RP pre FOP 2024: kto to potrebuje, ako si vybrať, nuansy použitia

Viac ako rok je povinné používanie registračnej pokladnice pre živnostníkov (RP), v súlade so zákonom o registračných pokladniciach. Niektorí podnikatelia považujú RP za štandardný a nevyhnutný nástroj na vedenie účtovníctva a výkazníctva. Mnoho iných však vníma RP ako ďalší kontrolný mechanizmus daňových úradov.

Čo je to RP?

RP – je zariadenie alebo softvér, ktorý registruje a posiela informácie o predaji a vrátení tovaru daňovému úradu.

Druhy RP:

• Pokladnica – tlačí papierové fiskálne bločky. Všetky operácie súvisiace s odosielaním bločkov daňovému úradu musia byť vykonané manuálne. Pokladnica pracuje nezávisle od účtovného systému.
• Fiskálny registračný systém – tlačiareň, ktorá tlačí papierové fiskálne bločky a môže byť pripojená k účtovnému systému. Posiela informácie o predaji daňovému úradu pomocou zabudovaného modemu.
• Softvérová RP plne automatizuje proces predaja: generuje elektronické fiskálne bločky, odosiela ich daňovému úradu, uchováva všetky informácie o predaji, vytvára výkazy a vedie štatistiky pre analytiku, automaticky vyplňuje žiadosti do daňového úradu pri registrácii pokladníkov a podobne.

Podľa zákona č. 265, od 1. januára 2022 sú podnikatelia povinní používať RP.

RP a zákon

Kto môže pracovať bez RP?

Živnostníci prvej skupiny a podnikatelia, ktorí používajú výlučne bezhotovostné platby a nepredávajú spotrebné tovary, tovary so zárukou.
Pozor, týka sa to výhradne platieb z bankového účtu na bankový účet. Vo všetkých ostatných prípadoch, napríklad pri platbe na kartu v internetovom obchode, je potrebné používať RP.
Tiež nie je nutné inštalovať RP v obecných obchodoch, s výnimkou predaja alkoholických nápojov.
Ak nie ste živnostníkom prvej skupiny, ale nechcete používať RP – prejdite na výlučne bezhotovostné platby.

Budú pokuty za nepoužívanie RP?

Podľa predbežných informácií, od 1. augusta sa obnovia kontroly v oblastiach, kde sa nevedú bojové akcie. Za nepoužívanie RP sú predpísané pokuty.
13. júna na svojom telegramovom kanáli Danil Hetmancev upokojil podnikateľov a oznámil, že za nepoužívanie RP počas vojny až do 1. augusta nebudú pokutovaní. To sa netýka porušení pri predaji spotrebných produktov.

Najčastejšie dôvody porušenia práce s RP

• Nedbanlivosť predajcov, – zabudol tovar zaregistrovať cez RP, nevydal fiskálny bloček, neposlal bloček daňovému úradu.
• Nebol prúd alebo internet, ale obchod pokračoval v predaji tovaru bez vydania fiskálnych bločkov.
• Podnikateľ presne nevedel, ktoré operácie treba vykonávať cez RP a nevšimol si danú operáciu, ale daňovníci si to všimli.

Väčšina takýchto operácií môže zostať bez povšimnutia, ale daňový úrad má chatbot pre podania kupujúcich o nevydaní fiskálneho bločku, a kupujúci ho aktívne používajú.

Bude panika?

Panika už existuje. Väčšina podnikateľov sa snaží stihnúť nainštalovať RP do 1. augusta.

Ak ignorujeme zákon?

Zákon by nemal byť hlavnou hnacou silou pri inštalácii RP, ale výhodou pre podnikateľa. Pri správnom použití je RP pomocníkom podnikateľa, pretože automatizácia je logickým krokom vo vývoji podnikania:

• RP funguje spolu s účtovným programom: vydáva fiskálne bločky, sám ich posiela daňovému úradu a tým výrazne uľahčuje prácu podnikateľa.
• P-RP plne automatizuje proces predaja: program uchováva všetky informácie o predajoch, vedie evidenciu tovaru, zákaznícku databázu, vytvára výkazy a pod.
• Ak často vypadáva prúd alebo internet, môžete nainštalovať program, ktorý uchováva informácie o predajoch a vydáva fiskálne bločky aj offline, a synchronizuje údaje so serverom po obnovení internetového pripojenia.

Teda, existujú rôzne možnosti RP a je dôležité vybrať si tú, ktorá najlepšie vyhovuje vášmu podnikaniu.

Čo je lepšie: softvérová alebo klasická RP? Porovnanie RP a pRP

Rozdiel medzi klasickou a softvérovou RP je významný. Ak ich prirovnáme k pošte, softvérová RP je ako elektronická pošta, zatiaľ čo klasická RP je poštová schránka s papierovými listami. Vždy budú existovať romantici posielania papierových obálok, no je pohodlnejšie, rýchlejšie a spoľahlivejšie používať e-mail.
Podobne je to aj s RP: klasická RP registruje predaje, vydáva bločky, ale softvérová RP rieši omnoho viac otázok podnikateľa: zaznamenáva predaje, vedie účtovníctvo, vytvára a odosiela výkazy, poskytuje štatistiky na analytiku. Okrem toho, inštalácia softvérovej RP znamená presun veľkej časti podnikateľských činností online: výkazy, žiadosti na daňový úrad, správa RP, zasielanie elektronických bločkov zákazníkom.

Čo je potrebné na používanie RP?

Rozdiel medzi klasickou a softvérovou RP je zrejmý už v procese inštalácie:
Klasický fiskálny registračný systém:

1. je potrebné kúpiť pokladnicu,
2. ísť s dokumentmi o jej nákupe do servisného strediska a uzatvoriť zmluvu na údržbu RP,
3. ísť na daňový úrad s týmito dokumentmi a podať žiadosť o registráciu RP, daňový úrad musí žiadosť schváliť,
4. keď bude žiadosť schválená, je potrebné znovu navštíviť servisné stredisko pre nastavenie registračného systému.

Proces trvá 3-5 dní.
Softvérová RP:

1. je potrebné vytvoriť elektronický podpis,
2. zaplaťte za pRP,
3. vyplňte online žiadosť o používanie RP a odošlite ju na daňový úrad, registrovať pRP môžete cez Torgsoft,
4. daňový úrad vygeneruje fiskálne číslo vášho RP a toto číslo je potrebné zadať do vášho účtovného programu. Zvyčajne to trvá jeden deň.

Všetky úkony sa vykonávajú online, netreba nikam chodiť.
Proces trvá 1 deň.

Softvérové RP vám môžu pomôcť nastaviť aj technickí špecialisti.

Oprava a údržba RP

Klasické RP sa opravuje v servisnom stredisku, vrátane prípadných chýb. Za údržbu je potrebné mesačne platiť spoločnosti, s ktorou máte uzatvorenú zmluvu na údržbu.
pRP je softvér, nepotrebuje opravy. Chyby v práci sú opravené na diaľku. Program zobrazí informačné okno s vysvetlením, čo sa stalo a ako to opraviť, takže niektoré chyby môžete opraviť sami. Technickú podporu môžete kontaktovať prostredníctvom Viberu, Telegramu alebo telefonicky.
To znamená, že pri interných systémových chybách klasického fiskálneho registračného systému je potrebné odniesť alebo poslať pokladnicu do servisného strediska. Pri používaní pRP stačí kontaktovať technickú podporu vývojárskej spoločnosti.

Otvorenie zmeny

S klasickým RP musíte zmenu otvoriť manuálne.
S pRP – program otvára zmenu automaticky pri prvom predaji.

Práca s RP bez elektriny a internetu

Klasické RP nevytvára fiskálne bločky bez internetu. Bez elektriny a internetu je potrebné prejsť na KORO, alebo zastaviť predaj.
Softvérové RP vytvára fiskálne bločky v offline režime a synchronizuje všetky údaje o predajoch so serverom, keď sa obnoví internetové pripojenie. Môžete pracovať bez elektriny a internetu. Tiež môžete nainštalovať program na viac zariadení súčasne a pracovať na nich postupne, kým vydrží batéria.

Vydávanie bločkov: bežné, fiskálne, elektronické bločky

Klasické RP tlačí papierové bločky, ale nevytvára elektronické.
Softvérové RP tlačí papierové a generuje elektronické bločky. Tie môžete poslať zákazníkovi cez SMS, Viber alebo e-mail namiesto papierového.

Výhody elektronického bločka:

• e-bločky sú uložené v programe a môžete ich kedykoľvek vytlačiť,
• úspora na spotrebnom materiáli: papieri, tlačiarni,
• ekologickosť: nevytlačením bločka znižujete spotrebu papiera, ktorý zákazníci vo väčšine prípadov hneď vyhadzujú do koša,
• zber údajov o zákazníkovi: na zaslanie bločka je potrebné mať telefónne číslo alebo e-mail zákazníka. Takto vytvoríte aktuálnu zákaznícku databázu, na ktorú môžete posielať správy.

Elektronické bločky aktívne používajú veľké siete obchodov. Zákazník dostane v SMS nie samotný bloček, ale odkaz naň na daňovom úrade.

Vylúčiť zákazníka z hromadného odosielania správ môžete v Torgsoft ⟶ Marketing ⟶ Zákazníci ⟶ karta zákazníka ⟶ Iné.

Cena RP

Aktualizácia klasického RP, preinštalovanie a výmena stoja peniaze. Sú tu aj mesačné poplatky za používanie. Ceny sa pohybujú od 500 do 1500 UAH.
Zákon vyžaduje výmenu klasického RP každých 7 rokov. Okrem toho sa pravidelne aktualizuje zoznam povolených RP. Ak ste si teda zakúpili registračný systém, ktorý bol zo zoznamu vyradený, budete ho musieť vymeniť bez ohľadu na to, či od jeho inštalácie uplynulo 7 rokov.
V Torgsoft licenciu na softvérovú RP kupujete jednorazovo, nie sú tu mesačné poplatky. Aktualizácie softvérovej RP od Torgsoft sú zatiaľ bezplatné.

Ako pracovať s bankovým terminálom a RP?

Okrem RP daňoví úradníci tiež vyžadujú prítomnosť bankového terminálu v obchodoch v mestách s populáciou nad 25 000 obyvateľov.
Nezáleží na tom, aký RP sa používa, Torgsoft funguje tak, že pri platbe terminálom najprv prijme platbu a potom zaregistruje predaj. To umožňuje predísť situácii, keď zákazník nemá na účte dostatok prostriedkov a predaj už bol zaregistrovaný a musí sa vrátiť.

Ak je terminál pripojený k Torgsoft

Nastavte RP alebo pRP tak, aby sa údaje o platbe z bankového terminálu prenášali do fiskálneho bločka.

Prejdite do Nastavenia ⟶ Parametre ⟶ Bloček ⟶ Fiskálny ⟶ Nastaviť/Vybrať ⟶ zaškrtnite «Prenášať údaje o platbe bankovým terminálom» ⟶ Uložiť.
Fiskálny bloček bude obsahovať potrebné údaje.

Ak bankový terminál nie je pripojený k Torgsoft

Ak nie je nastavená funkcia «Pripojenie bankového terminálu», údaje o transakcii bude potrebné manuálne zadať zakaždým.
Prejdite do Nastavenia ⟶ Parametre ⟶ Bloček ⟶ Fiskálny ⟶ Nastaviť/Vybrať ⟶ zaškrtnite «Prenášať údaje o platbe bankovým terminálom» ⟶ zaškrtnite «Pýtať parametre operácie bankového terminálu» ⟶ Uložiť.
Vezmite bloček z bankového terminálu, nájdite v ňom potrebné údaje a prepíšte ich do formulára pre zadanie parametrov o platbe kartou, aby sa tieto informácie zobrazili na fiskálnom bločku:

• Identifikátor platobného zariadenia
• Názov akceptora platby
• Platobný systém
• Kód transakcie
• Kód autorizácie

Ak na bločku nebudú všetky potrebné údaje, alebo bude nesprávne vyplnený, sú predpísané pokuty.
Manuálne vypĺňanie bločku je zdĺhavé a existuje vysoká pravdepodobnosť chýb. Preto podnikatelia pripájajú terminál k programu Torgsoft a program automaticky prenáša bloček z terminálu na fiskálny.
Niektorí predajcovia pripájajú bankový bloček k bežnému namiesto vyplnenia bločku, ale zákon vyžaduje, aby boli všetky potrebné údaje na bločku, takže to, ako to bude daňový úrad pri kontrole vnímať, závisí od kontrolóra.

Ako pracovať s pRP?

Ako predajcovia pracujú s pRP?

Každý pokladník má svoj elektronický podpis, zaregistrovaný na daňovom úrade.
Možnosť 1. Jeden z predajcov otvorí zmenu na pokladni svojim kľúčom a celý deň všetky predaje na tejto pokladni idú od tohto predajcu, kým nezavrie zmenu.
Možnosť 2. Nastavte program tak, aby sa pri každom predaji pýtal, aký podpis predajcu použiť. Potom na jednej pokladni môžu pracovať rôzni predajcovia a predaje budú závisieť od použitého podpisu.
Na formulári realizácie sa môže pre pohodlie zobraziť priezvisko predajcu:

Ako vykonávať predaj cez pRP?

• Priraďte tovaru označenie fiskálnosti v programe.

• V nastaveniach programu zapnite povinnú tlač bločkov. Nastavenie tlačiť bloček musí byť zapnuté aj v prípade, že nie je tlačiareň. To je nevyhnutné na to, aby program vytváral elektronické bločky a posielal ich na server daňového úradu. Teda, ak nemáte tlačiareň, stačí zvoliť v nastaveniach tlač do PDF.

• Priraďte zamestnanca, ktorý má elektronický kľúč k predajcovi v programe.
• Otvorte formulár realizácie a vykonávajte predaje.

Ako vykonať vrátenie fiskálneho tovaru?

• Otvorte formulár vrátenia.
• Naskenujte tovar, ktorý treba vrátiť.
• Kliknite na vrátiť peniaze.

Na formulári vrátenia peňazí zaškrtnite políčko «Tlačiť bloček vrátenia», aby vrátenie fiskálnych tovarov išlo cez daňový úrad.

Ako zaregistrovať pRP, prevádzku, pokladníkov v Torgsoft?

Registrácia RP

Aby ste zaregistrovali pRP, už nemusíte vstupovať do daňového portálu, hľadať v záložkách formulár na registráciu, ručne vyplňovať všetky polia, prechádzať z karty na kartu, hľadať elektronický podpis, heslo, odosielať žiadosť na daňový úrad manuálne a báť sa o chyby. V programe Torgsoft je proces registrácie automatizovaný, takže registrácia RP, prevádzky alebo pokladníka trvá len niekoľko minút.
Na formulári podniku a na formulári pRP zadajte kľúč podnikateľa alebo kľúč riaditeľa organizácie a heslo.

Kliknite na «Pridať», zadajte názov, typ RP, či podporuje offline režim, kliknite na «Uložiť» — vytvorí sa formulár č. 1.
Program sám vyplní tento formulár potrebnými údajmi z daňového úradu a automaticky odošle žiadosť.
Keď daňový úrad schváli žiadosť, v programe sa objaví potvrdenie o úspešnej registrácii RP. Potom stačí kliknúť na tlačidlo «Vytvoriť softvérové RP» a nový RP bude pridaný do programu Torgsoft. Môžete otvoriť zmenu a používať ho.

Ako zaregistrovať pokladníkov v programe Torgsoft?

Na registráciu pokladníka cez pRRO stačí mať jeho kľúč. Pridajte v programe nového pokladníka, vyberte kľúč pokladníka, program načíta informácie o jeho daňovom čísle, kliknite na tlačidlo «Uložiť». Program automaticky vytvorí formulár č. 5, vyplní ho a odošle na daňový úrad. Do 5 minút zvyčajne príde odpoveď od daňového úradu. Schválené žiadosti sú v programe zobrazené zelenou farbou.

Ak máte viac pokladníc a viacero predajcov, musíte vytvoriť EDS pre každého pokladníka.
Potom musíte tento podpis zaregistrovať formulárom č. 5.

Ako zistiť, či program načítal správne údaje do formulára žiadosti?

Ak budú chyby, budú uvedené v potvrdení od daňového úradu.

Najčastejšie otázky o pRP

Aké fiskálne číslo pokladnice uviesť?

• V potvrdení č. 2 od daňového úradu o prijatí balíka dokumentov je uvedené číslo pokladnice v zátvorkách, ktoré poskytol daňový úrad — to je fiskálne číslo pokladnice.

Aké číslo priradiť pRP?

• RP sa čísluje postupne: 1, 2, 3 atď.

Aký názov možno dať RP?

• Na názvy nie sú žiadne požiadavky. Nazvite ho, ako sa vám páči.

Môže byť pokladník nezaregistrovaný, ak je iba jeden?

• Nie je nutné registrovať pokladníka, pretože môže pracovať pod pečiatkou živnostníka. To nie je porušenie, ak je predajca oficiálne zamestnaný.

Čo robiť, ak ste zabudli zatvoriť zmenu?

• Zmeny môžete zatvárať a otvárať kedykoľvek a koľkokrát chcete, ale zmena nemôže trvať viac ako 24 hodín. Ak ste večer zabudli zatvoriť zmenu, zatvorte ju ráno a otvorte novú.

Aké výkazy je potrebné robiť?

• Pre pRP je povinný iba z-výkaz. Musí byť vytvorený na konci každého pracovného dňa. Ale ak ste zabudli tento výkaz urobiť, môžete ho podať do 24 hodín bez porušenia zákona. Ak nie je elektrina, z-výkaz je možné podať po obnovení internetového pripojenia a dodávky elektriny.

Chyby pRP: čo to je, aké sú ich príčiny a ako ich opraviť

Pri práci s akýmkoľvek RP môžu vzniknúť chyby. Príčiny chýb sú rôzne:

• zo strany daňového úradu — nie je spojenie so serverom,
• zo strany predajcu — otvoril zmenu na nesprávnej pokladni,
• chyby v nastavení — keď sa podnikateľ pokúša zmeniť kľúč alebo iné nastavenia na otvorenej zmene,
• v práci samotného RP, ak predaj fiskálneho tovaru neprebieha podľa logiky práce RP alebo daňový úrad vykoná zmeny v pRP v ten istý deň bez predchádzajúceho upozornenia.

Samotné informačné okno chyby nie je chybou. Preto ho netreba unáhlene zatvárať. Text chyby je pomocník programu, ktorý už analyzoval, čo sa stalo a snaží sa vám pomôcť opraviť situáciu.

Príklady chýb a ich oprava

• Chýbajú kryptografické knižnice na počítači.

V nápovede Torgsoft je priame prepojenie na stiahnutie kryptografických knižníc:

Stiahnite si ich a nainštalujte na počítač.

• Pokladník sa snaží vystaviť bloček a program oznamuje nesprávne číslo dokumentu.

To sa stáva, keď sa fiskálne bločky tlačia na rôznych zariadeniach a číslovanie fiskálnych bločkov nezodpovedá počtu vytlačených na tejto databáze. Kliknite na «Áno», aby ste aktualizovali údaje o číslovaní v systéme tlačiarne.

• pRP nenájde platný elektronický kľúč podnikateľa. Táto chyba sa vyskytuje, keď používateľ zadal v softvérovom RP cestu k kľúču a potom presunul priečinok s kľúčom na iné miesto. V tomto prípade musíte v programe znova zadať cestu k kľúču a uistiť sa, že jeho platnosť nevypršala.
• Keď na počítači, kde je nainštalovaný účtovný program, došlo k nesprávnemu nastaveniu dátumu. Pri odosielaní bločkov daňovému úradu sa objaví chyba z dôvodu rozdielu v čase servera vo fiskálnych bločkoch a servera daňového úradu. V systéme Windows nastavte synchronizáciu času s internetom a chyba sa neobjaví.
• Pri registrácii RP došlo k chybe a teraz sa ho snažia zaregistrovať znova na otvorenej zmene. Na otvorenej zmene nie je možné meniť údaje v RP. Zavrite zmenu, potom znova zaregistrujte údaje o RP. Po schválení žiadosti daňovým úradom môžete aktualizovať údaje v Torgsoft.
• Ak ste pri registrácii RP zabudli uviesť, že funguje offline, pri výpadku internetu sa zobrazí správa, že tento program nie je naplánovaný na online prevádzku. — V tomto prípade vyberte vo formulári č. 1 už predtým zaregistrované pRP, kliknite na upraviť, označte, že podporuje offline režim. Program vytvorí formulár, odošle ho na daňový úrad. Daňový úrad pošle potvrdenie o schválení zmien, potom môžete predávať fiskálne tovary bez internetu.

Ak už bol pRP pridaný do Torgsoft a bol používaný, je potrebné znova vstúpiť do nastavení pRP a znova ho vybrať cez prevádzky, aby sa aktualizovali zmeny. Program nie je potrebné reštartovať.
Ak však váš RP podporuje offline režim a je zaregistrovaný na daňovom úrade ako fungujúci offline, obráťte sa na technickú podporu.

Čo by ste nemali robiť, aby ste si nepoškodili?

• Neopravujte chybu sami, ak si nie ste istí, ako to správne urobiť.
• Neodstraňujte súbory z programu, pretože nie je zaručené, že ich bude možné obnoviť, keď ich budete potrebovať.
• Neodstraňujte ručne bločky z offline relácie, túto akciu nebude možné zrušiť.

Väčšine chýb v práci RP sa dá predísť, ak budete aktualizovať na poslednú verziu programu Torgsoft.

Záver

• RP spolu s účtovným programom pomáha podnikateľovi pri podnikaní: vydáva a automaticky odosiela bločky daňovému úradu.
• Aby RP výrazne uľahčilo prácu, je lepšie okamžite nainštalovať softvérovú RP. pRP automatizuje procesy predaja, poskytuje pohodlnú správu pokladníc, zobrazuje prehľadnú analytiku, umožňuje predávať tovar bez internetu, uľahčuje zber údajov o zákazníkoch. Program uchováva všetky informácie o predajoch a vedie evidenciu v jednom alebo viacerých obchodoch súčasne. S pRP väčšina úloh prechádza online: žiadosti, registrácia, oprava chýb, vytváranie a uchovávanie bločkov, výkazníctvo.
• Bankový terminál a pRP je potrebné používať spoločne pri pripojenej a nastavenej funkcii «Pripojenie bankového terminálu».
• RP možno zaregistrovať priamo v programe Torgsoft.