Automatizácia servisného centra ako samostatného podnikania alebo jeho súčasti pomôže vlastníkovi zlepšiť účtovníctvo, určiť ziskovosť služieb a zhodnotiť pracovné náklady a finančné výsledky opráv tovarov.
Účtovanie všetkých obchodných procesov servisného centra a zhromažďovanie údajov na analýzu v jednom softvéri
Správa objednávok
▪️ Sledovanie tovarov prijatých na opravu. Označenie tovaru jedinečným čiarovým kódom pre jednoduchú identifikáciu a vyhľadávanie.
▪️Zaznamenávanie popisu problému na základe slov zákazníka.
▪️Sledovanie konfigurácie prijatej objednávky.
▪️Kontrola záručnej doby predaných tovarov.
▪️Účtovanie materiálov na opravy. Náklady a marža.
Účtovanie služieb a prác
▪️Výpočet miezd zamestnancov servisného centra.
▪️Pridelenie pevnej sumy alebo percenta z ceny práce, ak je aktivovaná možnosť „Výpočet miezd a motivácia personálu“.
▪️Sledovanie fáz opravy. Stav tovarov v oprave. História akcií a pohybov tovarov.
Práca so zákazníkmi servisného centra
▪️Informovanie zákazníkov o stave ich tovarov a priebehu opráv, ak je aktivovaná možnosť „Hromadné odosielanie správ cez Viber, SMS a e-mail“.
▪️Kontrola platieb za opravy. Prijímanie čiastočných platieb. Vrátenie platieb.
▪️Tlač dokumentov: potvrdenka o prijatí na opravu, protokol o vykonaných prácach, finančné doklady o platbách.
Náklady na opravy sa stanovujú na základe celkových nákladov na materiály, služby a operácie. V prípade záručnej opravy môžu byť náklady nulové.
Ako funguje možnosť „Opravy a záručný servis“ pre automatizáciu servisného centra
S pomocou softvéru Torgsoft môžete:
- rýchlo prijímať tovar na opravy,
- hľadať tovar v oprave podľa názvu, čiarového kódu alebo telefónneho čísla zákazníka,
- vytvárať a používať vlastné názvy stavov tovaru v oprave,
- vypočítať náklady na opravy s prihliadnutím na materiály, služby a práce,
- odmeňovať technikov po úspešnom dokončení práce.
Po aktivácii ďalšej možnosti sa všetky informácie o prevádzke servisného centra zobrazia v menu Dokument — Opravy, v jednom okne:
Opravy
- Vyplnenie karty opravy: dátum prijatia na opravu, meno a telefón zákazníka, náklady na opravu, platba alebo záloha — suma, ktorú zákazník zaplatil, stav opravy, účtovné stredisko, poznámka, čiarový kód, kto prijal tovar na opravu.
- Tlač potvrdenky a čiarového kódu opravy.
Tovar v oprave
- Výber tovaru zo skladu, zo zoznamu, na základe pokladničného bloku alebo pomocou skenovania tovaru a vyhľadávania podľa sériového čísla. Ručné zadanie informácií o tovare.
- Informácie o tovare: záručná doba, dodávateľ, popis problému, konfigurácia, technik, zodpovedná osoba za opravu.
Materiály na opravy
- Výber materiálu z úplného zoznamu tovarov a služieb alebo stavu skladu.
- Odpisovanie materiálov na opravy.
- Služby na opravy.
- Typ platby pre technika: suma alebo percento (%).
- Platba za opravu: hotovosť alebo bezhotovosť. Po platbe za opravu sa automaticky vytvorí faktúra v režime Obchod s vystavením faktúry.
- Tlač protokolu o vykonaných prácach.
Stav tovaru v oprave
- Dátum a stav opravy, napríklad: prijaté na opravu, odoslané, výmena za nový tovar, vrátené dodávateľovi, neopraviteľné, opravené, atď.
- Výmena záručného tovaru.
- Predĺženie záručnej doby.
- Číslo prepravného dokumentu tovaru v oprave.
- Automatické vytvorenie výdajového dokladu po dokončení opravy.
- Odoslanie oznámenia zákazníkovi o stave objednávky.
A tiež:
- Presun tovaru na opravy: do iného účtovného centra, odoslanie do servisného centra, návrat zo servisného centra.
- Pohyb tovaru: vrátenie peňazí zákazníkovi alebo vrátenie tovaru dodávateľovi, výmena tovaru.
- Tovar v oprave — prehľad všetkých tovarov, ktoré sú v oprave alebo ktorých oprava u dodávateľa bola dokončená.
Analýza výsledkov práce servisného centra
Analytika a správy softvéru pre servisné centrá pomáhajú identifikovať, ktoré služby skutočne prinášajú zisk a ktoré boli nesprávne ohodnotené.
Výsledky práce servisného centra môžete analyzovať za ľubovoľné obdobie s prihliadnutím na náklady na materiály, prevádzkové výdavky, mzdy a možné straty. Na tento účel sa používajú režimy Torgsoft ako „Bilančný prehľad podľa finančných položiek“, „Analýza obdobia“, „Analýza predajov podľa typov tovarov“ a ďalšie správy.
Čo je potrebné na automatizáciu servisného centra?
- Účtovný softvér Torgsoft: verzia Ultra alebo Terminál.
- Ďalšia možnosť «Opravy a záručný servis».
Užitočné ďalšie možnosti pre účtovanie v servisnom centre
- «Účtovanie tovaru podľa sériových čísel», pre kontrolu záručnej doby.
- «Výpočet miezd a motivácia personálu», ak je potrebné individuálne ocenenie práce podľa vykonaných úloh.
- «Hromadné odosielanie správ cez Viber, SMS a e-mail», na odosielanie oznámení zákazníkom o stave opravy.
Video návody a webináre o automatizácii a účtovaní v servisných centrách
Vráťte sa na predchádzajúci krok