9 chýb, ktorým sa treba vyhnúť pri práci s účtovným softvérom

Správna práca s účtovným programom je kľúčom k efektívnemu vedeniu podnikania. Podnikatelia však často robia chyby, ktoré môžu výrazne skomplikovať pracovné procesy a namiesto zisku viesť k finančným stratám. 

Analyzovali sme skúsenosti podnikateľov - klientov Torgsoftu a identifikovali sme 9 bežných príkladov nesprávneho používania účtovného programu:

1. Nedostatok úplnej inventarizácie

Mnoho klientov namiesto vykonania úplnej inventarizácie v obchode len upravuje množstvo tovaru prostredníctvom režimu „Stav skladu“, teda robí zmeny v príjme. To môže vytvoriť nesúlad v množstve tovaru a znížiť presnosť účtovania. Takisto to vedie k nahromadeniu chýb v príjme. 

Úplná inventarizácia umožňuje získať presný obraz o zostatkoch tovarov a vyhnúť sa nedorozumeniam. Pravidelné prepočítavanie tovaru v obchode umožňuje overiť skutočné množstvo tovaru v obchode alebo v sklade, porovnať ich s údajmi v programe Torgsoft, zistiť nedostatky, nesprávne zaradené alebo nadbytočné tovary a overiť zhodu cien tovaru. 

Aby inventarizácia neblokovala prácu obchodu, Torgsoft odporúča vykonávať ju po skupinách tovarov. Pred začiatkom inventarizácie je vhodné vytvoriť „Inventarizačný zoznam“ a vybrať filter tovarov, ktoré sa zúčastňujú na tomto procese. 

2. Používanie stavu skladu namiesto realizácie

Niektorí podnikatelia, namiesto predaja tovaru cez „Realizáciu“, len pozerajú ceny v katalógu tovarov v režime „Stav skladu“ a realizujú predaj zapisovaním na papier alebo do zošita. Takýto spôsob neumožňuje sledovať skutočný pohyb tovaru a vedie k zmätku a strate aktuálnych informácií o zostatkoch tovarov.

3. Zmena cien v príjme po čiastočnom predaji zásielky

Úprava cien v príjme po predaji časti zásielky tovaru vedie k nesprávnemu výpočtu nákladov, nesúladom vo finančných správach, údajoch o hodnote zostatkov, zmene hrubého zisku, čistého zisku a ďalších ukazovateľov rentability. Ak potrebujete viesť účtovníctvo zásob, správa bude nesprávna.

4. Predaj drobných tovarov „do mínusu“

Podnikatelia často podceňujú význam drobných tovarov a nezadávajú ich do účtovného programu. Avšak tieto tovary často tvoria hlavné zdroje predaja a počas sezónnych výkyvov tvoria významné percento denného hrubého príjmu. 

Predaj tovaru „do mínusu“ skresľuje údaje o skutočnom zisku a stave skladu, čo vedie k nesprávnym výpočtom. Výsledkom je, že suma zisku bude nadhodnotená, čo skresľuje skutočný obraz a spôsobuje problémy s plánovaním nákupov. Na zistenie, či je tovar na sklade, bude potrebné ho ručne prepočítať.

5. Úprava dokumentov „so spätnou platnosťou“

Úprava skladových a finančných dokumentov so spätnou platnosťou skresľuje skutočný stav vecí a porušuje hlavné pravidlo manažérskeho účtovníctva: údaje v programe musia zodpovedať skutočnému stavu vecí. Tak sa vyhnete sebaklamu a nebudete sa mýliť v zmenených údajoch.

Takéto konanie môže viesť k zneužívaniu, pretože vaši partneri alebo manažéri môžu začať robiť to isté, čo v podstate znehodnotí celé účtovníctvo. Nesprávne údaje spôsobujú chyby v účtovníctve a nesprávne manažérske rozhodnutia, pretože sa skresľujú informácie o skladových zásobách a finančných operáciách. 

Úprava skladových dokumentov so spätnou platnosťou vedie k nesprávnemu účtovaniu zásob a správ, čo môže viesť k pokutám.

Úprava so spätnou platnosťou zvyšuje riziko reputačných strát. Ak sa zamestnanci alebo partneri dozvedia, že údaje v účtovnom programe sú upravované, podkopá to dôveru v účtovný systém a v tých, ktorí ho vedú.

6. Nesprávne vrátenie tovarov

V programe Torgsoft nie je možné vykonať výmenu tovaru (barter). Všetky tovary musia prejsť cez procedúru predaja a vrátenia, aby sa zabezpečila presnosť účtovania. Keď sa tovar predáva, jeho množstvo na sklade sa znižuje, a pri vrátení sa zvyšuje. To ovplyvňuje náklady, pretože každá operácia mení celkovú hodnotu zásob.

Ak sa výmena tovaru uskutoční bez registrácie vrátenia v účtovnom programe, vedie to k nepresnému účtovaniu. Napríklad, tovar, ktorý bol vymenený za lacnejší, môže spôsobiť straty pre obchod, pretože predaj nebude správne zaznamenaný vo finančných správach. Okrem toho to vedie k nesprávnemu zaradeniu tovarov, čo spôsobuje zmätok na sklade. Výsledkom môžu byť situácie, keď sa na sklade zaznamenáva prítomnosť tovaru, ktorý v skutočnosti nie je, alebo naopak – tovar nebude v programe, hoci je na sklade. To môže spôsobiť oneskorenie v obsluhe zákazníkov a problémy s dodávkami, pretože sklad bude pracovať s nepresnými údajmi.

Ak sa tovar predal cez CM, musí sa aj vrátenie uskutočniť cez CM. To pomôže vyhnúť sa finančným problémom, vrátane zníženia daňového zaťaženia, najmä pre živnostníkov v 3. skupine. Nesprávne vybavenie vrátenia môže skresliť správy a viesť k pokutám.

Aby ste predišli problémom, vracajte peniaze rovnakým spôsobom, akým zákazník uskutočnil platbu. To nielenže zodpovedá zákonu, ale aj minimalizuje riziko podvodov.

7. Nes právna príprava na otvorenie internetového obchodu

• Používanie nesprávneho typu tovaru. Keď sa tovar umiestni do nesprávneho typu, napríklad generátory vedľa potravín na stránke, spôsobuje to zmätok a nepríjemnosti pre kupujúcich.

• Dlhé názvy tovarov v popise. Ak sú všetky informácie o tovare v názve, komplikuje to vytváranie modelov tovarov. Každý tovar bude potrebné upraviť, aby sa oddelil názov od popisu.

• Používanie dynamickej charakteristiky ako hlavnej. To môže viesť k nepresnostiam a nesprávnemu účtovaniu, pretože dynamické charakteristiky sa často menia a nemôžu slúžiť ako stály identifikátor tovaru.

• Nekonzistentné názvy charakteristík. Vytvorenie tej istej charakteristiky s rôznymi názvami, napríklad „zelený“, „Zelený“, „zelenýčký“, „zelené“, „zel.“, vedie k zmätku na stránke a komplikuje vyhľadávanie tovarov.

• Používanie skrátení v názvoch. Názvy ako „Tel.Xi.Červ.128“ sú ťažko pochopiteľné pre používateľov a nie sú optimalizované pre vyhľadávače. Keď vznikne potreba normálnych názvov, všetky tovary bude potrebné prepracovať alebo vytvoriť samostatné názvy.

Aby ste sa vyhli týmto problémom, je dôležité správne klasifikovať tovary, používať zrozumiteľné, konzistentné názvy a charakteristiky, ako aj vyhnúť sa nadmerným skráteniam. To zlepší používateľskú skúsenosť a zjednoduší správu tovarového sortimentu.

8. Predaj kategórií namiesto tovarov v pokladničných dokladoch

Predaj tovarov v pokladničných dokladoch cez kategórie namiesto konkrétnych názvov je porušením daňovej legislatívy. Takáto prax nie je v súlade s požiadavkami zákona Ukrajiny o CM a Nariadenia o forme a obsahu účtovných dokumentov, schváleného nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 21.01.2016 č. 13. 

Podľa týchto dokumentov musí fiskálny doklad obsahovať jasné a podrobné informácie o všetkých predaných tovaroch (službách), vrátane ich názvov, množstva, ceny a celkovej sumy nákupu. Bez týchto informácií nie je možné viesť správne účtovníctvo, čo môže viesť k pokutám a iným sankciám zo strany daňových orgánov.

Takýto prístup tiež komplikuje vedenie správneho účtovníctva. Bez podrobností o tovaroch nie je možné presne určiť náklady tovarov, analyzovať rebríček predaja určitých kategórií. Napríklad, ak neviete, koľko jednotiek určitého tovaru bolo predaných, je ťažké určiť, koľko potrebujete nakúpiť nabudúce, alebo aká je skutočná hodnota predaných tovarov.

Ľudia môžu používať túto schému z rôznych dôvodov. Často sa podnikatelia uchyľujú k tomuto spôsobu kvôli lenivosti zadávať tovary do systému účtovníctva, pretože podrobnosti o všetkých predaných tovaroch vyžadujú viac času a úsilia. Iní to môžu robiť, aby sa vyhli plateniu daní, mysliac si, že bez uvedenia detailov predaných tovarov bude jednoduchšie skryť svoje príjmy. Niektorí jednoducho nevedia o požiadavkách na tvorbu fiskálnych dokladov alebo zanedbávajú pravidlá kvôli nedbanlivosti.

Vedenie čestného a transparentného účtovníctva je dôležitou podmienkou úspešného rozvoja podnikania a dôvery zákazníkov. Namiesto používania pochybných schém je lepšie sa sústrediť na správne vedenie účtovníctva a platenie potrebných daní, čo zabezpečí stabilitu a reputáciu vášho podnikania.

9. Nesprávne nastavenie parametrov účtovníctva

Nastavenie parametrov účtovníctva bez dostatočného pochopenia ich vplyvu na systém môže viesť k nekorektným údajom a komplikáciám pri vedení účtovníctva. Napríklad, často klienti zahrnú celý názov tovaru do jeho popisu pri príjme do účtovného programu. Potom, aby vytvorili kategórie tovarov, musia všetky tovary s nesprávnym popisom prepísať.

Optimálny spôsob je požiadať dodávateľa o súbor s korektne vyplnenou databázou tovarov. Ak taký súbor nie je alebo je vytvorený nesprávne, najjednoduchšie je zadať kategórie tovarov nie v tabuľke Excel, ale v účtovnom programe Torgsoft, aby bolo v budúcnosti pohodlné pracovať už s korektnou databázou.

Nesprávne nastavenie parametrov účtovníctva v programe Torgsoft môže viesť k rôznym problémom, ktoré ovplyvňujú prácu obchodu. Preto pri príjme venujte pozornosť nastaveniam v položke menu Tovaroznalectvo - Druh tovaru. 

Hlavné chyby pri nastavovaní kategórií tovaru

Nekorektná štruktúra adresára druhov tovaru

Nedostatok jasnej hierarchie tovarov v adresári môže komplikovať vyhľadávanie a filtrovanie tovarov. Dodržujte odporúčania pre tvorbu adresára s hornými úrovňami (všeobecné druhy tovaru) a podúrovňami (konkrétne druhy tovaru). Napríklad, horná úroveň – „Oblečenie“, podúroveň – „Vrchné oblečenie“, nižšie – „Bunda“, „Kabát“.

Príliš všeobecné názvy druhov tovaru

Používanie príliš všeobecných názvov, ktoré neposkytujú jasnú predstavu o tovare. Používajte konkrétne názvy, ktoré odrážajú hlavné charakteristiky tovaru. Napríklad, namiesto „Obuv“ používajte „Športová obuv“ alebo „Pánska obuv“.

Používanie všet kých úrovní hierarchie v názve tovaru

Príliš dlhé názvy tovarov kvôli zahrnutiu všetkých úrovní hierarchie do názvu. V názve tovaru by mala byť len spodná vetva stromu. Napríklad, pre tovar „Bunda“ nezahrňujte do názvu „Oblečenie“ a „Vrchné oblečenie“.

Nesprávne nastavenia zaokrúhľovania cien

Nesprávne nastavenia zaokrúhľovania môžu viesť k nesprávnemu výpočtu cien. Vyberte vhodný spôsob zaokrúhľovania cien pre každý druh tovaru. Na Slovensku musia podnikatelia, ktorí používajú RP pre hotovostné transakcie, zaokrúhľovať celkovú sumu nákupu. Podľa pravidiel zaokrúhľovania sa sumy, ktoré končia na 1 až 4 centy, zaokrúhľujú na najbližšiu sumu, ktorá končí na 0 centov, a sumy od 5 do 9 centov sa zvyšujú na najbližšiu sumu, ktorá končí na 0 centov. Napríklad, 12,34 € sa zaokrúhli na 12,30 €, a 12,35 € na 12,40 €. Zaokrúhľovanie sa aplikuje na celkovú sumu pokladničného dokladu, nie na každú položku zvlášť.

Nedostatok nastavení marží

Nenastavené marže môžu viesť k nedostatku marže na tovaroch. Nastavte marže pre každý druh tovaru alebo používajte skupiny marží pre automatické použitie.

Ignorovanie ďalších charakteristík tovarov

Aktivujte potrebné charakteristiky pre každý druh tovaru, aby ste mali podrobné informácie o tovare v karte tovaru, ako je výrobca, artikul, sezóna, farba, materiál atď. 

Nedostatok kontroly sériových čísel

Aktivujte funkciu účtovania sériových čísel pre záručné tovary. Predaj takýchto tovarov tiež vyžaduje vedenie účtovníctva zásob.

Nesprávne nastavenie zliav

Nesprávne nastavenie maximálnych zliav môže viesť k finančným stratám. Nastavte maximálne zľavy pre každý druh tovaru, aby ste predišli predaju tovaru pod nákladovú cenu.

Nedostatok nastavení pre fiskálne účtovníctvo a DPH

Skontrolujte a nastavte parametre fiskálneho účtovníctva a účtovníctva DPH pre každý druh tovaru podľa vášho daňového systému. 

Vyhýbaním sa týmto chybám môžete zabezpečiť presnosť a efektívnosť práce s účtovným programom, čo bude mať pozitívny vplyv na celý podnikateľský proces.