Bezpečnosť uložených informácií

Bezpečnosť je jednou z hlavných motivácií pre automatizáciu. Podnikatelia chcú kontrolovať predajcov, delegovať prácu s tovarom, riadiť obchod z akejkoľvek lokality a kedykoľvek sa pozrieť, čo sa deje v obchode. Ručne, s poznámkovým blokom a kalkulačkou, je to veľmi náročné.

Čoho sa podnikatelia obávajú?

Strach č. 1: Strata databázy

Keď sa „evidencia“ robí v poznámkovom bloku, málokto sa stará o bezpečnosť informácií: poznámkový blok je ľahko stratený, zabudnutý na viditeľnom mieste, informácie v poznámkovom bloku nie sú štruktúrované, takže nemajú veľký význam.

Akonáhle sa v obchode implementuje automatizácia, poriadok a správna evidencia, hodnota dát rýchlo stúpa.

Strata databázy je škoda, pretože:

• vyžaduje to titánske úsilie a mesiace usilovnej práce;        
• v databáze sú cenné usporiadané informácie o dodávateľoch, prostredníkoch, zákazníkoch a všetkých transakciách s nimi;        
• historické výsledky obchodovania sú potrebné na analýzu efektívnosti podnikania.       

Čo sa môže stať s databázou

• Krátka informácia zo strany personálu, obchodných partnerov alebo útočníkov.        
• Zámerné poškodenie informácií: vymazanie alebo zmena.        
• Náhodné kontroly zo strany kontrolných orgánov a prístup k databáze.        
• Šifrovacie vírusy.       

Ako ochrániť databázu

1. Pravidelne zálohujte databázu na externé úložisko alebo do „cloudu“. Je to dôležitý každodenný podnikateľský proces a jediný spoľahlivý spôsob, ako obnoviť informácie v prípade potreby. V Torgsoft je automatická jednostranná záloha k dispozícii prostredníctvom funkcie "Záloha do cloudu".
2. Konfigurujte obmedzenia rolí: zakážte zamestnancom zobraziť informácie o zákazníkoch alebo dodávateľoch. V Torgsoft môžete úplne uzavrieť prístup k zoznamu zákazníkov alebo zakázať možnosť ukladať, exportovať informácie; skryť kontaktné údaje zákazníkov a sprostredkovateľov atď.
3. Zakážte spúšťanie aplikácií tretích strán na serveri s programom na evidenciu. Neopatrnosť a neodbornosť, náhodný klik na reklamný banner a spustenie neznámej aplikácie môže na server preniesť vírus, ktorý zašifruje databázu a požaduje peniaze. O ochrane operačného systému pred šifrovacími vírusmi sme už písali.
4. Inštalujte silné heslá pre prístup na server a do programu Torgsoft. Nezapisujte heslá na papieriky a nepovedzte ich nikomu. Prečítajte si, ako nastaviť počítač pre bezpečné používanie.

Strach č. 2: Šírenie dôverných informácií

„Môj jazyk je môj nepriateľ“ (s). Najčastejšie citlivé a dôležité informácie pre podnikanie šíria zamestnanci, rodinní príslušníci alebo sám majiteľ podniku. Zvyčajne sa to deje neúmyselne, nevedome alebo z nedbanlivosti.

Čo môže spôsobiť nadmerná otvorenosť

• O vašich úspechoch alebo neúspechoch sa môžu dozvedieť konkurenti a poškodiť vaše podnikanie;        
• Informácie môžu byť odovzdané kontrolným orgánom;        
• Šírenie klebiet a pletiek, ktoré poškodzujú povesť;        
• Používanie informácií na oklamanie, používanie metód sociálneho inžinierstva proti vám.       

Ako ochrániť dôverné informácie

1. Filtrujte prostredie. Nie každý musí byť na porade. Diskutujte o veciach len s tými ľuďmi, ktorí majú vplyv na rozhodovanie a musia byť informovaní.        
2. Nezdieľajte so zamestnancami zbytočné informácie, ktoré nepotrebujú na plnenie svojich povinností. Predajcovia majú ostrý sluch, analyzujú a šíria informácie o zamestnávateľovi podľa svojho uváženia.        
3. Používajte evidenčný program. Poskytnite prístup len k informáciám, ktoré zodpovedajú pozícii zamestnanca. Napríklad, správa o pokladni môže byť viditeľná pre všetkých predajcov, ale zostatky tovaru na sklade alebo súhrny inventarizácie by mali byť viditeľné len pre správcu obchodu.        
4. Banálne, ale zatvorte dvere, keď diskutujete o niečom s obchodnými partnermi alebo telefonujete o rodinných záležitostiach.        
5. Nezverejňujte skenované kópie statutárnych dokumentov na webe – podvodníci ich ochotne používajú na podvádzanie iných ľudí, ukrývajúc sa pod vaším menom.        
6. Ako aktívny používateľ na sociálnych sieťach – obmedzte prístup k osobným príspevkom. Z otvorených informácií, priateľov, fotografií a lokalít nie je ťažké zistiť, kde sa podnikateľ práve nachádza, kto sú jeho zamestnanci, kde žije a aký život vedie.       

Torgsoft je desktopový systém, ktorý je nainštalovaný na vašom počítači a plný prístup k programu má iba majiteľ podniku.

Výhodou Torgsoft je, že kontrola nad informáciami je v rukách majiteľa podniku: ak je potrebné vypnúť počítač, uzavrieť prístup k programu – stačí pristúpiť k počítaču.

Aké informácie poslať daňovým úradom rozhoduje podnikateľ: správy sú generované vami alebo vaším účtovníkom na export do účtovných programov M.E.Doc alebo Art-Report.

Strach č. 3: Strata kontroly nad situáciou

Je nepríjemné, keď sa veci v obchode dejú podľa nepredvídateľného scenára a za chrbtom manažéra: podvody, podvody, skreslenie informácií. Písali sme a hovorili o podvodoch predajcov a aké opatrenia prijať na ochranu podnikania.

Ako kontrolovať predaje a činnosti zamestnancov v obchode

Pre kontrolu sú vytvorené automatizácia a evidovanie:

1. Všetky činnosti zamestnancov sú zaznamenávané;        
2. Pri správnom nastavení rolí, zamestnanci nebudú môcť meniť alebo vymazávať informácie;        
3. V sporných prípadoch program evidencie presne povie, kto má pravdu;        
4. Program kontroluje začiatok a koniec zmeny predajcov. Podnikateľ je často mimo a nemôže osobne overiť, či sa obchod otvoril včas. Každý predajca po príchode do práce musí registrovať svoju príchodovú dobu do programu. Program môže automaticky vytlačiť na pokladničnom tlačiarni lístok o registrácii príchodu do práce, ktorý zaznamenáva presný čas príchodu, meno zamestnanca, názov obchodu. Tieto lístky je ľahké skontrolovať a zohľadniť tieto informácie, napríklad pri vyplácaní mzdy alebo bonusov.        
5. Kontrola bodov. Tento prístup umožňuje nesledovať každý krok predajcu. Pravidelne analyzujte správy, výdavky, výpočty s dodávateľmi, nezrovnalosti v nákupných cenách. Pýtajte sa v prípade nezrovnalostí alebo pochybností.       

Strach č. 4: Strata riadenia nad podnikaním

Počas úplnej digitalizácie právo vlastníctva na podnikanie nie je len o statútových dokumentoch alebo dokumentoch o vlastníctve.

Ako neztratiť kontrolu nad podnikaním

Majiteľ podniku musí mať:

1. Prístup k administračnej panele webu alebo online obchodu (link, prihlásenie a heslo).        
2. Registrovanú doménu na meno majiteľa podniku.        
3. Registrovaný program na evidenciu na meno majiteľa podniku.        
4. Prihlasovacie údaje Google účtu, kde sú nastavené reklamy a obchod je registrovaný v Google Moje podnikanie.        
5. Plný prístup a administrátorské práva k účtom na sociálnych sieťach.        
6. Práva administrátora na serveri. Pri tom práva administrátora nie je potrebné dávať iným užívateľom servera.        
7. Ak je Torgsoft na virtuálnom serveri Gigacloud alebo VPSNOW – prístup k administračnej panele VPS.        
8. Registrované telefónne čísla obchodu na meno majiteľa podniku.        
9. Prístupy k pomocným službám pre podnikanie, ako sú Binotel, TurboSMS, Unisender.        
10. Finančné telefónne čísla a prístup k internet bankingu. Pracovníkov pripojte, ako dôveryhodné osoby. Ak potrebujú len kontrolovať platby za tovar na Privatbanke – zapnite možnosť Torgsoft „Bankové výpisy pre účty Privat24”.       

Strach č. 5: Strata dôvery

Skúšať ľudí budeš celý život. Aby si sa neskúšal tak často – je lepšie byť opatrný.

Ako sa nenechať oklamať

1. Predtým než zamestnáš zamestnanca, opýtaj sa jeho bývalého zamestnávateľa; skontroluj aktivitu potenciálneho zamestnanca na sociálnych sieťach.        
2. Predtým, než podpíšeš faktúry, akty, dodacie listy, plnomocenstvá, zmluvy – pozorne si prečítaj dokument. Skontroluj protistrany v dokumentoch, ich údaje, registre, telefónne čísla v Google vyhľadávači.        
3. Pýtaj sa klientov. Recenzie sú presným ukazovateľom stavu podnikania. Ak si klienti sťažujú na službu – prijmi opatrenia, kým nesprávne podnikateľské procesy alebo nepozorný zamestnanec nepoškodia reputáciu podnikania.        
4. Škol zamestnancov. Zamestnanci by mali mať inštrukcie a rozumieť, čo robiť v netradičných situáciách, aby sa vyhli samostatnej akcii.       

O informačnej bezpečnosti bolo napísaných stovky kníh, ale aplikovaním našich odporúčaní výrazne znížiš riziká a podnikanie sa stane takmer nezraniteľným.