Kedy odstrániť informácie z databázy na serveri?
V účtovnom programe Torgsoft sa hromadí množstvo informácií: zaznamenávajú sa všetky predaje, každá akcia používateľa, príjmy a výdavky, vytváranie, úprava a mazanie dokumentov, finančné operácie. Ide o údaje, ktoré už splnili svoj účel – poskytli majiteľovi podniku informácie o aktuálnom stave a umožnili prijímať manažérske rozhodnutia.
Avšak nahromadené informácie ovplyvňujú výkon servera: napríklad, ak vymažete faktúry v registri až do roku 2010, program začne načítavať všetky skladové dokumenty, čo bude spomaľovať prácu programu a vyžadovať vyšší výkon počítača.
Okrem rýchlosti takáto databáza obsahuje informácie "ktoré môžu byť použité proti vám", keďže program uchováva celú históriu obchodov v najmenších detailoch.
Torgsoft dokáže znížiť objem nahromadených údajov bez straty dôležitých informácií, ktoré ovplyvňujú aktuálne riadenie a skladové účtovníctvo.
Ako odstrániť údaje obchodnej siete
Doplnková možnosť "Odstránenie štatistík uzavretých období" odstraňuje údaje za predchádzajúce mesiace, ale ponecháva súhrny pre správne výpočty aktuálnych údajov a ďalšie účtovníctvo.
Odstránenie štatistík uzavretých období sa nachádza v menu Analýza – Obdobie. Údaje sa vymazávajú po uzavretých obdobiach: po mesiacoch, začínajúc od najstaršieho obdobia.
Čo sa odstráni z databázy Torgsoft
Po vyčistení štatistík uzavretých období budú úplne vymazané nasledujúce informácie:
- Všetky dokumenty o pohybe tovaru: príjmy, predaje, vrátenia, interné presuny, odpisy, vrátenia dodávateľovi a vrátenie chybného tovaru,
- Všetky finančné dokumenty: príjmy a výdavky z pokladnice a účtov, presuny medzi pokladnicami a účtami, všetky vzájomné vyrovnania s dodávateľmi a zákazníkmi,
- Všetky informácie v Obchode s vystavením faktúr: obchodné ponuky, faktúry, dodacie listy, platby,
- Všetky informácie v režimoch Prenájom a Opravy,
- Údaje z režimu Mzdy: všetky výpočty a platby miezd,
- Informácie o zákazníckych objednávkach, výrobné aktivity a trasové listy.
Skrátka, v odstránených obdobiach nezostane nič, akoby v tomto období neprebiehalo účtovníctvo.
Aké informácie o obchode sa zachovajú?
Informácie o dodávateľoch, zákazníkoch a nomenklatúre tovaru zostanú nezmenené, ako aj množstvo tovaru na sklade, zľavy a nákupy zákazníkov, stav pokladní a suma dlhov protistrán.
Na začiatku obdobia nasledujúceho po odstránenom budú prenesené nasledujúce informácie:
- Stav skladu podľa tovaru,
- Počiatočné sumy v pokladniach a účtoch,
- Počiatočné dlhy protistrán.
Tieto údaje budú zodpovedať súhrnom odstránených období.
Čo je dôležité vedieť pred odstránením štatistík uzavretých období
- Štatistiky uzavretých období nie je možné vymazať omylom: program sa vás trikrát opýta, či ste pripravení začať proces vymazania.
- Údaje neodstraňujte hneď po ukončení obdobia – na začiatku mesiaca. Napriek koncu kalendárneho mesiaca môže práca s dokumentmi pokračovať: môžu prebiehať vyrovnania za staré príjmové faktúry, môžu sa uskutočniť vrátenia z predajov. Tovar, ktorý neexistuje, nie je možné vrátiť. Ak táto situácia nastane, budete musieť tovar vrátiť na sklad prostredníctvom príjmovej faktúry.
- Pred odstránením štatistík určite urobte zálohu databázy: odstránené informácie nie je možné obnoviť iným spôsobom.
- Pred odstránením aktualizujte Torgsoft na najnovšiu verziu.
- Po odstránení nebude možné analyzovať odstránené obdobia. Čo sa týka vzájomných vyrovnaní a dlhov: budete vedieť, kto komu koľko dlhuje, ale nebudete vedieť, za čo.
- Po odstránení štatistík uzavretých období skontrolujte informácie pred a po odstránení:
Suma dlhu v bilancii s partnermi v každej mene pre dodávateľov a zákazníkov,
Bilancia pokladníc a účtov,
Suma na výpočet zľavy – súčet za všetkých zákazníkov,
Bilancia bonusov – súčet za všetkých zákazníkov.
Údaje pred a po odstránení by sa mali úplne zhodovať.
Požiadavky na fungovanie tejto možnosti
- Licencie Torgsoft Start, Ultra a Terminal od verzie 7.6.4
- Doplnková možnosť "Odstránenie štatistík uzavretých období"
Vráťte sa na predchádzajúci krok