Ako kontrolovať tovar, ktorému uplynula lehota spotreby?

Ak sa vo vašom obchode pravidelne odpísujú expirované produkty, znamená to, že máte straty. Kontrola dátumov spotreby produktov je potrebná v každom obchode, ale je obzvlášť dôležitá v potravinovom obchode, kde sú v sortimente takmer vždy rýchlo kazivé produkty. 

Poďme sa pozrieť, čo je dátum spotreby produktu, ako určiť dátum spotreby a ako viesť evidenciu produktov s obmedzenou dobou použitia?

Čo je dátum spotreby?

Dátum spotreby produktu je obdobie, počas ktorého si produkt uchováva svoje spotrebiteľské vlastnosti a je vhodný na použitie podľa svojho určenia. Po uplynutí dátumu spotreby môže produkt ohroziť zdravie alebo stratiť svoje vlastnosti. 

Ako dekódovať dátum spotreby? Dátum spotreby je zvyčajne uvedený na obale produktu a môže byť vyjadrený rôznymi spôsobmi, ako konkrétny dátum (napríklad "do 01.01.2025") alebo obdobie od dátumu výroby (napríklad zostávajúca doba použiteľnosti liekov môže byť 24 mesiacov od dátumu výroby).

Prečo je dôležité sledovať dátum spotreby produktov?

Produkt s dátumom spotreby vyžaduje osobitnú pozornosť predajcu. Takýto produkt nesmie byť stratený v sklade, nesmie sa na neho "zabudnúť". Je potrebné správne vykonávať dodávky zo skladu: nemôžete si len tak vziať ten, ktorý je najľahšie dostupný na polici. Musíte zohľadniť aj šaržu a dátum spotreby produktu. 

Expirovaný produkt môže spôsobiť neodvratné škody obchodu. Nemožno ho predávať ani za zníženú cenu, musí byť úplne zničený. To vedie k stratám spoločnosti, zbytočným výdavkom na nákup tovaru a k pokutám. Navyše, môže to viesť k strate zákazníkov, pretože expirovaný tovar na policiach odrádza kupujúcich. 

Ak zákazník zistí na vitríne tovar s uplynutým dátumom spotreby, má právo podať sťažnosť na Štátnu inšpekciu pre ochranu spotrebiteľov. Do obchodu môžu prísť na kontrolu, zaznamenať porušenia a uložiť pokutu. Ak sa zákazník otrávi expirovanými produktmi, vlastník obchodu čelí trestnej zodpovednosti.

Prečo je potrebné sledovať dátumy spotreby v sklade a v obchode

Aby sa predišlo stratám a poškodeniu reputácie obchodu, je potrebné neustále vedieť, aké produkty s akým dátumom výroby/spotreby sú skladované v sklade. 

Expirované produkty v obchode vznikajú v dôsledku neoptimalizovaných nákupov alebo predajov. Napríklad, ak objednávate od dodávateľa viac produktov, než môžete predať. Dôvodmi môžu byť aj nepresnosti v účtovníctve alebo chyby zamestnancov — tí dávajú na police novšie produkty z nových šarží, zatiaľ čo nevypredané zásoby z predchádzajúcich dodávok stále zaberajú miesto v sklade.

Mnohé obchody sa neúspešne snažia riešiť problém expirácie a nemôžu nastaviť efektívny systém kontroly produktov s dátumom spotreby. Systém kontroly sa sústredí na dva obchodné procesy.

Prijatie tovaru do skladu

Dôkladné prijímanie tovaru je dôležité ako pre veľký, tak aj pre malý obchod. Malo by byť vykonávané nielen kvantitatívne, ale aj kvalitatívne. Zamestnanec, ktorý prijíma tovar, nesmie dovoliť prijatie a umiestnenie do obchodného priestoru expirovaného tovaru alebo tovaru s blížiacim sa dátumom spotreby. 

Je dôležité správne umiestniť prijatý tovar v sklade s ohľadom na dátumy spotreby. Použite princíp "prvý dovnútra, prvý von", čo znamená, že produkty s najbližším dátumom spotreby by mali byť umiestnené na viditeľnom mieste a odoslané ako prvé. 

Exponovanie produktov v obchodnom priestore

Predajca, ktorý pracuje na exponovaní produktov, by mal vykonať nasledujúce úkony:

• Rotácia tovaru na policiach. Nová šarža produktov by mala byť umiestnená za tými, ktoré sú už na policiach. Pretože zákazníci poznajú toto pravidlo a hľadajú čerstvejšie produkty v zadných radoch, predajca by mal pravidelne meniť pozície produktov, v poradí podľa klesajúcich dátumov spotreby.

• Kontrola dátumov spotreby pred exponovaním. Pred umiestnením nových produktov na police je potrebné skontrolovať dátumy spotreby zostávajúcich produktov. 

• Odstránenie produktov pred uplynutím dátumu spotreby. Na konci pracovného dňa je potrebné vykonať kontrolu tovaru a odstrániť z políc všetky produkty, ktorým zajtra vyprší dátum spotreby. Toto pravidlo sa týka najmä potravín.

• Udržiavanie vhodných podmienok skladovania. Pre skupiny produktov, ktorých dátum spotreby sa líši v závislosti od podmienok skladovania, je potrebné zabezpečiť rovnaké podmienky skladovania počas celej doby spotreby. Napríklad, maslo má niekoľko režimov skladovania a tým pádom aj dátumov spotreby. 

Ako viesť evidenciu produktov s dátumom spotreby 

Okrem toho môžu účtovné programy významne zjednodušiť proces prijímania tovaru a kontrolu jeho následného pohybu cez predajné miesta až ku konečnému spotrebiteľovi . 

Výhody používania softvéru pre maloobchod

Existuje niekoľko dôvodov, prečo zaviesť softvér pre evidenciu produktov v obchode:

• Optimalizácia nákladov na nákupy. Softvér pre evidenciu zobrazuje zásoby produktov na sklade. Na základe analýzy a štatistík predaja je jasné, kedy je potrebné doobjednať produkty a kedy čakať.

• Zvýšenie lojality zákazníkov. Zákazníci si budú váš obchod pamätať pozitívne, ak v ňom nebudú nájsť expirované produkty, odporučia ho priateľom a známym a určite sa vrátia na nákupy.

• Automatický výpočet skladových zásob. Na kontrolu skladových zásob má Torgsoft užitočnú možnosť "Automatický výpočet skladových zásob". Funkcia pomáha urýchliť prijímanie nových šarží tovaru na sklad. To umožní vyhnúť sa zbytočným nákladom na nákup produktov, ich skladovanie a kazenie v prípade oneskoreného uvedenia do pohybu a odoslania na police obchodov. 

Táto možnosť pomáha podnikateľovi určiť, koľko tovaru by mal mať na sklade, presnejšie plánovať nákupy a skladové procesy, aby sa zabránilo nadmerným nákupom alebo vytváraniu umelého nedostatku produktov. To zaručuje uspokojenie spotrebiteľského dopytu, pretože potrebné produkty budú vždy dostupné v obchode.

Do účtovného programu možno zakódovať akýkoľvek algoritmus, ktorý bude spracovávať a poskytovať informácie v potrebnom formáte, pripomínať, navrhovať, vytvárať správy. Poskytnutie informácií pre program je však úlohou človeka. Preto z technického hľadiska je vedenie evidencie produktov s dátumom spotreby časovo náročný proces, ktorý stále vyžaduje manuálne zadávanie týchto produktov do programu a v praxi sa veľmi zriedka používa. 

Pravidlá pre evidenciu produktov s dátumom spotreby

Každý obchod vyvíja vlastný algoritmus kontroly a evidencie produktov s obmedzeným dátumom spotreby. Tieto rady vám pomôžu výrazne zjednodušiť tento proces: 

1. Vymenujte zodpovedné osoby v obchode za kontrolu určitých skupín produktov.

2. Pravidelne pripomínajte predajcom pravidlá prijímania a exponovania produktov.

3. Vykonávajte informačné práce so zamestnancami o výhodách a dôležitosti ich práce s produktmi: ako sa zvýši imidž obchodu a zníži počet sťažností od zákazníkov.

4. Pristupujte správne k sankcionovaniu predajcov za porušenia — tvrdé pokuty za ojedinelé zriedkavé prehrešky nepridávajú nadšenie do práce personálu. 

Preto, aby ste sa vyhli hromadnému vyhadzovaniu produktov, predávajte ich skôr, než sa stanú expirovanými. Správne plánujte nákupy, potvrdzujte dodávky s "primeranými" dátumami, dodržujte správnu organizáciu produktov v sklade a exponovanie na vitrínach.