Čo je KPI a prečo by ste ho mali implementovať vo svojom podnikaní?

Zavedenie KPI (kľúčový ukazovateľ výkonnosti) do pracovného procesu pomáha zlepšiť prácu vo veľkom tíme.

KPI. Čo to je

S pomocou KPI môžete merať výkonnosť úsilia zamestnancov. Ako ukazovateľ môžete vybrať čokoľvek, ale hlavné, aby závisel na zisku spoločnosti. Pri zavádzaní ukazovateľov kvality je dôležité pamätať, že výsledok je cítiť, keď sú všetci zamestnanci motivovaní. Preto je potrebné zavádzať KPI naraz vo všetkých oddeleniach.

Prečo prejsť na prácu s KPI

KPI je potrebný nielen na to, aby vedenie mohlo kontrolovať podriadených. V prvom rade pomáha zamestnancovi samostatne hodnotiť objem vykonanej práce, správne rozdeľovať čas a chápať, na čo sa zamerať. Okrem toho zavedenie ukazovateľov kvality zjednodušuje situáciu s motiváciou zamestnancov.
Pre vedúceho je jednoduchšie hodnotiť, na čo je každý zamestnanec schopný, či ho vymeniť za efektívnejšieho pracovníka alebo je potrebné vykonať niektoré zmeny v pracovnom procese.
Niekedy sa stáva opačná situácia, keď sú nesprávne vybrané ukazovatele kvality. V tomto prípade zisk organizácie nielenže prestane rásť, ale môže klesnúť.

Ako zavádzať KPI do práce

Zavedenie ukazovateľov kvality začína zhora. Najprv je potrebné určiť globálny cieľ firmy, na čo existuje. Stanovte cieľ, je potrebné zistiť, aký prínos môže priniesť každé oddelenie samostatne. Na základe toho sa pre každé oddelenie určí kľúčový ukazovateľ, termíny splnenia, hodnotiaci systém a motivačný systém. Následne sa vedúcemu znižuje potreba neustále kontrolovať prácu podriadených, prenechávajúc túto kontrolu vedúcim oddelení. Je dôležité pochopiť, že sú oddelenia, ktoré ovplyvňujú zisk nepriamo. V takýchto prípadoch je potrebné premýšľať o samostatnom ukazovateli KPI, ktorý nie je viazaný na zisk firmy.

Tento model je vhodný pre veľký podnik, pretože prechod na takýto systém hodnotenia môže trvať až pol roka, v závislosti od zložitosti stanoveného cieľa. Menšie podniky musia túto úlohu riešiť operatívne. Zvyčajne sa určí ukazovateľ, od ktorého priamo závisí zisk a určí sa zodpovedný za tento ukazovateľ.

Ako motivovať personál

Tento krok je dôležitý. Od toho, ako zamestnanec pochopí dôležitosť svojho výsledku, bude závisieť globálny úspech spoločnosti. Neviažte bonus jednotlivého zamestnanca na výsledok oddelenia alebo spoločnosti ako celku. Zamestnanec kontroluje a zodpovedá za svoju časť práce. Bude pre neho jednoduchšie, ak bude vidieť priamu závislosť medzi vloženým úsilím a získaným zárobkom. To pomáha človeku pochopiť, koľko úsilia ešte potrebuje vynaložiť, aby dosiahol želaný plat.
Je potrebné pochopiť, že prechod na systém KPI môže spočiatku vyvolať nepochopenie. Preto je počas zavádzania ukazovateľov kvality vedúcemu potrebné neustále udržiavať dialóg s podriadenými. V tomto čase môžu zamestnanci vyjadrovať svoje návrhy na zlepšenie systému, hovoriť o ťažkost iach a možných chybách. Je tiež potrebné vysvetliť zamestnancom, že systém hodnotenia kvality sa vzťahuje nielen na nich, ale aj na top manažérov, vedúcich oddelení a na vedúceho. Je potrebné ukázať, že každý človek, ktorý pracuje vo firme, je tak či onak zapojený do tohto procesu pre jeden spoločný cieľ.

Hodnotenie práce na základe systému KPI

Niekedy nie je možné vždy dosiahnuť stanovený cieľ. Tu je veľmi dôležité nezačať kritizovať každého zamestnanca, ale naopak, sadnúť a pochopiť situáciu, zistiť, prečo sa to stalo. Možno, že v tejto situácii nie je vina zamestnanca. V takom prípade je potrebné pomôcť vytvoriť podmienky pre pohodlnú prácu.
Niekedy zavedenie ukazovateľov kvality pomáha objektívne pochopiť, že zamestnanec nezvláda úlohy. V takom prípade je lepšie ho vymeniť za efektívnejšieho zamestnanca.

Neúmyselné zmeny v systéme KPI

Je dôležité pamätať, že zvolené ukazovatele nie sú navždy. Vo svete a biznise sa všetko mení. Môže sa zmeniť cieľ spoločnosti, možno, nejaký ukazovateľ prestane byť aktuálny, alebo jeho dôležitosť sa zníži. Je potrebné neustále byť pripravený na zmeny a vedieť sa prispôsobiť situácii.
Môže vyžadovať zmeny aj systém motivácie zamestnancov. Nie vždy má záujem zamestnanca výlučne finančný charakter. V takom prípade je lepšie pohovoriť so zamestnancom, prediskutovať jeho osobné ciele a plány.

Záver

Proces prechodu na systém KPI môže byť bolestivý. Tu je pre vedúceho dôležité byť otvorený, naladený na dialóg a pripravený prísť na pomoc zamestnancovi.
Avšak, možné ťažkosti sú oprávnené. Pre vedúceho je to pomoc pri stanovovaní cieľov a pochopení ako ich dosiahnuť, pre podriadených systém kvality zaručuje transparentnosť bonusov a pochopenie toho, ako zlepšiť pracovný proces.