Základné účtovné funkcie, ktoré spúšťajú objednávku v predajni

Účtovníctvo v obchode — je proces zaznamenávania, kontroly a vedenia nomenklatúry tovaru, ktorý sa nachádza na sklade a je dostupný na predaj. Účtovníctvo pozostáva z niekoľkých etáp: prijatie množstva, stanovenie prirážky a hodnoty tovaru, predaj, presun, vrátenie, prijatie nových dodávok od dodávateľov. Toto sú základné etapy účtovníctva. 

Prijatie tovaru — začiatok účtovníctva 

Prijatie alebo prijatie tovaru — je proces identifikácie a vloženia tovaru do jednotného účtovného systému. Je to prvý krok, od ktorého sa začína automatizácia a poriadok v obchode. Vedieť, koľko jednotiek tovaru bolo dodané od dodávateľa, podnikateľovi uľahčuje riadenie podniku, pretože všetko je spočítané a usporiadané.

Pre efektívne riadenie skladu je dôležité viesť účtovníctvo tovaru, ktoré umožňuje kontrolovať ich pohyb a náklady. Je to nevyhnutné pre presné sledovanie zásob. Okrem toho vedenie účtovníctva pomáha analyzovať dopyt spotrebiteľov, čo zabezpečuje rozumné plánovanie nákupov a predchádza zbytočným nákladom na tovar, ktorý nie je populárny. 

Nakoniec, účtovníctvo v obchode pomôže predísť nedostatku tovaru počas aktívnej sezóny alebo akcie.

V súčasnosti na Ukrajine existuje mnoho spoločností, ktoré ponúkajú služby automatizácie obchodu, vrátane skladového účtovníctva. Ich zavedenie do obchodnej siete prispieva k efektívnejšiemu riadeniu a budovaniu stabilného a konkurencieschopného podnikania. 

Program pre účtovníctvo tovaru v obchode Torgsoft pomáha vlastníkovi správne a systematicky viesť účtovníctvo sortimentu. Pomocou obchodného zariadenia je tento proces niekoľkonásobne rýchlejší ako ručné zadávanie tovaru. 

Prečo automatizovať účtovníctvo sortimentu tovarov a služieb?

Účtovný program — je akýsi centrum, do ktorého sa dostávajú, spracúvajú a uchovávajú všetky informácie o tovaroch, predajoch, ziskovosti podnikania. 

Prijatie tovaru v malom obchode, kde sa všetko počíta ručne, môže trvať od niekoľkých dní až týždňa. Je to tak preto, že je potrebné samostatne skontrolovať každý tovar, skontrolovať množstvo a hľadať chyby, ak sa vyskytnú.

Keď je v obchode program na účtovanie tovaru, ako je Torgsoft, všetko je oveľa jednoduchšie a rýchlejšie — môžete rýchlo naskenovať čiarový kód, zadať informácie o tovare, sledovať, koľko tovaru zostalo na sklade. To umožňuje dokončiť prácu s prijímaním tovaru v priebehu 1 pracovného dňa.

Automatizácia účtovníctva tovaru a služieb je dôležitá z niekoľkých dôvodov:

• Efektivita práce. Torgsoft zrýchľuje zadávanie nových tovarov a ich vyhľadávanie počas predaja pomocou čítačky čiarových kódov; umožňuje správne označiť tovar a zadať potrebné údaje — špecifické charakteristiky tovaru, kódy UKT ZED atď.

• Presnosť informácií. Program poskytuje aktuálne údaje o dostupnosti tovarov, ich cene a nákladoch, berúc do úvahy náklady na dopravu.

• Kontrola zásob. Systém sleduje, koľko tovarov zostalo na sklade a koľko bolo predaných, aká je nákupná cena, prirážka a predajná cena.

• Riadenie pohybu tovaru. Softvér pre účtovníctvo kontroluje pohyb tovaru — od dodávateľa alebo výrobcu na sklad, zo skladu — do obchodu, z obchodu — k zákazníkovi.

• Finančná flexibilita. Automatizovaný účtovný systém umožňuje rýchlo prehodnotiť tovar, najmä pri nákupe v cudzej mene, automaticky konvertujúc ceny pri zmene kurzu.

• Analýza a plánovanie. Programový produkt pomáha analyzovať predaje, vytvárať reporty, plánovať nákupy a marketingové udalosti.

• Integrácia s internetovými obchodmi. Torgsoft zjednodušuje vytváranie cenníkov a export tovarov na trhoviská, do internetového obchodu; spracovanie online objednávok a synchronizáciu s poštovými službami na odosielanie tovarov. Pomocou riešenia «Online trh» v Torgsoft možno vytvoriť internetový obchod za 1 deň.

• Účtovné a dokumentačné riadenie. Softvér automatizuje tvorbu faktúr, výdajových a tovarových dodávok; automaticky vytvára fiškálne účtenky pomocou softvérového RP. 

Ako viesť účtovníctvo tovaru v obchode? Etapy prijímania

Proces prijímania tovaru možno podmienečne rozdeliť na niekoľko etáp:

1. Vytvorenie príjmovej faktúry

Nový tovar, ktorý dorazil na sklad, je potrebné pridať do príjmovej faktúry. Do nej sa zapisujú údaje o dodávateľovi a výrobcovi, podmienky dodávky tovaru (číslo faktúry, percento poskytnutej zľavy, ktoré sa automaticky vypočíta pri nastavení predajnej ceny, spôsob platby dodávateľovi za tovar), DPH k nákupnej cene tovaru, mena dodávky a ďalšie údaje.

2. Pridanie tovaru na sklad

Pridať tovar do vytvorenej príjmovej faktúry možno niekoľkými spôsobmi:

• Naskenovaním čiarového kódu výrobcu pomocou čítačky čiarových kódov. Ak tovar nie je v databáze, je potrebné vytvoriť novú kartu.

• Importovaním Excel súboru od dodávateľa do účtovného programu.

• Nahratím tovaru pomocou terminálu na zber údajov.

3. Vyplnenie karty tovaru

Na vytvorenie novej karty tovaru je potrebné:

• určiť jeho typ alebo kategóriu, prejsť do adresára s druhmi tovaru;

• dať názov tovaru, ktorý by mal byť v súlade s katalógom vo vašom internetovom obchode alebo zodpovedať požiadavkám zákazníkov;

• vybrať krajinu, výrobcu, obchodnú značku;

• pre určitý druh tovaru uviesť kolekciu, farbu, materiál, veľkosť, pohlavie, sezónu atď.;

• pridať popis, katalógové číslo a fotografiu tovaru. 

Počet charakteristík závisí od nastavení druhu tovaru. Napríklad pre obuv je «Materiál» dôležitá charakteristika, pre potraviny však nie.

4. Stanovenie cien a tlač etikiet

Po pridaní tovaru do príjmovej faktúry môžete nastaviť nákupnú, maloobchodnú cenu a prirážku. 

Po zadaní všetkých potrebných údajov o tovare program automaticky vygeneruje jedinečný čiarový kód a vytvorí etikety, ktoré je možné ihneď vytlačiť a prilepiť na produkty.

Ako zjednodušiť proces riadenia skladu?

Prijímanie tovarov na sklad nie je také náročné, ako sa zdá na prvý pohľad. Postup sa mení v závislosti od veľkosti podniku, typu a množstva tovarov, ako aj od individuálnych potrieb spoločnosti.

Skenovanie čiarových kódov a sledovanie zásob v účtovnom programe Torgsoft môže výrazne zjednodušiť proces prijímania tovarov a znížiť množstvo ručnej práce.

Na začiatku automatizácie je potrebné zakúpiť základné obchodné vybavenie — skener čiarových kódov a tlačiareň etikiet.

Na čo slúži skener čiarových kódov?

Pomocou skenera predajca naskenuje čiarový kód na etikete tovaru, okamžite ho nájde v účtovnom systéme a pridá do realizácie. Nie je potrebné zapisovať fakt predaja do zošita alebo vyhľadávať tovar v databáze ručne.

Skener pomáha pri riadení toku tovaru:

• Zvýšenie presnosti. Skener znižuje chyby pri počítaní tovaru, eliminuje potrebu ručného zadávania údajov a zlepšuje presnosť účtovníctva. 

• Riadenie zásob. Skenovanie čiarových kódov pomáha majiteľom obchodov kontrolovať tovarový obrat: pri prijímaní, predajoch, vráteniach, inventarizácii. 

• Odpis tovarov. Skenery umožňujú presne odpísať staré alebo poškodené tovary v účtovnom systéme, čo pomáha predchádzať podvodom a nepredvídaným stratám.

• Preceňovanie tovarov. Skenery sa používajú na rýchle preceňovanie tovaru: naskenovali tovar → aktualizovali cenu v účtovnom systéme → vytlačili nový cenový štítok → označili tovar

• Účtovanie zákazníkov. Skener sa používa na čítanie čiarových kódov na vernostných kartách zákazníkov, darčekových certifikátoch a automaticky uplatňuje zľavy počas predaja.

• Obsluha zákazníkov. Skener zrýchľuje spracovanie nákupu pri pokladni. To vedie k zníženiu fronty.

Na čo slúži tlačiareň etikiet? 

Tlačiarne etikiet tlačia na lepiacich etiketách informácie o tovare a čiarové kódy pre ich označenie, balenie, skladovú evidenciu a skladovanie. Zabezpečujú:

• Presnosť informácií. Pomocou účtovného programu Torgsoft tlačiareň tlačí všetky potrebné informácie o produkte, jeho charakteristiky, cenu, čiarový kód, dátum výroby, trvanlivosť, logo značky a ďalšie údaje potrebné na identifikáciu tovaru.

• Tvorba profesionálnych etikiet. Tlačiareň umožňuje rýchlo vytvárať kvalitné, čitateľné etikety. Čím je detailnejšia informácia o tovare, tým atraktívnejší sa tento tovar stáva pre zákazníka.

• Efektívnosť riadenia zásob. Etikety s čiarovými kódmi zjednodušujú sledovanie tovaru, automatizujú analýzu predajov a vyhľadávanie tovaru na skladoch.

• Rýchlosť prijímania a preceňovania. Tlačiarne etikiet rýchlo tlačia veľké množstvo etikiet, čo šetrí čas pri preceňovaní a prijímaní tovaru, najmä keď tovar nemá čiarový kód od výrobcu.

Aké pokladničné vybavenie je potrebné na účtovníctvo tovaru?

V Torgsoft si môžete kúpiť obchodné zariadenie pre akýkoľvek typ, rozsah podnikania a podmienky použitia. 

V ponuke je profesionálna technika pre obchody a supermarkety, skladové priestory: univerzálne tlačiarne a tlačiarne etikiet, terminály na zber údajov, čítačky čiarových kódov, pokladničné zásuvky, obchodné váhy, elektronické váhy a registračné pokladnice. 

Podľa údajov Google Market Finder:

• 40% zákazníkov si vyberá konkurenta spoločnosti, ak je známy vynikajúcim servisom, 

• 63% spoločností plánuje zvýšiť výdavky na oddelenie služieb zákazníkom, 70% dojmov z nákupu tvorí postoj k zákazníkovi, 

• 86% zákazníkov je ochotných zaplatiť až o 25% viac za lepší servis.

Okrem toho, automatizácia podnikových procesov zvyšuje tok zákazníkov, znižuje náklady podnikania a eliminuje chyby v účtovníctve a predaji. 

Na začiatok základného účtovníctva v obchode stačí zakúpiť základný set:

1. čítačku čiarových kódov, 

2. tlačiareň etikiet,

3. tlačiareň účteniek, 

4. účtovný program Torgsoft. 

Špecialisti Torgsoft kontrolujú zostavu a funkčnosť vybavenia pred odoslaním zákazníkovi; poskytujú bezplatný servis zariadení počas záručnej doby — 12 mesiacov. Okrem toho môžu odborníci nastaviť vybavenie, zakúpené v spoločnosti, na prácu s programom Torgsoft. 

Účtovníctvo predajov v obchode

Po prijatí zásielky tovaru začína najdôležitejšia etapa účtovníctva — predaje. Aby bola každá transakcia zaznamenaná a majiteľ neprišiel o svoje peniaze kvôli chybám alebo podvodom personálu, je potrebný spoľahlivý kontrolný systém. 

Účtovníctvo predajov v účtovnom programe umožňuje:

• predávať tovar na pokladni a v internetovom obchode,

• vytvárať faktúry a vydávať výdajové doklady, 

• importovať platby z bankových výpisov, 

• viesť účtovníctvo v niekoľkých menách, 

• prijímať platbu za tovar v hotovosti, bezhotovostne a kombinovane,

• kontrolovať zostatky peňazí na pokladniach,

• prijímať platby zákazníkov z internetového obchodu alebo trhoviska,

• rezervovať tovar,

• prijať zálohu na účet atď. 

Vďaka softvérovému účtovníctvu môžete tiež vykonávať vrátenie tovaru na základe účtenky alebo manuálneho vyhľadávania podľa predchádzajúcich transakcií.