Čím zamestnať personál v období sezónneho poklesu?

Znížená aktivita zamestnancov v dňoch medzi sviatkami nie je objektívnou nevyhnutnosťou. Nečinnosť personálu v nízkych sezónach by sa mala pripísať nedostatkom vedenia.
Zriedkaví šéfovia trávia drahocenné minúty a hodiny prehliadaním sociálnych sietí a blogov. A to je škoda! V nich zamestnanci v predvečer sviatkov otvorene diskutujú o tom, čo robiť, keď na práci nie je čo robiť.

Personál rôznych spoločností si vymieňa rady, ľudia rozprávajú vtipné príbehy, z ktorých vyplýva, že robia čokoľvek, len nepracujú. Ich nápady na zábavu sú veľmi rozmanité: komunikácia na sociálnych sieťach, počúvanie hudby alebo audiokníh, hra v karty a počítačové stratégie v sieti. V tejto mase rád samozrejme nie je ani jedno odporúčanie, aby sa venovali plneniu svojich profesionálnych povinností.

A všetky druhy zábavy a príjemného odpočinku na pracovisku pred sviatkami platí zamestnávateľ!

Vychádza teda, že celému personálu šéf musí platiť aj za vynechané sviatočné dni a za niektoré obdobia medzi nimi. Organizačná psychológia už dávno objavila úžasný fakt: obdobie poklesu je skvelou príležitosťou na efektívne a plodné riešenie mnohých úloh. Je to ideálne obdobie na vypracovanie a spresnenie strategických a globálnych plánov podniku.

Neúnosná nečinnosť a jej dôsledky

Situácia s vynúteným prestojom celého pracovného kolektívu sa vyskytuje takmer vo všetkých odvetviach a obchodných segmentoch. Sviatočné obdobie je pre mnohé podniky v oblasti konzultingu, financií, informačných technológií mŕtvou sezónou. S týmto javom sa stretáva aj bankový sektor.

Naopak, pre obchodné firmy je predsvätočné obdobie považované za vysokoaktívne, darí sa im. Hneď po významných dátumoch však zažívajú pokles, pretože prostriedky obyvateľstva sú vyčerpané. V takýchto obdobiach zamestnanci nie vždy chápu účel pobytu na pracovisku, ale dôsledne sledujú, aby im za také dni bola vyplatená mzda.

Typické je zníženie pracovnej nálady po sviatkoch. Istý čas po nich je atmosféra ďaleko od prejavov pracovného nadšenia. Situáciu komplikuje aj to, že počas zimných sviatkov sú mnohé kľúčové osoby, ktoré prijímajú rozhodnutia, na dovolenke. Projekty a kľúčové momenty sa odkladajú až na ich návrat.

Nízka produktivita práce na pozadí zachovania mzdy nie je jediným problémom. Fungujú dva psychologické mechanizmy, ktoré znižujú produktivitu na dlhé obdobie po skončení nízkej sezóny.

Výsledok fungovania týchto mechanizmov môže mať dlhodobý vplyv.

1. Dvojitá demotivácia. Ak si zamestnanci uvedomia, že môžu dostávať peniaze bez toho, aby niečo robili, ide to proti všetkým motivačným programom a tej časti firemnej kultúry, ktorá je zodpovedná za prístup k pracovným povinnostiam. Bráni to aktívnemu zapojeniu sa do práce po skončení sviatočného obdobia. Zmena činnosti naopak pomáha rýchlo sa dostať do rytmu. Teda, je lepšie poslať zamestnancov domov, aby trávili sviatky s rodinou, než ich nechať zaháľať v kancelárii. Po odpočinku trvá zapojenie sa do práce jeden až dva pracovné dni. Ak však sviatky strávili v uvoľnenom režime na pracovisku, návrat do práce trvá 3-5 dní, akoby boli na dovolenke.

2. Konfliktogénna situácia. Ak chýba pracovné zaťaženie, zamestnanci aktívnejšie riešia vzťahy medzi sebou. Nie všetky formy takejto interakcie sú konštruktívne, počet konfliktov rastie. Niektoré z nich vyvoláva obyčajná nuda. Po skončení nízkej sezóny je ťažké obnoviť prácu na požadovanej úrovni, pretože dochádza k zhoršeniu atmosféry v kolektíve, narušuje sa medziľudská interakcia.

Odborníci v oblasti podnikovej psychológie sú presvedčení, že takéto problémy by v spoločnosti nemali vzniknúť. Nízku sezónu je totiž možné premeniť na plodný čas, ktorý bude pre podnik rovnako užitočný ako nárast trhovej aktivity. Na to je potrebný systém premysleného, rozumného riadenia.
Výborný manažér je ten, ktorý má veľa aktuálnych úloh a málo voľného času. Rast a rozvoj každého zamestnanca firmy je každodennou prácou, ktorá zahŕňa schopnosť delegovať úlohy, stanovovať priority a optimalizovať procesy.
Ak klesá vyťaženosť konkrétnymi úlohami, nie je to dôvod na oddych a nečinnosť, ale možnosť venovať sa strategickým otázkam.

Ako vyriešiť tento problém

Na riadenie času zamestnancov v obdobiach poklesu aktivity je dôležité vytvoriť plán prác. Tento dokument bude rôzny pre rôzne trhy. Budú v ňom však obsiahnuté všeobecné úlohy, ktoré sú súčasťou činnosti všetkých podnikov. Zvyčajne na ne v každodenných záležitostiach nie je čas, ale výrazne ovplyvňujú celkový smer vývoja a perspektívy spoločnosti na trhu.

Plán činností na nízku sezónu

Medzisezónne obdobie je ideálnym časom na sériu aktivít. Je to vhodný čas na inovácie. Novinky sa totiž ukazujú ako zbytočné, pretože zamestnanci v množstve úloh nestíhajú učiť sa nové veci a prehlbovať sa do detailov. Nízka sezóna je ideálna na testovanie vylepšených systémov zostavovania správ a technologických riešení.
Môžete otestovať všetky nápady a preskúmať návrhy na ich zlepšenie a prispôsobenie potrebám personálu a zákazníkov. Máte čas na úpravu krokov pri zavádzaní inovácií.

Z psychologického hľadiska má aktivácia programov na zavádzanie inovácií v momentoch poklesu obchodnej aktivity pozitívny vplyv na atmosféru v spoločnosti. Morálka zamestnancov sa zvyšuje a pocit zraniteľnosti, ktorý vzniká z poklesu predaja, mizne.

Konstruktívne nápady na zlepšenie podnikania v takom čase sú ďalšou motiváciou na zlepšenie kvality práce. A pozadie vnímania inovácií sa stáva pozitívnejším a priaznivejším. V momentoch rastu predaja sa totiž zamestnancom zdá, že všetko je skvelé a že žiadne zlepšenia nepotrebujú.

Ďalšia možnosť vytvorenia plánu na medzisezónne obdobie sa týka práce HR oddelení. Ich iniciatívy sú v obdobiach vysokej sezóny zle prijímané, zamestnanci si myslia, že im bránia pracovať, pretože sú veľmi zaneprázdnení svojimi priamymi povinnosťami. Na tomto pozadí sa úlohy personálneho oddelenia zdajú všetkým druhoradé.

Aktívna práca personálneho oddelenia vo veľkých korporáciách je zárukou profesionálneho a kariérneho rastu zamestnancov. Preto je potrebné venovať tejto činnosti čas v obdobiach pred sviatkami.

Testovanie, hodnotenie personálu a certifikácia, školenia a semináre by sa mali plánovať na obdobie poklesu. Postoj zamestnancov k nim bude priaznivejší, než by bol v období vysokého zaťaženia.

Vytváranie tímov na brainstorming v období uvoľnenia medzi sviatkami je ďalšou možnosťou aktivity. V práci oddelení aj v činnosti spoločnosti ako celku sú momenty, ktoré sa dajú optimalizovať alebo zlepšiť. Na tieto procesy nie je vždy čas, ale otázky modernizácie nemožno ignorovať. Zmysel takýchto projektov má iba vtedy, ak zhromaždené nápady poslúžia na prijímanie rozhodnutí a budú sa realizovať v praxi. Ak nie sú nápady na to, aké procesy by sa mali diskutovať v režime "brainstormingu", môžete si vybrať univerzálne úlohy. Medzi ne patrí zdokonalenie zostavovania správ. V momentoch poklesu môžete získať informácie od zamestnancov o tom, čo im nevyhovuje a ako by sa dala zlepšiť zostava správ o ich činnosti.

Plánovanie a zhodnocovanie výsledkov

Autor bestselleru "7 návykov vysoko efektívnych ľudí" Stephen Covey nazýva tento druh činnosti "ostrím píly". Najmä na konci roka alebo štvrťroka je užitočné zhodnotiť výsledky, analyzovať finančné výsledky, organizačné a riadiace úspechy. Plánovanie by malo zahŕňať nielen procesy v rámci spoločnosti, ale aj potreby zákazníkov. Pomocou špeciálnych vnútorných foriem správ môžu zamestnanci naplánovať osobné a spoločné úlohy, stanoviť ciele na najbližší štvrťrok v rámci skupín a oddelení.

Štúdium činnosti konkurencie, vytváranie plánu na prebratie iniciatívy od nich je užitočnou aktivitou v každom čase. Ale v medzisezónnom období na to majú zamestnanci viac voľného času. Môžu dôkladne, do detailov študovať špecifiká činnosti úspešných firiem vo svojom trhovom segmente. Dôležité je to robiť mimo kancelárie. Nedostatok aktuálnych úloh na pracovisku poskytuje príležitosť opustiť kanceláriu a navštíviť predajne alebo servisné body konkurencie. Štúdium štatistík podľa regiónov, podľa behaviorálnych podskupín, podľa kategórií tovarov umožní ešte presnejšie formulovať plány a realizovať ich v praxi v čase aktivácie trhu.

Vzdelávanie je skvelou možnosťou, ako vyplniť predsvätočné dni. Triedne vyučovanie v takomto čase nefunguje dobre, ale na mieste môžu zamestnanci napríklad dôkladnejšie študovať produkty, s ktorými pracujú, aby následne mohli poskytovať klientom podrobnejšie a rozvinutejšie konzultácie. Predajcovia by nemali čítať informácie o vlastnostiach produktu z obalov alebo štítkov. Ale v momentoch aktivácie predaja nemajú čas študovať vlastnosti, takže kvalita prezentácie výrobkov klesá. Môže sa zvýšiť v medzisezónnom období, keď sa uskutoční skúška z vedomostí o produktoch.

Takéto obdobia v živote spoločnosti sú tiež dobré na výmenu výstav oblečenia na figurínach vo výkladoch, na preusporiadanie políc. Takáto práca by sa mala vykonávať, keď je v priestoroch takmer žiadny zákazníci, nie keď sú pri pokladniach rady. Súčasne môžete premyslieť otázku sprievodných produktov, aby ste zlepšili návratnosť systému dodatočných predajov.

Špecifiká zavádzania zmien v obdobiach nízkeho predaja

Všetky uvedené opatrenia neprinášajú úžitok, ak vedenie nedodržiava tri dôležité zásady.

• Po prvé. Plán zaťaženia na medzisezónne obdobie je potrebné vytvoriť vopred. Nemôže byť vypracovaný na poslednú chvíľu, keď už zamestnanci trpia nečinnosťou. Musí obsahovať jasný harmonogram aktivít, ktorý by mal byť vopred predstavený personálu. Nemožno sa spoliehať na to, že zamestnanci využijú pokles predaja na osobné vzdelávanie a sebazdokonaľovanie. To je nereálne! Väčšina zamestnancov nemá vnútornú motiváciu na dokončenie aktuálnych úloh. V obdobiach pred sviatkami takáto nálada klesá ešte viac. Preto je dôležité ich vopred zoznámiť s plánom, treba zachytiť moment, keď ešte nie sú úplne uvoľnení.

• Po druhé. Všetky úlohy a projekty uvedené v pláne je dôležité sledovať a hodnotiť kvalitu ich plnenia.

• Po tretie. Výsledkom činnosti v období poklesu by mali byť zmeny k lepšiemu. Je dôležité zohľadniť priania zamestnancov a oznámiť výsledky, prijať potrebné rozhodnutia. Zamestnanci musia rozumieť, že táto práca sa robila nie nadarmo, že sa nezaoberali zbytočnou stratou času.