Objednávanie maloobchodnej predajne do skladu

Režim «Objednávka predajného miesta na sklad» v programe Torgsoft je určený na automatizáciu dopĺňania zásob v obchodnej sieti. Umožňuje predajniam (predajným miestam) vytvárať požiadavky na tovar a centrálnemu skladu — operatívne ich spracovať a vytvárať doklady interného presunu.

Nižšie je uvedený podrobný opis toho, ako v tomto režime funguje centralizovaná evidencia objednávok.

Nastavenie centrálnej evidencie

Pre správne fungovanie tohto režimu je potrebné, aby všetky predajne pracovali v jednej databáze (napríklad cez terminálový server alebo v lokálnej sieti).

Povinná podmienka: V nastaveniach programu je potrebné určiť, ktorý objekt je centrálny sklad (zdroj tovaru).

• Prejdite do menu Nastavenia — Parametre — Obchodná sieť.

• V poli «Centrálny objekt evidencie» vyberte sklad alebo hlavnú predajňu, na ktorú budú prichádzať objednávky z ostatných miest.

Etapa 1: Vytvorenie objednávky na predajnom mieste

Zamestnanec predajne vytvorí potrebu tovaru. Na to musí byť v hlavnom okne programu vybraná aktuálna predajňa (odlišná od Centrálneho objektu evidencie).

1. Vytvorenie dokladu: Prejdite do menu Doklad — Objednávka predajného miesta na sklad a kliknite na Pridať.

2. Vyplnenie: Otvorí sa okno so zoznamom tovarov. Zobrazujú sa v ňom tieto stĺpce:

•    Množstvo na aktuálnom sklade (zostatok v predajni);

•    Množstvo na centrálnom sklade (tento stĺpec je možné skryť pred predavačmi cez nastavenia rolí, aby nevideli celkové firemné zásoby);

•    Objednávka — pole, do ktorého sa zadáva požadované množstvo.

3. Nástroje pre rýchle objednanie:

•    Prepínač «Tovar, ktorý sa míňa»: filtruje zoznam a zobrazuje len položky, ktorých zostatok je nižší než nastavené minimum.

•    Tlačidlo «Objednať to, čo sa predalo»: automaticky vyplní stĺpec objednávky množstvom tovaru predaným za zvolené obdobie.

4. Dokončenie: Po zostavení zoznamu je potrebné zmeniť stav objednávky na «Pripravené». Až potom bude objednávka viditeľná pre manažéra na centrálnom sklade.

Etapa 2: Spracovanie objednávky na centrálnom sklade

Manažér skladu vidí objednávku so stavom «Pripravené» a začne jej spracovanie.

1. Kontrola. Manažér otvorí objednávku a môže upraviť množstvá (napríklad, ak tovar fyzicky nie je alebo je rezervovaný pre iného zákazníka).

2. Automatické spracovanie. Kliknutie na tlačidlo «Spracovať objednávku» spustí analýzu zostatkov na centrálnom sklade. Program automaticky vyplní stĺpec «Množstvo na dodanie».

•    Logika: Ak je na sklade tovaru menej než v objednávke, program dosadí dostupné množstvo. Ak je tovaru dosť — dosadí objednané množstvo.

3. Vytvorenie presunu. Kliknutie na tlačidlo «Vytvoriť doklad interného presunu» automaticky vygeneruje doklady na presun tovaru zo skladu do predajne. Stav objednávky sa zmení na «Spracované».

Kontrola plnenia a logistika

Po vytvorení dokladu systém zobrazí výsledky plnenia objednávky:

• Dodané: množstvo zahrnuté v doklade presunu.

• Nedodanie: rozdiel medzi objednaným a skutočne odovzdaným množstvom.

Doplnkové možnosti pre logistiku:

• Úloha pre expedítora. Je možné vytlačiť úlohu pre vodiča alebo expedítora so zoznamom tovarov na doručenie na predajné miesto. Dá sa nastaviť, aby sa v úlohe zobrazovali len tovary od konkrétneho dodávateľa.

• Upozornenia. Ak je nastavená funkcia «Upozornenia personálu», zamestnanci skladu môžu dostávať okamžité správy o vzniku novej objednávky z predajne.

Používajte režim «Objednávka predajného miesta», ak máte vyčlenený sklad a aspoň jednu predajňu. 

Takto centrálna evidencia umožňuje vyhnúť sa ručnému vytváraniu dokladov presunu, minimalizuje chyby pri komunikácii medzi predajňami a skladom a zrýchľuje dopĺňanie zásob.