Torgsoft — inštrukcia, videonávod,

✔️ alebo vytvorte príjmový doklad manuálne.

Ak vám názvy materiálov na faktúrach dodávateľa nevyhovujú, môžete ich zmeniť. V menu programu Torgsoft kliknite na „Obchodný tovar“ ⟶ „Úplný zoznam tovarov a služieb“ ⟶ „Karta tovaru“ ⟶ začiarknite políčko „Zmeniť názov“ ⟶ zmeňte na názov, ktorý vám vyhovuje, a kliknite na „Uložiť“:

Všetky príjmové doklady je možné zobraziť v „Sklad“ — „Register príjmových dokladov“, zatiaľ čo zaúčtovaný tovar v „Sklad“ — „Stav skladu“.

Ak sú suroviny už zaúčtované na potrebnom účtovnom centre, v karte „Technologické karty“ — „Materiály“ kliknite na „Pridať“ ⟶ „Vybrať materiál zo skladu“ ⟶ vyberte potrebný materiál ⟶ uveďte potrebné množstvo na výrobu jednej jednotky výrobku. Napríklad, na výrobu jedného páru obuvi sú potrebné 2 lepiace podložky, túto informáciu zadáme do „Materiály“:

Povinnou kategóriou na vyplnenie v časti „Materiály“ je „Materiály“, zatiaľ čo „Odpad“ a „Polotovar“ sú voliteľné:

✔️ „Odpad“ sa vyplňuje preto, aby program mohol zaúčtovať odpad z výroby na „Sklad“.

✔️ „Polotovar“ sa vyplňuje v prípade, že na výrobu konečného produktu je potrebný určitý polotovar, ktorý sa vyrába vo vašom podniku. Pre polotovar sa vytvára samostatná technologická karta. Náklady na výrobu polotovaru program pripočíta k nákladom konečného produktu. Viac informácií tu.

Aby bolo možné zamestnancom vypočítať mzdy za prácu na výrobe, priraďte ich k potrebnému účtovnému centru a pridajte im v programe status „Zamestnanec“. Toto je možné urobiť v karte zamestnanca. V hlavnom menu programu prejdite na „Nastavenia“ — „Zamestnanci“ ⟶ otvorte kartu požadovaného zamestnanca ⟶ priraďte ho k účtovnému centru v „Pracovisko“ ⟶ v poli „Kategória“ zvoľte „Zamestnanec“ ⟶ údaje uložte kliknutím na „Uložiť“:

Technologická karta je vyplnená, teraz je potrebné ju aktivovať — tým oznámite programu, že karta je pripravená a je možné spustiť výrobu. Na aktiváciu „Technologickej karty“ tovaru zmeňte ikonu stavu z červenej na zelenú:

Po aktivácii Technologickej karty môžete vytvoriť „Výrobný akt“ alebo „Sprievodný list“ na jeho základe na zaznamenávanie každej fázy výroby a uvoľnenie dávky tovaru.

„Výrobný akt“ sa vytvára bez sprievodného listu, ak chcete manuálne zaznamenávať vykonané výrobné operácie alebo ak chcete, aby program automaticky priradil všetky vykonané operácie naraz pre celú dávku tovaru.

„Sprievodný list“ sa vytvára na automatizovanejšie zadávanie informácií o vykonaných operáciách, a to skenovaním čiarových kódov vykonaných operácií zo sprievodného listu.

Na vytvorenie „Výrobného aktu“ v karte „Technologické karty“ kliknite na tlačidlo „Vytvoriť výrobný akt“ ⟶ uveďte objem dávky ⟶ priraďte zodpovedného zamestnanca ⟶ kliknite na „Uložiť“:

Výrobný akt sa zobrazí v zozname na karte „Výrobné akty“:

Program automaticky pridá z technologickej karty všetky operácie a materiály potrebné na výrobu jednej dávky tovaru v spodnej časti okna. Môžete ich upraviť a použiť na zaznamenanie vykonaných operácií, zmeniť potrebné množstvo alebo ich odstrániť a pridať nové na základe operácií vykonaných zamestnancami.

Na vytvorenie „Sprievodného listu“ v karte „Technologické karty“ kliknite na tlačidlo „Vytvoriť sprievodný list“ ⟶ uveďte množstvo tovaru na výrobu podľa daného sprievodného listu ⟶ kliknite na „Uložiť“:

Program okamžite navrhne vytlačiť sprievodný list s čiarovými kódmi operácií na odovzdanie vykonávateľom — vyberte „Áno“ alebo „Nie“:

Po vytvorení Sprievodného listu program automaticky vytvorí Výrobný akt bez priradených vykonaných operácií:

Operácie výroby tovaru a materiály budú automaticky pridané programom do Výrobného aktu po naskenovaní čiarových kódov sprievodného listu zamestnancami. Môžete vytlačiť pre každého vykonávateľa samostatný sprievodný list alebo jeden sprievodný list pre všetkých, a zamestnanci si ho budú medzi sebou predávať na výrobu výrobku, pričom každý zamestnanec naskenuje čiarový kód príslušnej operácie.

Ako používať sprievodný list?

Zamestnanec prejde do menu programu „Dokument“ — „Operácie sprievodného listu“ — otvorí sa formulár na skenovanie čiarového kódu:

Potom zamestnanec postupne naskenuje:

1. Čiarový kód samotného sprievodného listu (vytlačený na vrchu sprievodného listu), aby program rozpoznal, na ktorý tovar sa operácie vykonávajú.

2. Čiarový kód zamestnanca — program priradí vykonanie práce konkrétnemu zamestnancovi.

3. Čiarový kód operácie zo sprievodného listu — Torgsoft zaznamená vykonanie operácie na výrobu tovaru a zadá ju do príslušného Výrobného aktu.

Aby program zaznamenal počet vykonaných operácií, zamestnanec postupuje rovnako, ako pri skenovaní čiarového kódu tovaru na pokladni — buď naskenuje čiarový kód operácie toľkokrát, koľko je potrebné, alebo začiarkne políčko „Použiť klávesnicu“, naskenuje čiarový kód raz a ručne zadá do programu počet vykonaných operácií.

Ak zamestnanec omylom naskenoval nesprávny čiarový kód, napríklad čiarový kód inej operácie, môže akciu zrušiť naskenovaním čiarového kódu „Zrušenie“, kliknutím na tlačidlo „Zrušiť“ alebo klávesou „Esc“. Toto je potrebné vykonať pred kliknutím na tlačidlo „Uložiť“.

Počas práce so sprievodným listom je tiež možné okamžite odpísať použité materiály:

• Kliknite na operáciu „Odpis“ a program odpíše všetky materiály potrebné na výrobu jednej dávky tovaru naraz — bez zadania skutočnej hmotnosti tovaru. Tento spôsob odpisu je vhodný na výrobu kusového tovaru, napríklad obuvi, oblečenia a pod.

• Alebo naskenujte operáciu „Váženie“ a zadajte do príslušného poľa skutočnú hmotnosť celej dávky výrobkov. Po potvrdení program sám vypočíta, koľko materiálu bolo použitých na vykonané operácie, a odpíše tieto materiály zo skladu. Tento spôsob je vhodný na výrobu tovaru, pri ktorom sa materiály používajú podľa hmotnosti.

V tejto fáze ste zadali všetky potrebné údaje na spustenie výrobného procesu. Program vypočíta mzdy, náklady na výrobok, zostatky materiálov a koľko je potrebné dokúpiť na výrobu tejto alebo ďalšej dávky tovaru. Ďalšou fázou je výroba tovaru a príprava na predaj.

Výroba produktu. Zaznamenanie faktu výroby. Výpočet nákladov. Expediovanie tovaru.

V programe Torgsoft je možné ľahko kontrolovať výrobný proces. Môžete zaznamenať výrobu jednej jednotky tovaru, niekoľkých kusov alebo celej dávky. Výrobné operácie možno priradiť jednému zamestnancovi. Každá výrobná operácia sa zaznamenáva v karte „Výrobné akty“. Je možné vidieť, kto, kedy a čo robil, na akom zariadení, koľko surovín a peňazí na to minuli.

Zaznamenanie procesu výroby hotového tovaru

Každá fáza výroby výrobku sa zadáva do „Výrobného aktu“, ktorý ste vytvorili predtým z karty „Technologické karty“. Keď je výrobok vyrobený, zaznamenajte to v programe uzatvorením výrobného aktu. Na to kliknite vo formulári „Výrobné akty“ na tlačidlo „Uvoľnenie hotového výrobku“ :

Otvorí sa okno „Uzatvorenie výrobného aktu č....“, kde uvediete dátum a množstvo vyrobeného tovaru:

Tu v okne „Uzatvorenie výrobného aktu“ môžete tovar presunúť do iného účtovného centra.

Ako expedovať tovar na potrebné účtovné centrum a prečo?

Zvyčajne má podnik viac ako jedno účtovné centrum a kým je tovar vo výrobe, je priradený k účtovnému centru podľa surovín alebo na výrobnom sklade. Hotový výrobok však treba predať, preto je vhodné ho zaúčtovať do skladov obchodov. Na to v karte „Odoslať tovar do“ vyberte potrebné účtovné centrum zo zoznamu:

Program automaticky zaúčtuje hotový výrobok na vybrané účtovné centrum a príslušné množstvo tovaru bude k dispozícii na ďalší predaj.

Tovar je vyrobený, expedovaný, teraz je potrebné vypočítať jeho náklady, nastaviť maržu a cenu.

Ako vypočítať náklady na hotové výrobky?

Náklady sa vypočítajú v tomto istom okne „Uzatvorenie výrobného aktu“. Po výbere nového účtovného centra na expedovanie tovaru sa zobrazia ďalšie polia, v ktorých môžete vyplniť Náklady, Maržu, Maloobchodnú cenu a Veľkoobchodnú cenu:

Program automaticky vypočíta náklady na vyrobený tovar na základe informácií, ktoré ste zadali do „Technologickej karty“ tovaru, vrátane množstva materiálov a operácií potrebných na výrobu jednej jednotky. Na prepočet nákladov kliknite vo formulári na tlačidlo „Prepočítať náklady“ .

Môžete nastaviť predajnú cenu manuálne alebo uviesť percento marže a program sám vypočíta maloobchodnú cenu po kliknutí na tlačidlo „Vypočítať maloobchodnú cenu“. Po dokončení vyplnenia formulára kliknite na „Uložiť“.

Po uzatvorení výrobného aktu program automaticky vytvorí príjmový doklad s uvedeným tovarom a tovar sa zobrazí na sklade vo vybranom účtovnom centre:

Keď budete zaznamenávať výrobu ďalších jednotiek tovaru v programe vo formulári „Uzatvorenie výrobného aktu“, program navrhne množstvo tovaru, ktoré ešte nebolo vyrobené z tejto dávky:

V našom prípade program uviedol číslo 20, pretože z plánovanej dávky 30 párov tenisiek sme vyrobili 10 a zadali sme ich do predchádzajúceho „Uzatvorenia výrobného aktu“ — v predchádzajúcom bode.

Z formulára „Uzatvorenie výrobného aktu“ môžete okamžite spustiť tlač požadovaného počtu etikiet pre vyrobený tovar.

Zúčtovania s dodávateľmi a kontrola platieb

Pri nákupe surovín podnik často spolupracuje s rôznymi dodávateľmi za rôznych podmienok. Niektoré materiály výrobca zaplatí ihneď po doručení, iné — s odloženou platbou. V programe Torgsoft si môžete pozrieť, kedy a za koľko tovaru bol prijatý, čo už bolo zaplatené a aký zostatok dlhu zostáva dodávateľovi. Na to v menu programu kliknite na „Platba dodávateľa“ ⟶ „Saldo partnerov“ ⟶ „Dodávateľ“ ⟶ zadajte dátumy, za ktoré chcete zobraziť informácie ⟶ kliknite na „Aktualizovať“.

Zakúpte si program na účtovníctvo výroby v online obchode Torgsoft.

Získajte konzultáciu od našich špecialistov: tel. +38 (095) 008 50 30, e-mail @torgsoft_sale, info@torgsoft.ua

Ako kontrolovať prichádzajúce a odchádzajúce materiály, rezervovať suroviny na výrobu a spravovať výrobné účtovníctvo sa dočítate v nasledujúcom článku Torgsoft z cyklu „Výroba“.

---