Ako správne vrátiť zálohu a preplatok v režime „Obchodovanie s výpisom z účtu“

Režim "Obchodovanie s vystavením faktúry" (OVF) je praktický nástroj na riadenie predaja určený pre internetové obchody a prácu na objednávku, kde platby prebiehajú postupne a tovar sa rezervuje alebo expeduje po častiach, ako aj pre veľkoobchod. 

Problém vrátenia preddavku v tomto režime spočíva v tom, že podnikatelia sa často stretávajú so zrušením objednávky zo strany zákazníka, zmenou zoznamu tovarov alebo situáciami, keď bol tovar už expedovaný a zákazník zaplatil viac, než bolo potrebné. 

Podnikatelia sa zvyčajne obracajú s týmito otázkami: ako správne vrátiť preplatok, ak už bola výdajová faktúra vytvorená a uzavretá; ako sa vyhnúť dvojitému zaúčtovaniu poplatku za acquiring pri vrátení peňazí na kartu; prečo pri práci s faktúrami v cudzej mene vzniká chyba "Suma vrátenia nemôže presiahnuť sumu preddavku"; a prečo sa fiškálny doklad o vrátení neodosiela daňovému úradu (PRP).

Nižšie je uvedený algoritmus krokov na správne vrátenie preddavku v Torgsoft.

Základné princípy práce s preddavkami v OVF

V programe Torgsoft nie je preddavok k faktúre pevne naviazaný na konkrétny tovar až do momentu vytvorenia výdajovej faktúry.

• Preddavok možno vrátiť v plnej výške alebo čiastočne, napríklad vo výške rozdielu medzi pôvodným preddavkom a hodnotou už expedovaného tovaru.

• Preddavok možno zákazníkovi vrátiť aj v prípade, že k faktúre už bola vytvorená výdajová faktúra.

• Možná suma vrátenia sa určuje ako celková suma všetkých preddavkov k faktúre, ktoré ešte neboli priradené k výdajovým faktúram.

• Ak bol preddavok zadaný omylom a ešte nebol priradený k žiadnej výdajovej faktúre, možno ho zo systému jednoducho odstrániť bez spracovania vrátenia.

Algoritmus č. 1. Vrátenie preddavku, ak výdajová faktúra nebola vytvorená alebo existuje voľný zostatok

Tento algoritmus je vhodný pre prípady, keď zákazník uhradil preddavok, ale objednávku zrušil ešte pred expedíciou, alebo keď po čiastočnej expedícii zostali nepriradené peniaze.

1. Otvorte položku hlavného menu Dokument — Obchodovanie s vystavením faktúry.

2. Prejdite na kartu Faktúra a vyberte faktúru, ku ktorej je potrebné vrátiť peniaze.

3. Kliknite na tlačidlo Vrátenie preddavku.

4. Otvorí sa okno «Vrátenie preddavku k faktúre», v ktorom program automaticky doplní spôsob platby, dátum a dostupnú sumu vrátenia.

5. Kliknite na tlačidlo Zadať platbu a peniaze budú vrátené.

Algoritmus č. 2. Vrátenie PREPLATKU, ak už bola výdajová faktúra vytvorená a preplatená

Často vznikajú situácie, keď je potrebné tovar urgentne expedovať, manažér vytvorí výdajovú faktúru a následne sa ukáže, že zákazník za ňu zaplatil viac, než mal, a účtovník musí vrátiť rozdiel. Pre takéto prípady funguje samostatný mechanizmus:

1. Prejdite do Obchodovania s vystavením faktúry na kartu Výdajová faktúra.

2. Označte preplatenú faktúru, ktorá bude mať záporný dlh.

3. V tabuľke Platby k výdajovej faktúre kliknite na tlačidlo Vrátenie preplatku.

4. Uveďte sumu vrátenia. Preplatok možno vracať vo viacerých etapách, ale program neumožní vrátiť sumu vyššiu ako celková suma preplatku k tejto výdajovej faktúre.

Dôležité nuansy a úskalia

1. Fiškalizácia (PRP) a tlač dokladu o vrátení 

Ak bol preddavok fiškalizovaný cez programovú RP (PRP), jeho vrátenie musí byť tiež sprevádzané odoslaním fiškálneho dokladu daňovému úradu.

• Častá chyba: pokladníci často zabúdajú zaškrtnúť voľbu «Tlač dokladu o vrátení» pri vyplatení peňazí. Výsledkom je, že vrátenie sa vykoná iba vo vnútornej evidencii Torgsoft, ale neodošle sa do PRP ani na daňový úrad, čo vytvára rozdiely v Z-reportoch.

• Ak doklad o vrátení neprešiel cez PRP, je potrebné odstrániť dokument vrátenia v Torgsoft a vykonať ho znova, pričom treba povinne aktivovať tlač fiškálneho dokladu.

2. Zabránenie dvojitému účtovaniu acquiringu pri bezhotovostných vráteniach 

Podnikatelia sa stretávali s problémom: keď zákazník platí na bežný účet, je možné zapnúť voľbu "Nezohľadňovať acquiring", aby sa zaúčtovala celá suma. Pri vrátení peňazí však program automaticky odpočítaval poplatok za acquiring, hoci v skutočnosti išlo len o spätnú platbu, napríklad cez IBAN.

• Riešenie: vo formulári «Vyplatenie peňazí podľa faktúry» v OVF je prepínač "Nezohľadňovať acquiring", ktorý je dostupný iba pri bezhotovostnej forme platby. Ak toto nastavenie zapnete, finančný doklad na sumu acquiringu sa pri vrátení nevytvorí.

3. Faktúry v cudzej mene a chyby konverzie 

Ak je faktúra vystavená v cudzej mene, napríklad v dolároch, a preddavok bol prijatý v hrivnách, pri pokuse o vrátenie peňazí mohla vzniknúť chyba: "Suma vrátenia nemôže presiahnuť sumu preddavku".

• Tento problém vznikal preto, že systém považoval preddavok za platbu v hrivnách, zatiaľ čo vrátenie sa pokúšal vykonať v mene faktúry.

• V aktuálnych verziách programu bol algoritmus vylepšený: teraz sa "voľný" preddavok počíta a uchováva v mene faktúry bez ohľadu na to, v akej mene boli peniaze fyzicky prijaté. Tým sa odstraňujú umelé konflikty súm pri vytváraní výdajových faktúr a vrátení.

4. Podnik pri vrátení 

Ak bol preddavok prijatý na bežný účet, ktorý je naviazaný na konkrétny podnik (Živnostník), venujte pozornosť správnemu výberu podniku počas vrátenia. Ak vyberiete možnosť bezhotovostného vrátenia, zoznam bežných účtov sa bude filtrovať podľa podniku, ktorý uvediete v okne vrátenia. Pomáha to predísť zámene, keď jeden Živnostník prijal preddavok, ale vrátenie sa omylom odpíše z účtu iného.