Bolesti automatizácie a tipy na ich prekonanie

Čo sa stane, keď sa rozhodnete zmeniť svoj životný štýl, napríklad zbaviť sa zlých návykov — prestať fajčiť, jesť rýchle občerstvenie, veľa nadávať a pridať užitočné návyky — začať sa venovať športu, určiť si správne stravovanie, naučiť sa riadiť svoj čas?  

Keď človek cíti potrebu obnovy a začne lámať zvyčajný spôsob života, prvé, čo cíti, je bolesť a sklamanie. Pretože so starými návykmi je život jednoduchší. Staré «šváby» sú zrozumiteľnejšie a bližšie. A na nové si treba zvykať, je cudzie a jeho výhody sú rozmazané.

Áno, na začiatku sa nový život bude zdať ťažký a pochmúrny. Budete chcieť mávnuť rukou na ten komplex cvičení, za ktorý ste zaplatili 10 000 UAH, a opäť sa vrátiť k známym bolestiam v chrbte.

Avšak želaný výsledok prichádza len s uvedomením si potreby obnovy. Zvyčajne ľudia prijímajú zmeny do svojho života, keď už nemôžu žiť po starom.

Automatizácia — spôsob, ako zmeniť život k lepšiemu  

Automatizácia procesov v obchode — to je presne taká revolúcia ako predplatné do posilňovne. Na začiatku nechápete, na čo ju potrebujete, prechádzate všetkými fázami protestu — odpor, zúfalstvo, lenivosť, apatia, ale už po niekoľkých mesiacoch tréningov alebo testovaní nového programu si začínate všímať pozitívne zmeny. Začínate sa obdivovať svojím vzhľadom v zrkadle — alebo dlho očakávaným poriadkom v účtovníctve obchodu, od ktorého sa všetko dostane na svoje miesto, objaví sa pokoj a istota.

Keď podnikatelia pochopia dôvody, ktoré bránia rozvoju podnikania, cítia úľavu a spokojnosť, ktorá často prichádza po vyriešení náročnej úlohy. 

Typické obavy a mylné presvedčenia vlastníkov

Prvá prekážka: preháňanie zložitosti automatizácie

Majitelia podnikania často považujú proces automatizácie za príliš zložitý a nepochopiteľný a sú presvedčení, že v každom prípade to bude ťažké: reorganizácia ovplyvní zvyčajný rytmus práce obchodu, všetko pôjde hore nohami, ako náhle sa nainštaluje účtovný program.

2. Odpor, lenivosť

Vždy sa nájdu dôležitejšie veci. Prokrastinácia — to je všetko pre nás, a starý kabát sa vždy zdá pohodlnejší ako nový. Hlavné je pochopiť, že všetky tieto stavy na začiatku zavádzania zmien sú normálne. Ale musíte mať jasné rozhodnutie ich implementovať.   

3. Staré návyky účtovníctva

90% účtovných funkcií, ktoré sú v programe, v živote bez účtovníctva vôbec nepoužívajú a považujú sa za nadbytočné. Avšak ich dôležitosť prichádza až s úplným osvojením a prijatím programu.

Niektorým podnikateľom je ťažké opustiť účtovníctvo v zošite alebo v tabuľke Excel. A v prechodnom období zavádzania tovaru do úplného osvojenia programu vedú dvojité účtovníctvo: zaznamenávajú predaj aj do zošita, aj do Torgsoftu.

Aby systém fungoval ako hodinky, je potrebné zvyknúť si a personál na disciplínu: pri prijímaní tovaru nezdržujte jeho zavedenie do programu. Nerobte operácie "spätným" dátumom. Ihneď zaznamenávajte svoje výdavky a platby dodávateľom. 

Zaznamenávajte v programe všetko: výdavky alebo príjmy peňazí, presuny, predaj, vydávanie tovaru bez platby, každé vydávanie peňazí z pokladnice. Tak budete mať vždy presný sklad, nebudete mať zmätok v účtoch s dodávateľmi a uvidíte presné ukazovatele zisku.

4. Prijatie tovaru

Toto je najväčšia bolesť predajcov, ktorí sa práve zoznamujú s počítačovým účtovníctvom. Na prijatie tovaru treba vyčleniť maximum času. Časť podnikateľov "odpadne", pretože očakávajú, že program všetko zadá sám a tým zjednoduší účtovníctvo v zošite.

Zdôrazníme, prijatie tovaru — to je jednorazová operácia, ktorú urobíte a ďalej len dopĺňate sortiment podľa jeho rozširovania. Rýchlosť procesu závisí od veľkosti obchodu, množstva tovaru a "rúk" predajcov, ktorí to budú robiť.

Priemerný sklad s približne 1500 položkami sa prijíma za 3-4 dni bez zatvorenia obchodu. Rýchle zavedenie tovaru sťažuje, ak je na sklade "neporiadok", ak sa rovnaký tovar nachádza na rôznych koncoch skladu, ak neviete, čo máte v krabiciach a vreciach.

Po niekoľkých týždňoch po prijatí — práca začne ísť svižnejšie. Rýchlo a presne sa odpíše tovar pri predaji, pri vrátení — sa automaticky vráti na sklad. Bez kalkulačky viete, koľko peňazí ste dnes zarobili, aký tovar bol predaný a koľko ho ešte zostalo na sklade.

5. Potreba platenia daní

Ľudia ťažko sa lúčia s peniazmi, najmä keď ich musia odovzdať štátu. Preto pre mnohých je otázka, čo je lepšie (čítajte lacnejšie) — automatizovať účtovníctvo alebo zostať so zošitom — rétorická. 

Avšak, keď spočítate, koľko peňazí podnikateľ stráca na neustálych nedostatkoch, krádežiach tovaru personálom, nesprávnom prijatí, nesystémovej výplate mzdy predajcom a pod., je zrejmé, že automatizácia — je jediné riešenie, ktoré v perspektíve zlepší stav podnikania.

A ak podnikáte legálne, máte menej dodatočných obáv pred kontrolami a pokutami.

6. Neochota utrácať peniaze na vybavenie

Tu to je podobné ako s kúpou drahého zariadenia, napríklad umývačky riadu. Spolu s pohodlím si kupujete aj "hlavný problém" spojený s udržiavaním nového zariadenia v prevádzke. 

Účtovný program je tiež potrebné pravidelne aktualizovať, kúpiť antivírus, operačný systém, sledovať stav lokálnej siete, internetu. A ešte — zakúpiť potrebné obchodné vybavenie — skener čiarových kódov, tlačiareň účtov, etikiet, fiškálny registrátor.

V Torgsofte je všetko premyslené tak, že nebudete musieť neustále utrácať peniaze na údržbu vybavenia. V programe je niekoľko verzií, ktoré sú určené pre rôzne potreby a objemy podnikania. 

Napríklad, licencia Torgsoft-Online nevyžaduje kúpu servera na výmenu údajov o predaji. Všetko sa ukladá na vzdialenom serveri, ktorý je úplne obsluhovaný špecialistami spoločnosti. Vy platíte len nájomné za jeho používanie a spravujete podnikanie online, z akéhokoľvek miesta.

Ak máte v obchode niekoľko pokladní, alebo niekoľko obchodov — je potrebné natiahnuť lokálnu sieť, kúpiť WI-FI router alebo bezdrôtový modem.

Pri výbere obchodného vybavenia by ste nemali hľadať to najlacnejšie, najmä od "neznámych" čínskych výrobcov, na ktoré často chýbajú komponenty. Vyberajte si viac rozšírené a obľúbené modely — tak bude jednoduchšie s garančnou opravou, spotrebným materiálom, údržbou a pripojením.

7. Školenie personálu

Príčiny odporu predajcov voči automatizovanému účtovníctvu môžu byť ako sebecké (program nedovolí podvádzať s tovarom), tak aj vekové (starší predajcovia často nie sú flexibilní na zmeny).

Niektorí zamestnanci otvorene sabotujú zmeny a obviňujú všetky chyby na účtovný program, kryjúc tak svoje nečestné úmysly.

V tomto prípade je len jedno riešenie — organizácia systému motivácie a pokút predajcov. Pred zavedením zmien je potrebné zamestnancov pripraviť, vopred ich upozorniť na inštaláciu programu niekoľkokrát, aby si zvykli na túto myšlienku. Dajte im jasné pokyny, kto za čo zodpovedá, ako začať a končiť pracovný deň v programe, ako správne zapínať/vypínať vybavenie.

V Torgsofte je cyklus videonávodov a inštrukcií, ako používať všetky režimy programu. Vyčleňte čas na školenie personálu — to sa oplatí investované peniaze a pomôže vyhnúť sa chybám v budúcnosti.

8. Nejasné perspektívy

Tí, ktorým niekedy niečo ukradli (a takých je mnoho), chápu, prečo je potrebné účtovníctvo. Ale nerozumejú ešte perspektívam, ktoré to poskytuje — internetový obchod, vstup na nové trhy a trhoviská, zvýšenie predaja vďaka vytváraniu akcií a analýze marketingových aktivít.

Pre vás to môže byť objav, ale rozvoj podnikania je priamo spojený s účtovníctvom. A s nastavenými obchodnými procesmi, od ktorých závisí kvalita účtovníctva.

Na čo sa zamerať pred začatím automatizácie?

Čas automatizácie

Dôležité je pamätať na čas automatizácie. 100% neúspešná myšlienka — zaoberať sa nastavením programu deň pred otvorením, v sezóne aktívneho predaja alebo deň pred začiatkom kontrol. To minimálne povedie k veľmi ťažkému stresu, maximálne — k odmietnutiu investovaných peňazí a perspektívnej budúcnosti.

Príprava procesov a vybavenia

Nákup nového vybavenia, inštalácia účtovného programu — tieto zmeny vyžadujú čas na prispôsobenie sa vášmu podnikaniu. Nevyhnutné sú situácie, keď peniaze sú zaplatené, dodávateľ splnil svoje záväzky, ale konečný výsledok nie je viditeľný — len chaos, zmätok, nespokojnosť zamestnancov.

Preto aby ste sa vyhli negatívnym scenárom, jasne určte schému práce vášho obchodu a obchodných procesov. 

• Kam prichádza tovar? 

• Ako, kde a kto ho prijíma, hodnotí, označuje? 

• Ako plánujete viesť účtovníctvo svojich výdavkov? 

• Budete všetko robiť sami alebo najmete účtovníka (tovaroznalca, manažéra)? 

• Ako chcete analyzovať zásoby svojho skladu — celý tovar alebo podľa oddelení?

Všetky tieto informácie umožnia odborníkovi Torgsoftu vybrať optimálny spôsob práce a verziu programu pre vaše potreby. Tak rýchlejšie prejdete na novú kvalitnú úroveň kontroly a účtovníctva.

Torgsoft umožňuje čo najrýchlejší prechod obchodu na počítačové účtovníctvo. Zvyčajne zavedenie programu trvá 1 deň bez zastavenia predaja. Školenie a nastavenie prebieha v režime reálnej práce obchodu — tak sa personál rýchlejšie zavedie do práce.

Pracujeme na typických situáciách v práci predajcu: prijatie, predaj, vrátenie, tlač účtenky, predaj na dlh, predaj tovaru za bonusy a pod. Po prvom zakúpení programu klient Torgsoft dostane 2 hodiny bezplatnej technickej podpory, ktoré môže využiť počas prvého mesiaca. Ďalej sa môžete obrátiť o pomoc 7 dní v týždni prostredníctvom vzdialeného pripojenia.  

Pre samostatné školenie sú videonávody a plnohodnotná elektronická príručka na používanie programu.

Automatizácia sa stáva neoddeliteľnou a nevyhnutnou súčasťou vedenia úspešného a stabilného podnikania. Počítačové účtovníctvo pomáha podnikateľom optimalizovať obchodné procesy, zvýšiť produktivitu a ziskovosť obchodu, znížiť riziká a zvýšiť konkurencieschopnosť v podmienkach moderného trhu. 

Avšak, aby ste videli pozitívne výsledky zmien, je potrebný čas a snaha vlastníka o zlepšenie a rozvoj podnikania.