Objednajte dodávateľovi

Režim «Objednávka dodávateľovi» v programe Torgsoft je komplexný nástroj na automatizáciu dopĺňania skladových zásob. Jeho hlavným cieľom je umožniť podnikateľovi včas sledovať zostatky tovaru (na konkrétnej prevádzke aj v celej sieti) a vytvárať objednávky, aby sa predišlo zastaveniu predaja pre nedostatok tovaru.

Práca s týmto režimom pozostáva z dvoch hlavných etáp: tvorba potreby (analýza) a spracovanie vytvorenej objednávky.

1. Tvorba objednávky (Analýza potreby)

Táto etapa prebieha v menu Dokument — Tvorba objednávky dodávateľovi. Program tu pomáha analyzovať, čo presne a v akej množstve je potrebné nakúpiť.

Hlavné nástroje analýzy:

• Filtrovanie tovaru. Tovar môžete vybrať podľa kategórií (druh tovaru), výrobcov alebo použiť vyhľadávanie podľa názvu.

• Typ analýzy. Program ponúka niekoľko kritérií pre výber tovaru:

1. Tovar s nulovým alebo záporným množstvom.
2. Tovar sa míňa (množstvo je menšie alebo rovnaké ako nastavený minimálny zostatok).
3. Tovar, ktorý treba objednať (kombinácia predchádzajúcich dvoch).
4. Objednaný tovar alebo tovar, pri ktorom boli predaje.

• Výpočet potreby («Treba objednať»): Program automaticky vypočíta potrebné množstvo na základe minimálneho zostatku. Tento výpočet sa môže vykonať dvoma metódami:

1. V rámci obchodnej siete: analyzuje sa súhrnný zostatok vo všetkých vybraných centrach evidencie.
2. Pre každé centrum evidencie: analyzuje sa zostatok na konkrétnom sklade (ak tovar došiel v predajni A, ale je na sklade B, program ho aj tak navrhne objednať pre predajňu A, ak je zvolená táto metóda).

• Výber dodávateľa. Logika určenia dodávateľa pre tovar je veľmi dôležitá. V bloku «Spôsob určenia parametrov dodávky» si môžete vybrať:
•    Posledná dodávka: program zobrazí ceny a dodávateľa z poslednej príjemky.
•    Dodávka s minimálnou cenou: program nájde dodávateľa, od ktorého sa tento tovar nakúpil najlacnejšie za zadané obdobie.
•    Sklad dodávateľa: použijú sa informácie z nahratých cenníkov dodávateľov.

• Práca s tabuľkou objednávky. V tabuľke vidíte aktuálne zostatky, nákupnú cenu a štatistiku predaja za obdobie.
•    Stĺpec «Treba objednať» zobrazuje vypočítanú potrebu.
•    Stĺpec «Moja objednávka» je pole, ktoré vyplníte ručne alebo automaticky (môžete skopírovať hodnoty z «Treba objednať»). Tu je možné zadávať aj desatinné (zlomkové) čísla.
•    Ak nie je možné objednať tovar od konkrétneho partnera, môžete ho označiť ako «Zakázané objednávať» a v budúcnosti sa v tomto zozname nebude zobrazovať.

2. Vytvorenie a uloženie dokumentu objednávky

Po tom, čo určíte zoznam tovaru a jeho množstvá v stĺpci «Moja objednávka», je potrebné kliknúť na tlačidlo Uložiť objednávku.

• Otvorí sa karta objednávky, kde môžete uviesť číslo, dátum a obdobie blokovania tovaru (dátum, do ktorého sa tento tovar nebude navrhovať na opätovné objednanie, aby sa predišlo duplicitám).

• Tu môžete pridať aj nový tovar, ktorý ešте nie je v databáze, ale plánujete ho objednať prvýkrát.

• Je tu funkcia «Zoskupiť podľa modelu», ktorá umožňuje vytvoriť objednávku bez detailov podľa veľkostí (súčtom množstiev).

3. Práca s uloženými objednávkami

Uložené dokumenty sa zobrazia v menu Dokument — Objednávky dodávateľovi. Ide o register všetkých vašich objednávok.

Stavy objednávky: Objednávka môže mať rôzne stavy, čo umožňuje kontrolovať jej plnenie:

• Bez príjmov (objednávka bola odoslaná, ale tovar ešте neprišiel).

• Čiastočne prijaté (prišla len časť tovaru).

• Plne prijaté.

Premena objednávky na Príjem. Toto je kľúčová funkcia režimu. Keď tovar fyzicky dorazí od dodávateľa, nevytvárate príjemku ručne od nuly. Nájdete príslušnú objednávku a kliknete na tlačidlo «Vytvoriť príjem na objednávku».

• Program automaticky vytvorí príjemku a naplní ju tovarom z objednávky.

• Môžete upraviť množstvá (ak prišlo menej/viac) alebo ceny.

• Je tu aj funkcia «Pridať tovar z objednávky do príjmu», ak chcete pridať tovar z objednávky do už otvorenej existujúcej príjemky.

Doplnkové možnosti a integrácie

1. Sklad dodávateľa. Môžete importovať cenníky dodávateľov (cez Excel alebo FTP) do menu «Sklad dodávateľa», prepojiť ich tovar s vašou databázou a vytvárať objednávky priamo z aktuálnych zostatkov dodávateľa.

2. Výroba. Ak máte aktivovanú opciu výroby, režim «Plánovanie výroby» umožňuje vytvárať objednávky dodávateľovi na materiály, ktoré chýbajú na výrobu produktov.

Tento režim výrazne šetrí čas, pretože vylučuje ručné zadávanie tovaru pri nákupe a umožňuje opierať sa o reálne štatistiky predaja pri plánovaní nákupov.