Úplný zoznam produktov a služieb

Režim «Úplný zoznam tovarov a služieb» v Torgsoft je centrálny zoznam celej nomenklatúry vášho podnikania. Na rozdiel od režimu «Stav skladu», ktorý zobrazuje len to, čo je na sklade, «Úplný zoznam» obsahuje úplne všetky karty tovarov a služieb, ktoré boli v systéme kedykoľvek vytvorené, bez ohľadu na ich aktuálny zostatok.

Je to hlavný nástroj tovaroznalca na prípravu databázy, upratanie názvov a riadenie sortimentu. Nižšie je uvedený podrobný prehľad možností tohto režimu a pokyny na kontrolu nomenklatúry.

1. Účel a hlavné možnosti

Tento režim (menu Tovaroznalectvo — Úplný zoznam tovarov a služieb) sa najčastejšie používa na predbežné zadanie nomenklatúry do databázy ešte predtým, ako tovar fyzicky dorazí na sklad a bude zaevidovaný príjmom.

Kľúčové funkcie režimu:

• Tvorba kariet tovarov: pridávanie názvov, kódov položiek, čiarových kódov, fotografií a popisov.

• Evidencia služieb: tvorba kariet pre nehmotné položky (doručenie, oprava, balenie), ktoré nemajú množstevný zostatok ani nákupnú cenu.

• Editovanie: hromadná alebo individuálna zmena charakteristík tovaru.

• Čistenie databázy: odstránenie chybných záznamov alebo vyradenie zastaraných položiek z používania.

2. Vytvorenie a nastavenie tovaru

Pridanie tovaru cez tento režim umožňuje vytvoriť etalónovú kartu, ktorú potom môžete rýchlo použiť pri príjme tovaru.

• Karta tovaru. Po kliknutí na tlačidlo Pridať sa otvorí karta, v ktorej priradíte tovar do stromu druhov (napr. Oblečenie -> Pánske -> Džínsy).

• Automatizácia názvov. Aby sa predišlo chaosu v názvoch (napr. "Džínsy modré" vs "Modré džínsy"), v Torgsoft funguje pravidlo tvorby názvu. Názov sa generuje automaticky na základe charakteristík: Druh tovaru + Značka + Kolekcia + Veľkosť atď. Nastavuje sa v menu Nastavenia - Parametre - Tovar.

• Čiarové kódy. Môžete zadať čiarový kód výrobcu alebo vygenerovať vlastný interný čiarový kód. Jednému tovaru možno priradiť viac čiarových kódov (napr. ak výrobca zmenil balenie, ale tovar je rovnaký, alebo pre rôzne farby jedného modelu, ak nevediete evidenciu podľa farieb).

• Foto. Na karte «Foto» môžete pridať obrázok tovaru, ktorý sa zobrazí pokladníkovi pri predaji alebo v internetovom obchode.

3. Práca so službami

Služba v Torgsoft je špecifický typ položky.

• Rozdiel oproti tovaru. Služba nemá množstvo na sklade ani nákupnú cenu. Používa sa na evidenciu servisných operácií (napr. «Skrátenie nohavíc», «Inštalácia softvéru», «Doručenie»).

• Zloženie služby. Môžete vytvoriť službu-komplet. Napríklad do služby «Balenie darčeka» môžete zahrnúť materiály (papier, stužku), ktoré sa pri predaji tejto služby odpíšu zo skladu.

• Ako vytvoriť. Prejdite na záložku Služby v okne «Úplný zoznam» a kliknite na Pridať. Vyplňte názov, cenu a podľa potreby priraďte k druhu tovaru pre analytiku.

4. Ako mať nomenklatúru pod kontrolou

Postupom času sa databáza tovarov môže zahltiť duplicitami alebo zastaranými položkami. Režim ponúka nástroje na "hygienu" databázy.

A. Odstránenie a deaktivácia (Vyradenie z používania)

• Úplné odstránenie. Je možné len pre tovary, pri ktorých nikdy nedošlo k pohybu (príjmy, predaje). Je to aktuálne pri omylom vytvorených kartách.

• Vyradenie z používania. Ak sa tovar v minulosti predával, ale už s ním neplánujete pracovať, nemožno ho odstrániť (narušilo by to históriu evidencie), ale môžete ho «Vyradiť z používania».

• Takýto tovar zmizne z aktívnych zoznamov výberu (napr. u pokladníka), ale zostane v reportoch.

• Presunie sa do zoznamu «Odstránený tovar» (menu Tovaroznalectvo — Odstránený tovar), odkiaľ ho možno v prípade potreby obnoviť.

B. Hromadné operácie a filtrovanie

Pri práci s veľkými objemami dát využívajte automatizačné nástroje:

• Filtre. Môžete filtrovať tovary podľa Druhu, Výrobcu, Sezóny alebo nájsť tovar podľa čiarového kódu/kódu položky cez vyhľadávacie pole.

• Fixácia názvu. Môžete zakázať zmenu názvu pre určité tovary nastavením príznaku «Fixovaný názov tovaru». To ochráni nomenklatúru pred náhodným premenovaním počas importu dodacích listov.

• Kontrola duplicit. Ak pri skenovaní čiarového kódu už tovar existuje v databáze, program otvorí jeho kartu, nie vytvorí novú, čo zabraňuje duplicitám.

C. Export and Import

• Môžete vyexportovať celý zoznam alebo jeho časť do Excelu na analýzu alebo prenos na iný sklad.

• Podporuje sa aj načítanie nomenklatúry zo súborov externých systémov, čo umožňuje rýchlo naplniť databázu pri štarte.

5. Užitočné tipy na kontrolu

1. Jedinečnosť kódov položiek. V nastaveniach parametrov môžete zapnúť kontrolu jedinečnosti kódov položiek, aby systém upozornil alebo zakázal vytváranie kariet s rovnakými kódmi.

2. Hviezdička (*) v názve. Ak vidíte «hviezdičku» pri názve tovaru v stave skladu, často to znamená duplicitnú nomenklatúru alebo špecifiká importu modelov. Použite «Úplný zoznam», aby ste takéto položky našli a zlúčili.

3. Vyhľadávanie bez zostatkov. Je to jediné miesto, kde nájdete tovar, ktorý momentálne nie je na sklade, aby ste si pozreli jeho históriu, cenu alebo vytlačili cenovku na výstavný kus, ktorý ešte nebol prijatý.

Tento režim je základom vašej evidencie. Čistý a štruktúrovaný «Úplný zoznam tovarov» je zárukou správnych reportov a rýchlej práce predajcov.