Výdavková faktúra: vytvorenie, spracovanie a oprava chýb

Čo je výdajka a kedy je potrebná

Výdajka je primárny doklad, ktorý potvrdzuje odovzdanie tovarovo-materiálnych hodnôt od predávajúceho kupujúcemu a odpis zo skladu.

V programe «Torgsoft» výdajka plní viacero funkcií:

• Potvrdenie predaja. Potvrdzuje, že tovar opustil sklad a prešiel do vlastníctva klienta.

• Skladová evidencia. Na jej základe sa tovar odpíše zo zostatkov v programe (zníži sa množstvo na sklade).

• Finančná evidencia. Je podkladom pre vznik dlhu klienta voči predávajúcemu (ak platba ešte neprišla) alebo pre uzavretie záväzkov (ak bola platba vopred).

Kedy je potrebná:

• Pri expedícii tovaru kupujúcemu (najmä pri veľkoobchode alebo cez internetový obchod).

• Na potvrdenie obsahu zásielky pri odoslaní cez doručovaciu službu (napríklad Nova Poshta) — na jej základe je možné vytvoriť prepravný doklad (TTN).

• Ako sprievodný doklad pre účtovníctvo kupujúceho (aby mohol tovar zaevidovať u seba).

• Na interné výkazníctvo a kontrolu práce skladníkov/manažérov.

Ako správne vyplniť výdajku: návod krok za krokom

V programe «Torgsoft» sa výdajka najčastejšie vytvára v režime «Obchod s vystavením faktúry».

Návod krok za krokom:

1. Vytvorenie dokladu:

•    Prejdite do menu Doklad — Obchod s vystavením faktúry.

•    Prejdite na záložku Výdajka.

•    Kliknite na Vytvoriť výdajku (zvyčajne sa vytvára na základe už vystavenej Faktúry, aby sa položky preniesli automaticky).

•    Alternatívne môžete výdajku vytvoriť aj bez faktúry kliknutím na Pridať priamo na záložke «Výdajka».

2. Vyplnenie „hlavičky“ výdajky:

•    Číslo a dátum. Program ich navrhne automaticky, ale môžete ich zmeniť (napríklad pri zaúčtovaní spätne).

•    Podnik. Vyberte, v mene ktorého Živnostník alebo právnickej osoby sa predaj realizuje.

•    Príjemca (Klient). Vyberte klienta z adresára. Je to dôležité pre evidenciu vzájomných vyrovnaní.

•    Splatné do. Uveďte termín splatnosti (ak poskytujete odklad platby).

3. Pridanie tovaru:

•    Ak sa výdajka vytvára na základe Faktúry, položky sa prenesú automaticky.

•    Ak vytvárate od nuly alebo upravujete: naskenujte čiarový kód tovaru alebo ho vyberte zo skladu ručne. Množstvo môžete zmeniť priamo v zozname.

4. Zaevidovanie platby (voliteľné pri vytváraní):

•    Ak klient platí hneď, kliknite na Zaúčtovať platbu za tovar.

•    Môžete zvoliť: hotovosť (pokladňa) alebo bezhotovostný prevod (bankový účet).

5. Tlač a uloženie:

•    Po kontrole údajov kliknite na Uložiť.

•    Pre tlač kliknite na Tlač výdajky a vyberte potrebnú šablónu (štandardná výdajka a pod.).

Výdajka pre Živnostník: či je potrebná a ako ju správne vystaviť

Je potrebná? Áno, je to kriticky dôležité.

1. Preukázanie pôvodu tovaru. Živnostník, ktorí vedú evidenciu tovarových zásob (v súlade s príkazom Ministerstva financií č. 496), musia mať primárne doklady na príjem a výdaj tovaru. Výdajka je doklad, ktorý eviduje výdaj.

2. Fiškalizácia. Ak Živnostník používa RP/RP, výdajka môže byť podkladom na vystavenie fiškálneho dokladu (napríklad pri dobierke alebo pri platbe vopred).

Ako vystaviť: v «Torgsoft» je špeciálny režim «Forma vedenia evidencie tovarových zásob», ktorý automaticky preberá údaje z výdajok pre výkazníctvo Živnostník. Pri vystavení je dôležité:

• Uviesť reálny dátum a číslo dokladu.

• Správne vybrať Podnik (Živnostník), v mene ktorého sa expedícia vykonáva, najmä ak v jednej databáze vediete evidenciu viacerých podnikateľov.

• Ak sa tovar predáva s DPH (pre platiteľov DPH), vo výdajke musí byť vyčlenená suma dane. Na to musí byť v nastaveniach tovaru aktivovaná voľba «Podlieha DPH».

Šablóna výdajky: kde ju stiahnuť a vzor

V «Torgsoft» nemusíte hľadať ani sťahovať šablóny z internetu — sú už zabudované v systéme a môžete ich upravovať alebo exportovať.

Kde ich nájdete v programe:

1. Menu Nastavenia — Nastavenia tlačových šablón.

2. Sekcia Výdajka pre maloobchod (realizácia) alebo Výdajka (Obchod s vystavením faktúry).

Možnosti šablón:

• Môžete pridať logo vašej spoločnosti.

• Môžete pridať doplnkové polia: napríklad «Dlh klienta», «Komentár», «Podmienky doručenia», «Čiarový kód dokladu».

• Môžete nastaviť zobrazenie cien v mene alebo v národnej mene.

Ako získať súbor (export): Ak potrebujete súbor na odoslanie klientovi alebo na tlač na inom PC:

1. Vytvorte výdajku (tlačidlo Tlač).

2. V okne náhľadu kliknite na Export.

3. Vyberte formát: Excel (XLS), PDF, JPEG a uložte súbor do počítača.

Chyby vo výdajkách: dôsledky a oprava

Chyby vo výdajkách vedú k nezhodám na sklade («mínusy»), k nesprávnemu výpočtu zisku a k nesprávnym dlhom klientov.

Typické chyby a riešenia:

1. Odpis tovaru «do mínusu» (záporné zostatky).

•    Dôsledok. Tovar je predaný v dokladoch, ale nebol na príjme. Skresľuje to nákupnú cenu a zisk.

•    Ako opraviť. Urobte inventúru problematického tovaru alebo nájdite/obnovte vymazanú príjemku. Skontrolujte, či nebol tovar omylom predaný v inej výdajke.

2. Zámena (predal sa nesprávny tovar/veľkosť).

•    Dôsledok. Nedostatok jedného tovaru a prebytok iného.

•    Ako opraviť. Zaevidujte vrátenie nesprávneho tovaru od zákazníka (dokladovo) a vytvorte novú výdajku so správnym tovarom.

3. Nezaplatená výdajka (visia dlhy).

•    Dôsledok. V reportoch sa zobrazuje, že klient dlhuje peniaze, hoci zaplatil.

•    Ako opraviť. Prejdite na záložku Výdajka, kliknite na Zaúčtovať platbu za tovar alebo, ak to bola chyba, Zrušiť platbu a zadajte správnu platbu.

4. Nesprávna cena alebo suma (problémy s DPH/zaokrúhľovaním).

•    Dôsledok. Nezhody s účtovníctvom alebo v daňovom doklade.

•    Ako opraviť. Použite funkciu Korekcia ceny výdajky pre tlač s DPH, ktorá umožní doladiť sumy pre správne zobrazenie daní.

5. Tlač výdajky nesprávnou šablónou alebo na nesprávnu tlačiareň.

•    Dôsledok. Klient dostane doklad bez údajov alebo v nečitateľnej podobe.

•    Ako opraviť. Skontrolujte nastavenia v menu Nastavenia — Výber tlačiarní. Uistite sa, že pre výdajku je vybraná správna šablóna (napr. A4, nie tlačiareň účteniek).

6. Vymazanie výdajky bez zrušenia platieb.

•    Dôsledok. «Zaseknuté» peniaze v systéme (neurčené platby) a narušený zostatok s klientom.

•    Ako opraviť. Pred vymazaním výdajky vždy najprv kliknite na Zrušiť platbu a až potom vymažte doklad. Ak sa to už stalo, skontrolujte záložku Platby klientov — Neurčené platby a dajte ich do poriadku.