Čo je to prepočet v obchode a ako ho vykonať v Torgsoft?

Prepočet — je mimoriadna inventarizácia tovaru, ktorú vykonávajú na spresnenie skutočných zostatkov na sklade alebo v predajnej sále. Na rozdiel od úplnej inventarizácie, ktorá zahŕňa celý sortiment, prepočet sa môže týkať:

• len určitej skupiny tovarov;

• konkrétnej dodávky;

• tovaru v určitom mieste skladovania.

V Torgsofte sa to realizuje vytvorením inventarizačného listu s výberom potrebných tovarov a zadaním skutočného množstva. Pozrime sa podrobnejšie, ako vykonať inventarizáciu v obchode pomocou účtovného programu Torgsoft?

Na čo je potrebný prepočet?

Prepočet sa vykonáva, aby sa:

• zistili a odstránili chyby v účtovníctve (nesprávny odpis, dvojitý príjem, chyby pri predaji);

• skontroloval nedostatok alebo zámennosť po podozrivých situáciách (napríklad výmena personálu, porucha zariadenia);

• aktualizovali údaje o zostatkoch pre správnu spoluprácu s dodávateľmi a klientmi;

• pripravilo sa na kontrolu alebo výpredaj.

V podstate prepočet — je nástroj rýchlej kontroly a úpravy účtovníctva, ktorý pomáha predchádzať finančným stratám.

Ako často vykonávať prepočet v obchode?

Frekvencia závisí od formátu podnikania, sortimentu a rizík:

• Mesačne — v obchodoch s vysokým obratom tovaru a značným rizikom nedostatku (oblečenie, obuv, technika);

• Raz za štvrťrok — pri strednom obrate a stabilnom personále;

• Raz za pol roka alebo rok — pri veľkorozmernom alebo málo pohyblivom tovare;

• Mimoriadne — po veľkej dodávke, akciách, výmene zodpovedných osôb, podozrení na zámennosť alebo nedostatok.

Vo viacerých obchodoch sa kombinuje prístup:

• Úplná inventarizácia — raz ročne;

• Pravidelné prepočty — mesačne alebo štvrťročne podľa skupín tovarov.

Ako vykonať inventarizáciu v programe Torgsoft?

1. Výber spôsobu inventarizácie

V Torgsoft sú tri hlavné možnosti:

1. Pomocou počítača — počítanie sa vykonáva skenerom alebo ručne. Výsledky sa okamžite zapisujú do inventarizačného listu v programe Torgsoft;

2. Ručne — najprv sa tlačí list, počítanie sa vykonáva na papieri, potom sa údaje prenesú do programu;

3. Pomocou terminálu na zber dát — skenovanie tovaru sa vykonáva mimo počítača, v predajni, s následným nahraním do inventarizačného listu v účtovnom programe Torgsoft.

Inventarizácia podľa sériových čísel — doplnkový spôsob prepočtu, ktorý sa vykonáva pri evidencii záručného tovaru podľa sériových čísel v obchodoch s technikou, elektronikou a pod.

2. Vytvorenie inventarizačného listu

Ďalším krokom je vytvorenie inventarizačného dokumentu, v ktorom sa zaznamenajú tovary alebo skupiny tovarov, ktoré boli skontrolované. 

Postup vytvorenia listu prepočtu:

1. V programe prejdite do režimu Sklad → Stav skladu;

2. Vyberte požadovanú skupinu tovaru cez Číselník (napr. podľa druhu, výrobcu, dodávateľa);

3. Označte tovary a kliknite na Pridať tovar do inventarizačného listu;

4. Uložte dokument — zobrazí sa zoznam tovarov na kontrolu.

3. Vykonanie inventarizácie

Variant A: pomocou počítača

• Otvorte Dokument → Inventarizačný list;

• Vyberte požadovaný list;

• Skenujte alebo zadajte čiarové kódy tovarov.
  ▸ Ctrl+1 — automatické zvýšenie množstva o 1.
  ▸ Ctrl+Q — dotaz na množstvo po skenovaní.

Variant B: ručne

• Vytlačte list na ručné účtovanie;

• Spočítajte tovar v predajni, vyplňte množstvo do papierovej formy;

• Po návrate do programu otvorte list a zadajte údaje.

Variant C: cez terminál na zber dát

• Descărcați marfa din listă în terminal (meniul Lucru cu terminalul de colectare a datelor → Descărcați baza de produse).

• La fața locului scanați codurile de bare.

• După finalizare — încărcați rezultatele în programă (faceți clic pe fila “Obțineți informații din terminal”), cantitatea se va completa automat.

4. Analiza rezultatelor

După efectuarea inventarierii puteți tipări rapoarte care vor arăta:

• Lipsa de marfă — unde probabil apar pierderi: furturi, erori ale vânzătorilor sau defecțiuni în evidență.

• Excedent de marfă — indică o încurcătură, dublarea recepției sau o înregistrare incorectă a ieșirilor.

• Rezultatele reevaluării separat cu luarea în considerare a încurcăturilor

• Rezultatele reevaluării separat pe tipuri de marfă.

Acest lucru ajută la înțelegerea mărfurilor care “dispar” mai des și a celor care rămân în exces și, în consecință:

• optimizarea comenzilor către furnizori;

• planificarea reducerilor sau promoțiilor.

Diferența dintre datele din programă și realitatea din depozit — este un indicator al disciplinei personalului și fiabilității proceselor de evidență.

Dacă erorile sunt sistematice — trebuie corectate procesele de recepție, vânzare și ieșire. Analiza regulată permite să se vadă dacă problemele de inventariere coincid cu schimbările de personal sau cu programele de lucru.

Dacă rezultatele mai multor inventarieri se compară în dinamică, proprietarul vede:

• dacă pierderile se reduc în timp;

• care măsuri (supraveghere video, schimbări în procese) dau rezultate;

• care produse merită înlocuite sau scoase din sortiment.

5. Finalizare

• Asigurați-vă că toate produsele au fost numărate (în programă va apărea statusul “Numărarea finalizată”).

• Faceți clic pe “Închideți lista” — Torgsoft va crea automat documente pentru corectarea stocului conform rezultatelor.

În Torgsoft, după închiderea listei de inventariere, programul creează automat documente pentru scoaterea lipsurilor și recepția excedentelor, eliminând factorul uman și menținând evidența curată.

Întrebări frecvente

Ce este reevaluarea și cu ce diferă de inventarierea completă?

Reevaluarea — este o verificare neplanificată a stocurilor unor produse, în timp ce inventarierea completă acoperă întregul sortiment al magazinului.

Când trebuie efectuată reevaluarea în magazin?

Se efectuează după suspiciuni de lipsă sau încurcătură, livrări mari, promoții, schimbarea personalului sau conform unui program regulat.

Cum se efectuează inventarierea în Torgsoft pas cu pas?

În programă se formează lista de inventariere, se scanează sau se numără produsele, se introduc datele și se analizează rezultatele.

Ce echipament comercial să alegeți pentru inventarierea în Torgsoft?

Dacă aveți un magazin mic, este suficient un scanner obișnuit. Un dispozitiv universal — scannerul wireless. În magazinul online Torgsoft este popular scannerul radio Netum NT-C6. Reevaluarea se poate face și cu ajutorul Aplicației mobile Torgsoft.