Obchodné správy v podnikaní: na čo slúžia a ako ich používať

Podnikatelia používajú správy na kontrolu výdavkov, prechádzanie rôznymi kontrolami, ako aj na analýzu obchodných procesov a rozvoj podnikania. Vytvoriť úspešné podnikanie a rozvíjať ho je možné len pomocou kvalitnej analytiky.

Analýza predaja je zber a spracovanie údajov na prijímanie riadiacich rozhodnutí zameraných na rozvoj a zvýšenie ziskovosti podnikania.
Podnikatelia vytvárajú a analyzujú správy, aby urobili závery:

• ako sa míňa a či sa zvyšuje kapitál podnikania,
• či príjmy podniku neprekračujú limity,
• či je správne množstvo peňazí v pokladniciach a na účtoch,
• ktorý predajný bod je ziskovejší,
• ktoré dni môžu byť voľné,
• ktorý sortiment je výhodnejší,
• ako účinné sú zľavy, bonusové karty, reklama,
• či personál pracuje efektívne,
• či je cena tovaru relevantná a ďalšie.

Na základe týchto údajov podnikatelia prijímajú riadiace rozhodnutia týkajúce sa sortimentu tovaru, tvorby cien a plánovania zliav, riadenia personálu, režimu prevádzky obchodu a podobne.

Ako zbierať údaje a vykonávať analýzu v podnikaní?

Zbieranie údajov na analýzu pomáha účtovný program Torgsoft. Generuje rôzne typy správ na komplexnú analýzu obchodných procesov. Na vygenerovanie požadovanej správy stačí vybrať typ správy a obdobie, za ktoré ju chcete zobraziť v hlavnom menu „Správa“.

Kontrola pohybu peňazí a stavu kapitálu pomocou správ.

Správy pre manažérov, majiteľov podnikov, riaditeľov, manažérov

Podnikatelia potrebujú kontrolovať všetky pracovné procesy v podnikaní, ako aj pohyb peňazí a prijímať riadiace rozhodnutia. V účtovnom programe Torgsoft sú špeciálne správy, ktoré pomáhajú podnikateľom kontrolovať peniaze v pokladniciach, hotovostné a bezhotovostné príjmy a výdavky podniku, sledovať rozvoj kapitálu investovaného do podnikania, dynamicky reagovať a prijímať rozhodnutia na prosperitu vlastného podnikania.

Hrubé príjmy za obdobie

Správa „Hrubé príjmy za obdobie“ je špeciálna správa v programe Torgsoft, ktorá pomáha majiteľom kontrolovať, či podnik neprekračuje limity svojej aktuálnej daňovej skupiny.

• 1. skupina – 1 118 900 UAH/rok
• 2. skupina – 5 587 800 UAH/rok

Niekedy podnikateľ dosiahne zisk pod povolenou hranicou, a daňový úrad hlási prekročenie limitu. Najčastejším dôvodom sú nesprávne výpočty príjmov.

Aby ste neprekročili hraničnú hranicu zisku a neprešli na všeobecný daňový systém, vytvorte správu „Hrubé príjmy za obdobie“ a správne kontrolujte príjmy podniku.
Táto správa zobrazuje sumu prijatú živnostníkom za vybrané obdobie bez zohľadnenia vrátení:

Vygenerovať správu „Hrubé príjmy za obdobie“ môžete v menu „Správa“ — „Hrubé príjmy za obdobie“ — v okne „Výber podmienok pre správu o hrubých príjmoch“ zaškrtnite políčka v stĺpcoch „Účtovné centrá“, „Pokladne“, „Účty“ pre objekty, ktoré vás zaujímajú pre výkazníctvo — kliknite na tlačidlo „Vybrať“.

Ak chcete naraz zrušiť výber všetkých políčok z formulára — kliknite na „Vyčistiť“, zaškrtnite znovu potrebné objekty — kliknite na „Vybrať“. Ak chcete naraz zaškrtnúť všetky políčka — kliknite na „Vybrať všetko“ — „Vybrať“.
Živnostníci môžu túto správu používať aj pri podávaní povinného štvrťročného výkazu na daňový úrad Ukrajiny:

Všeobecná správa za deň

Na vyhnutie sa nedorozumeniam a kontrolu príjmov obchodu je potrebné denne kontrolovať tržby v pokladni. Na to slúži „Všeobecná správa za deň“.

Zobrazuje, koľko peňazí bolo na začiatku dňa v pokladni a koľko by malo byť v tomto momente, zostáva skontrolovať, či táto suma je v pokladni obchodu.
Správa tiež zobrazuje počet operácií v pokladni a pohyb peňazí: na akú sumu boli tržby v hotovosti a bezhotovostne, vrátenia, ďalšie príjmy a výdavky, inkasá. Manažéri a vedúci používajú túto správu na rýchle zobrazenie celkového obrazu práce pokladne a overenie, či je správna suma peňazí v pokladni. Predajcovia môžu túto správu používať na kontrolu peňazí v pokladni a vyhnutie sa nedorozumeniam.
Podľa tejto správy môžete tiež:
✔️ analyzovať, ktorý spôsob platby ľudia častejšie volia — hotovosť alebo bezhotovostný variant,
✔️ sledovať, ktorá pokladňa má veľa vrátení,
✔️ porovnaním správ rôznych pokladní zistiť, ktorá pokladňa je aktívnejšia.
Vygenerovať takúto správu môžete v menu „Správa“ — „Všeobecná správa za deň“.
Správa bude zobrazovať informácie o predajoch od prvého finančného udalosti za vybraný pokladničný deň. Aby sa každý pokladničný deň automaticky uzavrel a otvoril nasledujúci, program je potrebné nastaviť na „Povinné uzatvorenie pokladničného dňa“.

Výpis za obdobie

Väčšina podnikov má okrem pokladníc aj účty. Na kontrolu pohybu peňazí vo všetkých pokladniciach a účtoch naraz, v programe Torgsoft môžete rýchlo zobraziť „Výpis za obdobie“ pre každý z nich. V ňom sa kompaktne a jasne zobrazuje celý pohyb peňazí za vybrané obdobie a suma peňazí v tomto momente.
V „Výpise za obdobie“ môžete vidieť, koľko peňazí bolo na začiatku vybraného obdobia, aké ďalšie prostriedky boli prijaté, kedy a aké výdavky boli uskutočnené, koľko peňazí by malo byť teraz v pokladniach a na účtoch. V spodnej časti formulára sa zobrazuje celková suma výdavkov a príjmov pre vybranú pokladňu alebo účet za vykazované obdobie.
Tiež podľa „Výpisu za obdobie“ podnikatelia kontrolujú, kedy a aké bankové a finančné operácie boli vykonané prostredníctvom účtovného programu.

Tento výpis poskytuje celkový obraz o práci pokladnice alebo aktivity účtu. Majiteľ môže vidieť:
✔️ ako sa menia príjmy v podnikaní z tejto pokladnice alebo účtu každý deň,
✔️ v ktorých dňoch sú vyššie príjmy, v ktorých — výdavky, analyzovať, čo na to vplýva,
✔️ porovnať počiatočný zostatok na začiatku vykazovaného obdobia a konečný zostatok na konci obdobia a zistiť, ako sa zmenila suma kapitálu v tomto predajnom bode za vybrané obdobie.
Správu môžete zobraziť v menu „Správa“ — „Výpis za obdobie“. Vo filtroch programu uveďte vykazované obdobie, účtovné centrum, číslo pokladne alebo účet na vygenerovanie správy. Výpis možno tiež vytlačiť tlačidlom „Tlač“.

Správa za pokladňou za deň

Podrobnejšie zobraziť situáciu v príjmoch a výdavkoch môžete v „Správe za pokladňou za deň“. Zobrazuje informácie o tom, kto čo kúpil, za akú sumu, akým spôsobom vykonal platbu a osobitne zobrazuje príjmy na bezhotovostný účet. Táto správa zobrazuje nielen predaje, vrátenia, inkasá, ale aj celý pohyb peňazí, vrátane medzi pokladnicami a účtami.
Ak chcete vytvoriť túto správu, prejdite do menu „Správa“ — „Správa za pokladňou za deň“ — uveďte v okne požadovaný dátum — vyberte pokladňu, pre ktorú chcete vytvoriť správu — kliknite na „Zobraziť“.

Pre aktuálny dátum môžete rýchlo zobraziť túto správu z formulára „Realizácia“ — kliknite na tlačidlo „Správa za pokladňou za deň“ v menu „Realizácia“.
„Správa za pokladňou za deň“ zobrazuje všetky príjmy v pokladniciach a na účtoch za vybraný deň. Z nej sa môžete dozvedieť:

• Ktorý zákazník čo kúpil a za akú sumu.
• Či sú všetky peniaze v pokladniciach a na účtoch. — Porovnávajú, koľko peňazí by malo byť v pokladnici podľa uskutočnených predajov a koľko je skutočne.
• Kedy treba otvoriť viac pokladníc. — Porovnajte počet zákazníkov v správach za rôzne dni a otvorte viac pokladníc s viacerými predajcami a poradcami v týchto dňoch.
• Ktorý tím predajcov je efektívnejší. — Ak v obchode pracujú rôzni predajcovia v rôzne dni, denné správy môžu porovnávať, ktorí predajcovia majú viac zákazníkov a prijímať riadiace rozhodnutia: odmeniť najlepších zamestnancov, organizovať školenia pre ostatných, zistiť dôvod nižšej produktivity a ak je to možné, odstrániť ju.
• Správa tiež pomáha pri plánovaní nákupov, akcií, zliav, výpredajov. — Na to analyzujú, ktoré produkty sa predávajú najlepšie, identifikujú „lokomotívy predaja“ a zabezpečujú prítomnosť týchto produktov na policiach obchodu. Takéto produkty môžu byť zahrnuté aj do akcií typu 1+1, tvoriť propagačné a darčekové sety.

Ako kontrolovať zmeny celého kapitálu podniku za vybrané obdobie?

Môžete kontrolovať pohyb peňazí vo všetkých pokladniciach a účtoch naraz v režime „Platba“ — „Finančný dokument“. V karte „Pokladňa“ môžete zobraziť príjmy a výdavky vo všetkých pokladniciach naraz.

A v „Účet“ — na všetkých účtoch naraz.

Súhrnom týchto údajov môžete urobiť závery, ako sa zmenil celkový kapitál podniku za vybrané obdobie.

Správa o menových predajoch

Táto správa je určená pre ukrajinských podnikateľov, ktorí sa zaoberajú exportom a importom tovaru, aby kontrolovali svoj zisk s ohľadom na zmeny výmenného kurzu.
Pre dovozcov. Ako kontrolovať maržu na tovar, zisk, stav kapitálu, ak je nákup v cudzej mene, predaj v národnej mene a výmenný kurz sa neustále mení?
Všetky tovary na území Ukrajiny musia byť predávané v národnej mene, teda v hrivnách, ale keď sa tovar dováža z inej krajiny, jeho náklady v hrivnách závisia od aktuálneho výmenného kurzu. Ak sa kurz, napríklad euro, výrazne zvýši, môže nastať situácia, keď v hrivnách je zisk, ale v eurách nie je, alebo dokonca nastane strata.
V programe Torgsoft môžete priradiť cenu tovaru k výmennému kurzu. Tiež s aktivovanou možnosťou „Multivalutné predaje” môžete vygenerovať „Správu o menových predajoch“:

Správa zobrazuje platby za tovar v národnej mene aj v cudzej mene súčasne. V spodnej časti správy sa zobrazuje celková suma meny za vybrané obdobie.
Pomocou tejto správy môžete skontrolovať:
✅ či výnos v mene zodpovedá očakávaniam,
✅ či sa všetky prostriedky investované do nákupu vrátili v mene a či sú dostatočné na uskutočnenie opakovaného nákupu tohto tovaru,
✅ aký je skutočný zisk z predaja tohto tovaru v mene nákupu,
✅ či nedochádza k manipuláciám s menovými zmenami u predajcov — stĺpec „Výmenný kurz”,
✅ kontrolovať, či s nastavenou maržou v hrivnách je dostatočný zisk s ohľadom na zmenu výmenného kurzu — neumožniť, aby sa cena tovaru stala nerentabilnou a nižšou ako nákupná cena.

Ak chcete zrealizovať kontrolu cien v účtovnom programe Torgsoft, môžete zobraziť nákupnú cenu tovaru priamo v hrivnách a v inej zvolenej mene. Prejdite do menu „Sklad” — „Výpočet maloobchodných a veľkoobchodných cien podľa marže a výmenného kurzu”. Vyberte potrebnú „Mena” a „Spôsob výpočtu ceny”, ako aj „Spôsob zmeny ceny” (okamžite alebo preceňovacím aktom) — program zobrazí nové vypočítané ceny na obrazovke podľa zmeny výmenného kurzu a nákupných cien:

Prezrite si informácie:

• Porovnajte aktuálnu predajnú cenu tovaru zo stĺpca „Aktuálna maloobchodná cena” s nákupnou cenou z „Cena v národnej mene” — či je zisk dostatočný, či je predajná cena nie nižšia ako nákupná cena.
• Prezrite si nové ceny vypočítané programom pre predaj s ohľadom na zmenu výmenného kurzu, analyzujte, ako sa zmenili a rozhodnite sa, či ponecháte staré ceny alebo ich zmeníte na nové.

Ak sa rozhodnete, že predajné ceny tovaru treba zmeniť — kliknite na tlačidlo „Nastaviť maloobchodnú cenu” (F6) a Torgsoft nahradí v účtovnom programe staré ceny novými zo stĺpca „Vypočítaná maloobchodná cena”.
Exportéri. Ako vypočítať príjem z vývozu tovarov a služieb v cudzej a národnej mene?
Podnikatelia, ktorí predávajú svoje tovary do zahraničia, dostávajú platby v mene, takže je pre nich pohodlné vytvoriť správu súčasne v mene exportnej krajiny aj v hrivnách — aby pochopili zisk spoločnosti v národnej mene.
Ak chcete vytvoriť správu, prejdite do menu „Správa” — „Správa o menových predajoch” — vyberte obdobie, za ktoré chcete správu zobraziť — vyberte potrebné účtovné centrum — uveďte menu. V správe môžete tiež uviesť konkrétnu Formu platby, ktorá vás zaujíma (hotovostnú alebo bezhotovostnú platbu), pokladnicu alebo účet.
Torgsoft vygeneruje správu:

Ako zvýšiť zisk podnikania analýzou správ a aké správy sú na to potrebné

Ziskovosť podnikania a jednotlivých predajných miest. Správa o výsledkoch za obdobie

Kontrola skutočnej ziskovosti podnikania je mimoriadne dôležitá. Celkovo to vyzerá jednoducho — ak príjmy prevyšujú výdavky, znamená to, že podnik funguje správne. Ale ak má vlastník viac ako jedno predajné miesto, neprofitabilita jedného miesta môže byť kompenzovaná úspechom iného a môže zostať nepozorovaná. Čím viac účtovných centier, tým relevantnejšia je analýza každého z nich a porovnanie. Na kontrolu chodu každého predajného miesta samostatne a ich vplyvu na celkový zisk existuje „Obchodná správa po účtovných centrách”.
„Správa o výsledkoch za obdobie po účtovných centrách” zobrazuje pre každé predajné miesto — za akú sumu predali tovar, aká bola jeho nákupná cena, aké výdavky podnik mal na každé predajné miesto za dané obdobie a aký výsledný zisk dosiahol.

V správe:
Príjmy sú suma peňazí, ktorú zákazníci zaplatili za nákupy.
Zisk = Príjmy — Výdavky.
Výdavky sú prostriedky vynaložené na účtovné centrum za dané obdobie: nájomné za priestory, mzdové náklady, opravy a pod.
Podľa tejto správy môžete vidieť, ktoré predajné miesto prináša zisk a ktoré je stratové. Ak sú zistené neprofitabilné predajné miesta, je potrebné zistiť príčinu tejto situácie a odstrániť ju, napríklad znížiť výdavky, upraviť sortiment, zvýšiť alebo zmeniť personál.
Ak chcete zobraziť túto správu, prejdite do menu „Správa” — „Správa o výsledkoch za obdobie”. V formulári, ktorý sa otvorí, v poli „Obdobie analýzy” nastavte obdobie, za ktoré chcete správu zobraziť — na obrazovke sa automaticky zobrazí správa o pohybe peňazí vo všetkých obchodoch (účtovných centrách) vašej obchodnej siete. Správa sa môže vytlačiť, ak je to potrebné, kliknutím na tlačidlo „Tlač”.
Ak správa ukazuje, že určitý predajný bod je neprofitabilný, je dobré si prezrieť „Obchodnú správu” po dňoch — v menu „Správa” — „Obchodná správa” — zadajte v poli „Obdobie analýzy” potrebné dátumy — otvorí sa Obchodná správa po dňoch pre všetky účtovné centrá vašej siete:

Analyzovaním tejto správy môžete:
✔️ Vidiť, ako sa podnik vyvíja v krátkodobom a dlhodobom horizonte, — či zisk rastie denne.
✔️ Identifikovať, kedy predajný bod prešiel do mínusu a prečo. — Možno tovar predali lacnejšie, ako je nákupná cena — porovnajte stĺpce „Príjmy” a „Cena” v tabuľke; možno príjmy boli dobré, ale výdavky na účtovné centrum boli príliš vysoké — skontrolujte v správe, kedy presne boli výdavky a na čo.
✔️ Ako rôzne riadiace rozhodnutia ovplyvňujú chod obchodu a vybrať tie najefektívnejšie. — Ak sú v rôznych účtovných centrách zavedené rôzne riadiace prístupy, správa po dňoch môže ukázať, ako to ovplyvnilo jednotlivé účtovné centrá a pochopiť, ktoré riadiace rozhodnutia prispeli k zvýšeniu zisku a príslušne ich rozšíriť na ostatné predajné miesta. Napríklad môžete vytvoriť rôzne dizajny v rôznych predajných miestach, hudbu, zľavy, zľavové karty a iné spôsoby zvýšenia predaja. V rôznych účtovných centrách môžete tiež testovať rôzne kontrolné mechanizmy, riadenie a motiváciu personálu, určiť najefektívnejšie a aplikovať ich na zvyšok obchodov v sieti.
✔️ Vybrať voľný deň pre obchod. — Pre voľný deň sa vyberá najmenej ziskový deň v týždni, čo je ľahké sledovať v tejto správe.
Správa má tiež farebné kódy — Práceneschopnosť, Voľný deň, Neprítomnosť. Tieto sa môžu použiť na takúto analýzu:
✔️ Porovnať, ako voľný deň a ich počet ovplyvňujú zisk — nastavte v rôznych účtovných centrách rôzne voľné dni a porovnajte ich ziskovosť.
✔️ Skontrolovať, ako často v ktorom účtovnom centre chýbajú zamestnanci (Neprítomnosť a Práceneschopnosť), ako to ovplyvňuje ziskovosť týchto predajných miest a rozdeliť zamestnancov rovnomernejšie medzi účtovné centrá, aby všetky centrá pracovali v potrebných dňoch.
Obchodnú správu možno vytlačiť vo formáte HTML alebo Excel — cez menu „Správa”.

Tovarový zisk po dňoch za obdobie

Správa „Tovarový zisk po dňoch” je podobná predchádzajúcim, ale umožňuje analyzovať finančné príjmy podnikania bez výdavkov.

Čo môžete zistiť analýzou tejto správy?
✔️ Plánovať akcie a zľavy. — Napríklad podľa správ je v určitých dňoch v týždni systematický pokles príjmov v obchode. V týchto dňoch môžete usporiadať výpredaje a tým stimulovať zákazníkov, aby prišli do obchodu.
✔️ Efektivita akcií, zliav, výpredajov, reklamy. — Zvýšili sa predaje po akcii, o koľko a ako to ovplyvnilo zisk spoločnosti? — Zdá sa, že akciu je jednoduché analyzovať a ak počas akcie zisk vzrástol, znamená to, že fungovala. Ale v praxi to tak nie je. Ak je akčná cena stanovená nesprávne alebo ľudia stratia záujem o produkt po akcii a teraz ho nechcú kupovať za bežnú cenu a odkladajú jeho kúpu na ďalšiu akciu, takáto akcia negatívne ovplyvňuje zisk spoločnosti v dlhodobom horizonte.

✔️ Či nový tovar v sortimente je dobre zvolený. — Napríklad, obchod s detským oblečením dostal nové stoličky a hracie koberce. Po niekoľkých dňoch môžete vytvoriť „Správu po dňoch” — zachytiť niekoľko dní pred novou dodávkou a niekoľko dní po nej a analyzovať, či sa príjmy obchodu zvýšili. Ak áno, stojí za to tiež prezrieť si „Správu za pokladňou za deň” — čo konkrétne zákazníci kupovali a či zisk vzrástol práve vďaka predaju nového tovaru. Spojením informácií z oboch správ môžete pochopiť, či stojí za to upraviť sortiment a investovať do nového tovaru.
✔️ Ktoré zmeny sú efektívnejšie — správa po dňoch umožňuje riadiť podnikanie dynamicky a rýchlo prijímať riadiace rozhodnutia na základe toho, ktoré inovácie zvyšujú príjmy obchodu.
Na zvýšenie predaja v obchode podnikatelia experimentujú s rôznymi nástrojmi — implementujú akcie, zľavy, reklamu, menia a školia personál, vybavujú obchod špeciálnym vybavením, ako je informačný terminál, rozširujú alebo menia sortiment, cenovú politiku a služby, vytvárajú zaujímavé dizajny a dekorácie v obchode, pretože prax ukazuje, že aj hudba môže ovplyvniť príjmy. Vplyv inovácie môže byť vyhodnotený pomocou dennej správy: rovnakú inováciu vyskúšajte v rôzne dni v rôznych predajných miestach a zistite, ako to ovplyvnilo predaje.
✔️ Kedy meniť sezónny tovar. — Toto je relevantné pre oddelenia predávajúce sezónny tovar — ak predaje klesajú, je čas prejsť na sortiment nového sezónu. Ak je sezónny tovar len časťou sortimentu, stojí za to tiež prezrieť si „Správu za pokladňou za deň” a ak v správe medzi predaným tovarom je menej položiek aktuálneho sezónu — je čas usporiadať sezónny výpredaj a prejsť na nový sortiment.
Okrem samostatnej analýzy správ môže podnikateľ vykonávať analýzu činnosti podniku v účtovnom programe Torgsoft, pretože program sám dokáže vykonávať analýzu v podnikaní: zbierať údaje, analyzovať ich a vytvárať grafy a diagramy.
Okrem toho, Torgsoft dokáže nielen analyzovať to, čo sa už stalo a poskytovať správy, ale aj robiť prognózy pre podnikanie do budúcnosti, opierajúc sa o zhromaždené údaje z predchádzajúcich období činnosti podniku.

Inými slovami, program zhromažďuje faktické údaje o príjmoch, výdavkoch, zmenách v obchode, analyzuje ich, všíma si zákonitosti rozvoja podnikania, rastu a poklesu predajov a môže predpovedať, napríklad, efektívnosť plánovanej akcie, očakávaný príjem podniku a poskytuje príslušnú analýzu majiteľovi podniku.