Správne vrátenie tovaru: naskenovaný doklad, bankový terminál a prepočet bonusu

Vrátenie tovaru nie je vždy jednoduchá operácia výmeny veci za hotovosť. Moderný maloobchod zahŕňa zmiešané platby, používanie integrovaných bankových terminálov, pripisovanie, odpisovanie a «prepadnutie» bonusov. Podnikatelia sa často obracajú na technickú podporu Torgsoft s neštandardnými a úzko špecifickými problémami v tomto režime: bankový terminál odmieta vrátenie alebo vyžaduje neznámy autorizačný kód, program nenachádza naskenovaný predajný doklad, alebo sa po zrušení nákupu zákazníkovi nesprávne zobrazuje zostatok bonusov. Režim vrátenia vyžaduje jasné pochopenie algoritmov programu, aby sa predišlo rozdielom v pokladni, daňovom výkazníctve a zostatkoch zákazníkov. V tomto článku rozoberieme najzložitejšie nuansy vrátenia, ktoré presahujú rámec základných návodov.

1. Chyby pri skenovaní dokladu na vrátenie: prečo Torgsoft «nevidí» dokument?

Najrýchlejší spôsob, ako vykonať vrátenie, je naskenovať čiarový kód na doklade. Niekedy sa však pri skenovaní zobrazí chyba: «Predajný dokument pre tento doklad sa nenašiel v zozname predajov». Ak ste si istí, že predaj bol vykonaný práve vo vašej databáze, príčina spočíva v technických nuansách alebo nastaveniach:

• Zmena nastavení tvorby čiarového kódu dokladu. Ak ste medzi momentom predaja a momentom vrátenia zmenili nastavenie «Používať číslo objednávky pri tvorbe čiarového kódu dokladu» (Nastavenia – Parametre – Doklad), program nebude vedieť rozpoznať starý čiarový kód. V takom prípade je potrebné buď dočasne zrušiť zaškrtnutie tejto voľby, alebo ručne vybrať predaj na vrátenie pomocou tlačidla «Vybrať doklad na vrátenie» (Ctrl+F11).

• Konflikt prefixov. V programe Torgsoft má čiarový kód dokladu systémový prefix, zvyčajne «992». Ak bol tento prefix omylom pridaný do nastavení prefixov zľavových kariet zákazníkov, program sa bude pokúšať nájsť zákazníka, nie doklad. Riešením je skontrolovať a odstrániť prefix 992 z nastavení zákazníkov.

• Hardvérové problémy skenera. Niektoré modely skenerov, napríklad Netum C750, môžu pri čítaní pridávať nadbytočné znaky alebo funkčné klávesy, napríklad F7, čo vedie k zamrznutiu formulára predaja alebo vrátenia, prípadne okno začne «blikať». Na opravu je potrebné obnoviť výrobné nastavenia skenera alebo preprogramovať sufixy.

• Uplynutie maximálnej lehoty na vrátenie. Ak sa pri skenovaní zobrazí správa, že uplynulo napríklad 1472 dní, znamená to, že uplynula lehota nastavená v parametroch programu. Je potrebné zvýšiť hodnotu «Maximálna lehota na vrátenie (dni)» v nastaveniach (Nastavenia – Parametre – Všeobecné), aby program umožnil spracovať dokument.

2. Vrátenie na bankovú kartu: nastavenia obchodníkov a autorizačný kód

Keď zákazník platil bezhotovostne cez integrovaný POS terminál, vrátenie peňazí musí prebehnúť na tú istú kartu. Na to je potrebné vo formulári vrátenia zaškrtnúť voľbu «Vrátiť rovnakou formou, akou bola vykonaná platba za tovar».

Pri práci s terminálmi však často vznikajú špecifické chyby:

• Terminál zobrazí chybu «Operácia nie je autorizovaná» alebo «Chybná transakcia». Najčastejšie to súvisí s nesprávnym nastavením obchodníka pre vrátenie. Na rozdiel od platby prebieha operácia vrátenia na termináli zvyčajne cez samostatného obchodníka, často s poradovým číslom 2 alebo 5 a názvom typu «REFUND» alebo «Vrátenie platby». Ak v Torgsoft nie je číslo obchodníka pre vrátenie uvedené alebo je uvedené nesprávne, spojenie sa preruší. Napríklad pri termináloch PrivatBank sa operácia vrátenia vykonáva cez službu a v nastaveniach obchodníka je potrebné povinne zaškrtnúť «Používať službu» a uviesť parameter 0054//RRN.

• Terminál vyžaduje zadanie «Autorizačného kódu». Pri práci s určitými protokolmi, napríklad InpasEcrCom, alebo so špecifickým bankovým softvérom, najmä pri termináloch Monobank cez protokol SSIAxECR, terminál neumožní vykonať vrátenie bez potvrdenia pôvodnej transakcie. V takých prípadoch terminál vyžaduje zadanie autorizačného kódu predajného dokladu. Kde ho nájsť? V programe Torgsoft sa tento kód ukladá vo vytvorenom finančnom dokumente v poli RRN. Formát uloženia má podobu: RRN_Autorizačný kód. Pokladník musí nájsť finančný dokument platby a ručne zadať tento kód na klávesnici terminála.

• Chýbajúce spojenie s terminálom počas vrátenia. Ak terminál zamrzol alebo stratil pripojenie k sieti, ale tovar je potrebné vrátiť v programe, zrušte zaškrtnutie voľby «Používať spojenie s bankovým terminálom». Torgsoft vykoná skladové a finančné vrátenie v programe, ale peniaze na kartu zákazníka bude potrebné vrátiť ručne priamo na POS termináli vykonaním operácie vrátenia.

3. Čiastočná platba bonusmi: ako správne vrátiť tovar

Platba bonusmi pridáva procesu vrátenia zložitosť, pretože program musí nielen vrátiť peniaze, ale aj správne obnoviť vernostný zostatok zákazníka.

• Pomerné vrátenie bonusov. Ak zákazník kúpil niekoľko tovarov a časť dokladu zaplatil bonusmi, Torgsoft rozdeľuje odpísané bonusy medzi tovary v doklade, pričom priradenie začína od prvej položky, ak nie je uvedené inak. Pri vrátení iba jedného z týchto tovarov sa na kartu zákazníka vráti iba tá časť bonusov, ktorá bola priradená práve k tomuto tovaru.

• Prepadnutie vrátených bonusov. Ak používate doplnkovú možnosť «Bonusový systém s lehotou platnosti», vzniká vážne riziko. Predstavte si: zákazník použil bonusy deň pred ich prepadnutím a o 5 dní tovar vrátil. Bonusy sa vrátia na kartu, ale keďže ich pôvodná lehota platnosti už uplynula, môžu sa zmeniť na trvalé. Aby sa tomu zabránilo, v nastaveniach typu zľavovej karty je potrebné povinne vyplniť pole «Lehota platnosti vrátených bonusov». Program ich potom automaticky odpíše po nastavenom čase, ak ich zákazník znovu nepoužije.

• Vrátenie pri použití darčekových certifikátov. Ak bol certifikát predaný ako tovar («Ako s tovarom»), zľava sa rozdeľuje po doklade. Pri vrátení takéhoto tovaru sa peniaze vrátia so zohľadnením tejto zľavy. Certifikát pritom nemožno použiť opakovane, pretože záznam o jeho použití zostáva, hoci samotný certifikát možno manuálne «znovu vydať» pre nový predaj v marketingovom režime.

• Kategorický zákaz odstraňovania predajov. Najväčšou chybou predajcov je, že namiesto vytvorenia dokumentu «Vrátenie» jednoducho odstránia nezaplatený alebo dokonca zaplatený predaj, prípadne zrušia tovar z dokladu. V prípade bonusových zákazníkov alebo VIP zákazníkov to vedie k chaosu: odpíše sa viac bonusov, než zákazník má, zostatky idú do mínusu a finančné dokumenty zostávajú visieť. Vrátenie tovaru sa musí vždy spracovať výlučne cez formulár «Vrátenie».

Správne používanie režimu vrátenia, najmä v kombinácii s terminálmi a bonusmi, vyžaduje disciplínu zo strany predajcov. Pri bezhotovostnom vrátení vždy kontrolujte prítomnosť slip dokladu a venujte pozornosť informačným hláseniam Torgsoft o obnovení bonusov.