Zásoby v obchode: ako správne prepočítať?

Inventarizácia v obchode je pravidelná kontrola a prepočítanie tovaru. Pomocou revízie môžete zistiť skutočné množstvo tovaru na sklade a automaticky ho porovnať s množstvom tovaru v účtovnom softvéri.

Prečo je inventarizácia potrebná?

Inventarizácia v obchode je kontrolný bod a vyhľadávanie nezrovnalostí.
Najčastejšie dôvody nezrovnalostí sú:

• podvody zákazníkov alebo zamestnancov,
• účtovné chyby: záměna, neprijaté zásoby, nezohľadnené chyby alebo znehodnotenie, chyby pri predaji,
• prírodné príčiny: odparovanie, zrážanie sa.

Revízia je prísna kontrola a základ poriadku v obchode. Počas inventarizácie zamestnanci udržujú estetický vzhľad tovaru, kontrolujú zhodu etikiet s tovarom, správnosť cenoviek a prítomnosť značiek na tovare.

Ako správne vykonať inventarizáciu?

Neexistujú jednotné pravidlá pre vykonávanie inventarizácie. Každý podnikateľ si sám určuje etapy a poradie prepočítania.
 
Ak máte v obchode Torgsoft, máte šťastie: rýchlosť inventarizácie a analýza výsledkov sa mnohonásobne zvyšujú, znižuje sa počet chýb, pretože tovar je jasne identifikovaný pomocou čiarových kódov.
 
Najjednoduchšie je vykonať inventarizáciu, keď je obchod zatvorený: skoro ráno, v noci alebo cez voľný deň. To je vysvetlené absenciou rozptyľovania a sústredením sa na inventarizáciu, pretože "vnútorná kuchyňa" obchodu zostáva skrytá pred zákazníkmi.
Z našich skúseností z komunikácie so zákazníkmi, zriedka kto vykonáva inventarizáciu počas pracovnej doby.
 
Existujú však obchody, ktoré si nemôžu dovoliť zatvoriť. Preto v Torgsoft je možné vykonávať inventarizáciu bez zatvárania obchodu.

Odporúčania pre inventarizáciu počas prevádzky obchodu

Vykonávajte inventarizáciu v obchode postupne: podľa druhov tovaru, podľa výrobcu, výberovo alebo podľa oddelení.
Oddelenie, kde prebieha inventarizácia, by malo byť obmedzené pre návštevy zákazníkov. Je to nevyhnutné, aby sa predišlo situácii, keď sa predáva tovar, ktorý je zaznamenaný v inventarizačnom výkaze.
 
Ak nie je možné oddelenie zatvoriť, môžete to urobiť nasledovne.

Inventarizácia pomocou čítačky čiarových kódov:

Vytvorte prázdny výkaz a nepridávajte tovar do inventarizačného výkazu. V nastaveniach výkazu v poli "Ak tovar nie je nájdený vo výkaze" nastavte parameter "Pridať tovar do výkazu".
 
Toto nastavenie umožní pridávať každú položku do výkazu počas počítania. To je správne, pretože skutočné množstvo tovaru v Torgsoft sa v inventarizačnom výkaze aktualizuje v momente pridania tovaru do výkazu.

Ručná inventarizácia:

1. Pridajte tovar do výkazu.
2. Nastavte stav všetkým položkám vo výkaze na "Nezapočítané".
3. Vykonávajte inventarizáciu malými dávkami a pridávajte tovar z týchto dávok do inventarizačného výkazu.

4. Zadajte spočítané množstvo tovaru.
5. Pre tovar, ktorý bol definitívne spočítaný, nastavte stav "Koniec výpočtu".
 
Pre ručnú inventarizáciu tovaru môžete vytlačiť "Inventarizačný výkaz pre ručné vedenie s množstvom" — v tomto výkaze je zobrazené aktuálne množstvo tovaru na sklade a prázdny stĺpec "Množstvo", do ktorého treba zadať spočítaný tovar.

Ak je vo vašom obchode zakázané predávať tovar počas inventarizácie, ale tovar musí byť na polici a je potrebné ho predať, môžete predaj nastaviť na ďalší tovar, ktorý musí byť okamžite zaznamenaný vo výkaze.

Ako často by sa mala vykonávať inventarizácia

Frekvencia je určená rizikom nedostatku: veľkorozmerný tovar možno počítať menej často — je ťažšie ho stratiť, malé položky — častejšie, potraviny, ktoré sa vysušia alebo zrážajú — pravidelne. Pre každý druh tovaru je určená vlastná úroveň rizika a podľa toho aj frekvencia revízií — raz týždenne, raz za mesiac, štvrťročne, polročne alebo ročne.

Začiatok inventarizácie

Uložte databázu.
Pred inventarizáciou zakážte zamestnancom presúvať tovar — kde sa tovar obvykle skladuje, tam by mal zostať, aby sa predišlo zmätku a nebolo potrebné hľadať tovar po celom sklade.
 
Tovar je potrebné počítať postupne, jeden po druhom.
 
V obchode s automatizáciou nie je potrebné prepočítavať tovar dvakrát: po naskenovaní tovaru Torgsoft porovná množstvo v programe a na policiach obchodu.
 
Na urýchlenie inventarizácie rozdeľte zóny medzi zamestnancov: jeden zamestnanec — jeden druh tovaru alebo oddelenie. Na inventarizáciu by mal mať zamestnanec bezdrôtovú čítačku, zberný terminál alebo mobilnú aplikáciu Torgsoft.

Ukončenie inventarizácie

Po inventarizácii je potrebné výkaz uzavrieť.
 
Program vykoná korekciu skladu: vytvoria sa dokumenty pre tovar s prebytkom a dokument pre znehodnotenie pre tovar s nedostatkom.
Množstvo tovaru na sklade sa prispôsobí skutočnému počtu.
 
V dokumente prebytku z inventarizácie bude cena tovaru stanovená ako posledná nákupná cena: nákupná cena + dodatočná hodnota tovaru.

Aký čiarový kód zvoliť: čiarový kód výrobcu alebo vlastný?

Ak plánujete používať čiarový kód výrobcu, je potrebné mať na pamäti, že každý výrobca má svoje vlastné štandardy. Ale čo je najdôležitejšie, rôzne položky, napríklad podľa farby, môže výrobca označiť rovnakým čiarovým kódom.
 
V takom prípade je lepšie používať vlastnú databázu čiarových kódov, ktorú automaticky vygeneruje program Torgsoft. Pre každý model, veľkosť, farbu a ďalšie individuálne vlastnosti bude vygenerovaný jedinečný čiarový kód. To umožní minimalizovať záměnu a vykonávať presnejšiu analýzu obchodných výsledkov.
 
Označte tovar tak, aby neblokoval dôležité informácie pre spotrebiteľa, ako napríklad zloženie alebo pokyny na použitie. Nedoporučuje sa lepiť cenovky na prednú stranu obalov, pretože ak je tovar určený ako darček, bude takmer nemožné odstrániť cenovku bez poškodenia obalu.

Záměna

Inventarizácia je metóda boja a neustálej prevencie záměny.
 
Ak sa zistí nezrovnalosť, vykonajte výberovú inventarizáciu tovaru tohto druhu. Skontrolujte pohyb tovaru v dokumentoch. Ak bola chyba neúmyselná, nájde sa tovar, ktorý bol chýbajúci.
Okrem prepočítania by mali zamestnanci pravidelne kontrolovať zhodu čiarového kódu s daným tovarom. Predajcovia označujú tovar, udržiavajú estetický vzhľad tovaru, kontrolujú zhodu cenoviek s tovarom.
Delegujte zamestnancom pravidelné náhodné kontroly tovaru podľa názvu, farby, veľkosti a jednotky merania pri presúvaní tovaru.

Kto je zodpovedný za nedostatok?

«Pokutovanie» je možné, ak zamestnanec spôsobil škodu obchodu.
 
Stanovte prípustné limity strát z prirodzených príčin alebo chýb.
Ak nedostatok prekročí stanovený limit, bude ho kompenzovať personál, ale iba v prípade, že medzi podnikateľom a zamestnancami existuje zmluva o hmotnej zodpovednosti.

Videonávody: ako vykonať inventarizáciu v Torgsoft

V videonávode vysvetľujeme:

• Ako rýchlo vykonať inventarizáciu skladu so skenerom čiarových kódov a bez neho.
• O bezdrôtových a drôtových skeneroch čiarových kódov na vykonanie revízie.
• Ako kontrolovať poctivosť revízie, vykonanej predajcom bez účasti majiteľa.
• O výsledkoch inventarizácie (nedostatok, záměna, prebytky) – ako nájsť vinných a sledovať históriu pohybu tovaru.