Riadenie dodávateľov v Torgsoft: všetky možnosti

Program «Torgsoft» poskytuje široký súbor nástrojov na organizáciu plnohodnotnej práce s dodávateľmi: od vytvorenia karty partnera a automatizovaného objednávania tovaru až po zložité finančné vyrovnania a analýzu ziskovosti.

Nižšie je uvedený podrobný prehľad všetkých možností programu na prácu s dodávateľmi, zoskupený podľa etáp obchodných procesov.

1. Vedenie databázy dodávateľov

Práca začína vytvorením karty partnera v menu «Nastavenia - Kontrahent».

• Typy partnerstva. Kontrahenta môžete určiť ako «Dodávateľa», «Zákazníka» alebo «Dodávateľa-zákazníka» (ak od neho zároveň nakupujete aj mu predávate).

• Mena. Pre každého dodávateľa je možné nastaviť menu vyrovnaní (napríklad dolár, euro), čo umožňuje viesť saldo v mene nákupu, aj keď sa predaj realizuje v národnej mene.

• Počiatočné dlhy. Na začiatku práce je možné zadať počiatočný dlh (kto komu dlhuje: «Dlžím ja» alebo «Dlhujú mne»).

• Dokumenty a údaje. Je možné ukladať údaje z dokladov, bankové účty a ďalšie dokumenty kontrahenta.

2. Nákup a naskladnenie tovaru

Základným dokladom je «Príjem tovaru» (menu «Doklad - Príjem tovaru»).

• Vytvorenie faktúry. Môžete uviesť číslo faktúry dodávateľa pre jednoduchšiu kontrolu, nastaviť nákupné ceny (aj v mene) a vypočítať maloobchodné ceny na základe prirážky.

• Import faktúr. Ak dodávateľ poskytuje faktúry v elektronickej podobe (Excel), je možné ich importovať do programu cez funkciu «Import tovaru». To umožňuje automaticky vytvoriť karty tovaru, načítať ceny a naskladniť tovar bez ručného zadávania.

• Rozdelenie nákladov. Dodatočné náklady (napríklad doprava, colné konanie) je možné zapísať do faktúry a rozdeliť do obstarávacej ceny tovaru, aby ste získali reálnu «účtovnú cenu».

• Možnosť «Sklad dodávateľa». Umožňuje nahrávať cenníky dodávateľov (ručne alebo automaticky cez FTP), vidieť ich aktuálne zásoby a ceny bez naskladnenia tovaru na vlastné saldo, a tiež vytvárať objednávky na základe týchto údajov.

3. Tvorba objednávok

Program pomáha automatizovať dopĺňanie zásob cez menu «Doklad - Tvorba objednávky dodávateľovi».

• Automatický výpočet. Systém analyzuje zásoby a predaje, aby odporučil, čo a v akom množstve je potrebné objednať. Výpočet môže vychádzať z minimálnych zásob alebo z rýchlosti predaja za obdobie.

• Analýza najlepšej ceny. Program môže analyzovať predchádzajúce dodávky a odporučiť, u ktorého dodávateľa bola minimálna cena na konkrétny tovar.

• Zákaz objednávania. Je možné nastaviť zákaz objednávania určitých tovarov u konkrétnych dodávateľov.

• Odoslanie objednávky. Vytvorenú objednávku je možné exportovať do Excelu alebo odoslať e-mailom priamo z programu.

4. Vyrovnania a financie

Finančný blok umožňuje kontrolovať dlhy a platby cez menu «Platba - Zostatok s partnermi».

• Tovarovo-peňažný zostatok. Program automaticky počíta, koľko tovaru ste prijali a koľko peňazí ste zaplatili. Zostatok sa vedie v menách, v ktorých sa uskutočnili dodávky.

• Platba dodávateľovi. Môžete zadávať platby za konkrétne faktúry alebo uhrádzať celkový dlh. Platbu je možné vykonať v hotovosti z pokladne alebo z bankového účtu.

• Tovar na realizáciu. Ak beriete tovar na realizáciu, funkcia «Analýza predaja tovaru dodávateľa na realizácii» umožňuje vypočítať, akú sumu dlhujete dodávateľovi iba za skutočne predaný tovar za určité obdobie. Výpočet prebieha metódou FIFO (prvý prišiel — prvý odišiel) podľa presných nákupných cien.

5. Vrátenie tovaru

• Vrátenie dodávateľovi. Môžete vystaviť vrátenie kvalitného tovaru (napríklad mimosezónneho alebo takého, ktorý sa nepredáva) cez menu «Doklad - Vrátenie tovaru dodávateľovi». Tovar sa odpíše zo skladu a váš dlh voči dodávateľovi sa zníži.

• Vrátenie reklamácie. Pre chybný tovar existuje samostatný doklad «Vrátenie reklamácie» (záznam o odpise reklamácie), ktorý takisto upravuje vyrovnania.

6. Analytika a reporty

Program poskytuje silné nástroje na analýzu efektívnosti práce s dodávateľmi v menu «Analýza» a «Sklad».

• Analýza tržieb podľa dodávateľov ukazuje, ktorého dodávateľa tovar prináša najväčší zisk, objem predaja, náklady na predaný tovar a sumu vrátení.

• Obratová zostava umožňuje vidieť zostatky tovaru konkrétneho dodávateľa k určitému dátumu (v množstve a v sume obstarávacej ceny).

• Analýza zásob podľa termínov umožňuje odhaliť tovar konkrétneho dodávateľa, ktorý sa «dlho nepredáva» na sklade (analýza podľa doby skladovania a realizácie).

• Karta vyrovnaní je podrobný report o všetkých operáciách (príjmy, platby, vrátenia) s konkrétnym kontrahentom za zvolené obdobie.

7. Práca s tovarom na realizáciu (komisionálny predaj)

Ak beriete tovar od dodávateľa s podmienkou platby až po predaji, program má špecializované nástroje:

• Analýza predaja tovaru dodávateľa na realizácii. Tento režim umožňuje presne vypočítať dlh voči dodávateľovi iba za skutočne predaný tovar. Program používa metódu FIFO (prvý prišiel — prvý odišiel), aby určil, z ktorej šarže (a za akú nákupnú cenu) bol tovar predaný. To umožňuje vyhnúť sa preplatkom, ak sa nákupné ceny menili.

• Informovanie komitenta. Ide o automatickú funkciu, ktorá odosiela dodávateľovi (komitentovi) SMS alebo e-mail oznámenie o tom, že jeho tovar bol predaný. Môžete nastaviť šablónu správy a bude sa odosielať automaticky pri uzavretí účtenky.

8. Rozšírené riadenie objednávok a sortimentu

• Sklad dodávateľa (a FTP synchronizácia). Môžete načítať cenník dodávateľa (s jeho zásobami a cenami) do samostatnej vyrovnávacej zóny programu ("Sklad dodávateľa"). To umožňuje vidieť, čo má dodávateľ, bez miešania s vašimi zásobami. Okrem toho je možné nastaviť automatické sťahovanie týchto cenníkov cez FTP server podľa harmonogramu. Z tohto režimu je možné priamo vytvárať objednávky na chýbajúce položky.

• Zákaz objednávania. Ak sa určitý tovar ukázal ako nekvalitný alebo problematický, môžete zaškrtnúť «Zakázané objednať u dodávateľa». Takýto tovar sa nedostane do automatických reportov tvorby objednávok, čo chráni manažéra pred chybným nákupom.

• Interný kód dodávateľa. V karte tovaru je špeciálne pole «Interný kód dodávateľa». To umožňuje prepojiť váš artikel s artiklom v databáze dodávateľa. Je to kriticky dôležité pre správny import faktúr, ak sa vaše názvy alebo kódy tovaru líšia od tých v cenníku dodávateľa.

9. Finančné plánovanie a špecifické výpočty

• Objednávka kolekcie. Tento režim umožňuje plánovať harmonogram platieb dodávateľom za predbežné objednávky (napríklad pri nákupe sezónnych kolekcií oblečenia). Zaznamenáte sumu objednávky, menu a termíny platieb, aby ste kontrolovali budúce finančné záväzky.

• Výpočet nákupných cien z maloobchodných. Ak pracujete podľa schémy «odporúčaná maloobchodná cena mínus percento», môžete použiť režim «Výpočet nákupných cien». Zadáte percento a program automaticky vypočíta nákupnú cenu na základe maloobchodnej.

• Dodatočné náklady v obstarávacej cene. V príjemke je možné rozpísať nielen cenu tovaru, ale aj režijné náklady (doprava, colné konanie). Program umožňuje zvoliť, ako ich zohľadniť: zahrnúť do obstarávacej ceny (zvyšuje účtovnú cenu tovaru) alebo ich zaevidovať ako samostatný finančný náklad, ktorý neovplyvňuje cenu na regáli, ale znižuje čistý zisk.

10. Oprava chýb a prerozdelenie

• Diagnostika chýb (Tovar počiatočných zásob). Ak ste na začiatku zadali tovar ako «Počiatočné zásoby» (bez väzby na dodávateľa) a neskôr ste sa rozhodli urobiť poriadok, režim «Diagnostika chýb» umožňuje automaticky prerozdeliť tento tovar ku konkrétnym dodávateľom. Tým sa opraví analýza ziskovosti podľa značiek.

• Korekcia nákupných cien. Umožňuje hromadne meniť nákupné ceny v už uzavretých faktúrach (napríklad ak dodávateľ poskytol dodatočnú zľavu spätne alebo došlo k chybe operátora).

• Zlúčenie kariet. Ak ste omylom vytvorili duplicitného dodávateľa, je možné ich zlúčiť do jednej karty pri zachovaní histórie vyrovnaní.

11. Pokročilá analýza podľa šarží (Batch Tracking)

• Register dodávok tovaru (Šarže). Môžete spojiť niekoľko príjemiek do jednej «Šarže dodávky» (napríklad «Kontajner z Číny za február»). To umožňuje analyzovať ziskovosť nie podľa jednotlivých príjemiek, ale podľa celej šarže.

• Analýza pohybu tovaru podľa šarží dodávky. Podrobný report, ktorý ukazuje celý životný cyklus konkrétnej dodávky: kedy prišla, koľko sa predalo, koľko sa vrátilo, aktuálny zostatok tejto šarže a tržby z nej.

12. Dokladové spracovanie

• Certifikáty kvality. V karte tovaru je možné pripojiť certifikáty kvality s dobou platnosti. To umožňuje kontrolovať, ktoré tovary majú platné dokumenty od dodávateľa a kde sa blíži koniec platnosti.

• Vrátenie reklamácie. Samostatný postup na odpis chybného tovaru s jeho vrátením dodávateľovi. Líši sa od bežného vrátenia tým, že eviduje fakt nekvalitnej produkcie pre ďalšie rokovania.

13. Doplnkové možnosti

• Menové účtovníctvo. Možnosť naviazať nákupné ceny na kurz meny. Pri zmene kurzu je možné automaticky prepočítať obstarávaciu cenu a maloobchodné ceny.

• Prenos faktúr. Funkcia prenosu tovarov medzi príjemkami umožňuje opraviť chyby v evidencii, ak bol tovar naskladnený na nesprávneho dodávateľa.

Tieto nástroje umožňujú plne kontrolovať celý cyklus spolupráce s dodávateľmi: od plánovania nákupu až po úplné finančné vyrovnanie a analýzu rentability spolupráce.