Požierači času: na čo majiteľ obchodu míňa zdroje

Pomerne častým javom je, keď vlastník malého alebo stredného obchodu plní zároveň úlohu majiteľa, určuje strategický smer rozvoja podniku, a zároveň je operatívnym manažérom, ktorý musí každý deň riešiť množstvo otázok. To často vedie k rozptýleniu pozornosti manažéra a zhoršeniu obchodných výsledkov.

Na aké úlohy sústredí svoju energiu, čas a peniaze manažér spoločnosti a ako správne rozdeliť existujúce povinnosti v obchode tak, aby každý robil svoju prácu, dosiahol vysoké pracovné výsledky?

Prečo sa vlastník snaží pojať nepojaté?

Dôvodov môže byť veľa. Najčastejším je snahu ušetriť peniaze na zamestnancoch. A aj keď je to teraz v kontexte vojnových reálií celkom opodstatnené rozhodnutie, vykonávanie práce kvalifikovaným špecialistom umožní vlastníkovi sústrediť sa na dôležitejšie prevádzkové a riadiace záležitosti.

Druhým dôvodom je strach a nedôvera podnikateľa. Vlastník sa obáva, že zamestnanci svoje povinnosti neplnia svedomito, zneužívajú svoje právomoci, kradnú tovar atď. A aby si upokojil nervy, radšej sám riadi veci, než by ich zveril neznámym ľuďom. Tento typ podnikateľov má chronickú nedôveru voči svetu, ktorú je niekedy ťažké vykoreniť.

Tretím dôvodom je, že niektorí manažéri sú zvyknutí všetko osobne kontrolovať, aby nestratili svoj význam v spoločnosti, spojenie s podnikaním a aby sa vyhli chybám zamestnancov, ktoré často musia sami opravovať.

Avšak aby manažér nebol preťažený každodennými úlohami, telefonátmi a správami a mohol sa sústrediť na globálne a strategické smery podnikania, musí sa naučiť delegovať svoje povinnosti. Aj keď má vnútorný pocit, že sa chce zapojiť do všetkých pracovných procesov naraz. Úspech kombinácie úloh "vlastník-riaditeľ" závisí predovšetkým od schopnosti efektívne manažovať svoj a pracovný čas.

Čo je delegovanie

Delegovanie je prenos úloh manažéra na podriadených. Ak svoje právomoci delegujete správne, môžete rozšíriť podnikanie a vychovať cenných odborníkov vo firme. Ak úlohy neodovzdávate vôbec alebo to robíte nesprávne, vlastník sa časom ocitne preťažený - nebude mať čas a energiu na rozvoj podnikania.

Analyzujme hlavné časové náklady vlastníka obchodu.

Výber dodávateľov

Táto úloha nie je každodenná, ale vyžaduje si značné úsilie a čas. Pretože od výberu dodávateľa, kvality tovaru a podmienok dodávky závisí aj ziskovosť obchodu.

Najprv je potrebné stanoviť kritériá výberu dodávateľov:

• optimálny sortiment za cenu,

• lokalita dodávateľov,

• podmienky spolupráce, spôsoby logistiky.

Potom nasledujú rokovania s vybranými partnermi so všetkými potrebnými kontrolami certifikátov a povolení na tovar. Zmluva sa uzatvára po podpísaní zmlúv a objednaní skúšobnej šarže.

Takže výber dodávateľov je starostlivá práca, ktorá si vyžaduje manažérske zručnosti, analytické skúsenosti a schopnosť obhajovať svoje pravidlá hry. A túto prácu je často potrebné robiť neustále.

Obchodné účtovníctvo

Táto fáza obchodného podnikania je najrozsiahlejšia a najzodpovednejšia. Tu sa nezaobídete bez systematického prístupu, pretože automatizácia predaja dokáže výrazne ušetriť peniaze a čas ako manažéra, tak aj jeho podriadených.

Presné údaje o pohybe tovaru v obchode umožňujú vlastníkovi vykonať objektívnu analýzu a prijať rozhodnutia týkajúce sa:

• Výberu dodávateľov pre obchod, tvorby objednávok a ich zadania do práce.

• Spôsoby príjmu, predaja a vrátenia tovaru, doba skladovania tovaru na sklade, aby sa efektívne využívali skladové a obchodné priestory a zohľadnila sa vyťaženosť zamestnancov.

• Stanovenie a včasná úprava maloobchodných cien tovaru s prihliadnutím na ziskovú maržu, finančné účtovníctvo.

• Kontrola skladových zásob s cieľom minimalizovať možný nedostatok tovaru v obchode, čo by mohlo viesť k "zmrazeniu" obežných prostriedkov.

• Kontrola pokladničných predajov a dlhov, včasný presun tovaru zo skladu do predajnej zóny.

• Vedenie evidencie zákazníkov v CRM systéme, včasná realizácia akcií, výpredajov atď.

• Tvorba cenoviek a etikiet. Kontrola úplnosti a presnosti uvedených informácií.

• Pravidelná a mimoriadna inventarizácia.

Najlepšie sa s týmito úlohami vyrovnáva softvér na evidenciu Torgsoft. Nastavenie softvéru a kontrola tovaru a financií v obchode zvyčajne vykonáva evidenčný pracovník alebo administrátor.

Práca s personálom

Vlastník obchodu ako manažér a zamestnávateľ je povinný kontrolovať prácu zamestnancov obchodu, predovšetkým predajcov.

Chyby pri prijímaní tovaru alebo peňazí v pokladnici, prepočítanie, nadváha zákazníkov, utajovanie a prisvojovanie si zisku – tieto javy nielenže spôsobujú priamu stratu obchodu, ale tiež negatívne ovplyvňujú imidž predajne. To vedie k poklesu zákazníckeho toku.

Podrobná analýza každého incidentu, riešenie sťažností zákazníkov, práca s recenziami – to zaberá čas a energiu podnikateľa.

Dôležitá je aj analýza bežnej práce zamestnancov. Na základe údajov o objeme tržieb v rôznych zmenách je potrebné a vhodné prijať rozhodnutia o odmeňovaní alebo trestaní zamestnancov. Na druhej strane to bude ďalšou motiváciou pre poctivých zamestnancov.

Tento obchodný vektor nie je o nič menej dôležitý, preto by mal byť zverený špecializovanej osobe, HR pracovníkovi, ktorý pozná všetky jemnosti a psychológiu pracovnoprávnych vzťahov.

Kontrola financií

Konečný ukazovateľ efektívnosti akéhokoľvek podnikania je zisk. Získané príjmy môžu byť ohromujúce, ale veľká časť z nich ide na zaplatenie tovaru, mzdy, dane, komunálne platby, nepredvídané výdavky, straty z možného poškodenia a odpísania tovaru. A tiež – na finančné podvody a krádeže zo strany zamestnancov a zákazníkov.

Preto tvorba cien s udržiavaním potrebnej marže si vyžaduje neustálu pozornosť. A ak je tovar dovážaný, je potrebné viesť evidenciu v niekoľkých menách, vrátane menového cenníka.

Zvyčajne kontrola tvorby cien a stanovenie rozsahu marže tovaru patrí do zodpovednosti nákupcu alebo prevádzkového/finančného riaditeľa obchodu.

Ak však takéto pozície v obchode nie sú, táto časť práce spadá na plecia majiteľa. Celkovo je to práve on, kto je najviac zainteresovaný na finančných výsledkoch firmy.

Neplánovaná práca

Okrem všetkého uvedeného vyššie sa majiteľ obchodu musí zaoberať neplánovanými alebo dlhodobými otázkami, ktoré nevyžadujú okamžité riešenie.

Medzi mimoriadne udalosti môžu patriť chyby vo finančných výkazoch, naliehavé predvolanie na daňový úrad, rozhodnutie inšpekcie o skrášlení okolia obchodu, porucha predajného zariadenia, nehoda v kúrení alebo zásobovaní vodou v priestoroch obchodu. To všetko si opäť vyžaduje čas a peniaze.

Iné žrúty času

Existujú aj iné činitele, ktoré celkovo rozptyľujú pozornosť a oberajú všetkých o čas – messengeri, sociálne siete, chaty. Sledujte, koľko času trávite v tej či onej mobilnej aplikácii? Na moderných smartfónoch to nie je ťažké zistiť.

Vlastníci podnikov sú tiež len ľudia, preto im táto „slabosť“ tiež nie je cudzia. Či sa vám to páči alebo nie, čas, ktorý nám sociálne siete, videá na Youtube alebo komunikácia v Telegrame neúprosne kradnú, je možné oveľa produktívnejšie využiť na niečo dôležitejšie. A nejde len o biznis.

Riešenie

Úplné oslobodenie vlastníka od starostí a povinností je nereálne. Podnikanie si totiž vyžaduje stálu pozornosť a kontrolu zo strany podnikateľa. Ale výrazne uvoľniť čas na riešenie bežných úloh je jednoducho nevyhnutné.

Riešenie spočíva v automatizácii obchodu. Moderné nástroje na automatizáciu účtovníctva a predaja umožňujú výrazne zlepšiť výkon obchodu.

Skenery čiarových kódov poskytujú úplnú kontrolu nad pohybom tovaru a financií, tlačiarne tlačia cenovky a etikety, fiškálne registre, tlačiarne účteniek, zberné terminály vypočítajú náklady a zisk, výrazne skrátia čas potrebný na inventúru, a samotný účtovný softvér dokáže dokonca zhodnotiť profesionálne kvality zamestnancov.

So systémom automatizácie už vlastník firmy nemusí "žiť v obchode", aby mal úplné informácie o jeho činnosti. Stačí vstúpiť do mobilnej aplikácie v smartfóne.

Na Slovensku ponúka kompletné služby v oblasti automatizácie obchodných podnikov Torgsoft účtovný program. Zákazníci si môžu vybrať optimálny balík vybavenia a potrebný softvér pre svoj obchod, ktorý majiteľovi zabezpečí komfortné a presné riadenie podniku.