Počiatočné zostatky: ako zadať tovar do databázy bez fiktívnych dlhov voči dodávateľom

Ak sa po začatí práce v Torgsoft v zostatku s partnermi zobrazil dlh voči dodávateľovi, ktorý v skutočnosti neexistuje, najčastejšou príčinou je to, že počiatočný tovar bol zadaný ako bežný príjem. Pri vytváraní bežnej príjmovej faktúry sa dodávateľ uvádza povinne, preto program takýto doklad vníma ako nový nákup tovaru a vytvára dlh voči vybranému dodávateľovi. Pre tovary, ktoré už boli v obchode pred spustením programu, je potrebné použiť špeciálny režim «Počiatočné zostatky». Vtedy sa tovar dostane do skladovej evidencie, ale nevytvára záväzok voči dodávateľovi.

Táto inštrukcia je určená pre majiteľov firiem a administrátorov, ktorí iba začínajú automatizáciu evidencie v Torgsoft alebo prenášajú databázu tovarov z iného programu. Situácia s výskytom neexistujúcich dlhov vzniká vtedy, keď sa počiatočný tovar prijme ako bežný nákup. Po vykonaní nižšie uvedených krokov budete môcť správne zadať tovar na sklad manuálne alebo cez import tak, aby nevytváral falošný záväzok.

Ako zistiť, že počiatočné zostatky boli zadané nesprávne

• V časti «Platba» — «Zostatok s partnermi» sa zobrazil veľký dlh voči dodávateľom za tovar, ktorý bol v skutočnosti už dávno zaplatený a nachádzal sa v obchode pred inštaláciou programu.

• Analytika je skreslená: vo výkaze «Analýza predaja tovaru dodávateľa na realizácii» alebo v iných finančných výkazoch sa zobrazujú neaktuálne dlhy a príjmy.

Prečo vzniká fiktívny dlh voči dodávateľovi

Počiatočný tovarový zostatok, teda tovar, ktorý už bol v obchode pred začiatkom automatizácie, bol zadaný cez bežnú príjmovú faktúru s uvedením konkrétnej protistrany. Ak sa pri manuálnom zadaní alebo importe z Excelu neaktivuje špeciálne označenie «Počiatočné zostatky», program považuje túto šaržu za novo zakúpenú od dodávateľa a odráža ju v zostatku s týmto dodávateľom.

Kde skontrolovať nesprávne dlhy a počiatočné príjmy

1. Prejdite do položky menu «Platba» — «Zostatok s partnermi». Vyberte filter «Dodávateľ» a skontrolujte sumu v stĺpci «Môj dlh» — ak sa tam nachádzajú dlhy, ktoré v skutočnosti neexistujú, počiatočné zostatky boli zadané nesprávne alebo za reálnu faktúru dodávateľa nebola vykonaná platba.

2. Otvorte Sklad → Register príjmových faktúr. Pomocou filtrov podľa dodávateľa a stavu platby skontrolujte všetky nezaplatené faktúry. Ak má byť faktúra skutočne zaplatená dodávateľovi, zadajte platbu. Ak ide o počiatočný tovar, ktorý už bol v obchode pred začiatkom práce v Torgsoft, takúto faktúru je potrebné prepracovať ako «Počiatočné zostatky», aby nevytvárala fiktívny dlh voči dodávateľovi.

Ako správne zadať počiatočné zostatky bez vytvorenia dlhu

Aby ste vykonali takzvanú «nulovú» inventúru a prijali existujúce tovary ako počiatočné zostatky bez vytvorenia dlhov, je potrebné vytvoriť správny doklad príjmu.

Možnosť 1. Manuálne zadanie zostatkov cez skener

1. Prejdite do položky menu «Doklad» — «Príjem tovaru».

2. Kliknite na tlačidlo «Pridať» alebo «Nový príjem», aby ste vytvorili hlavičku faktúry.

3. V okne parametrov príjmu POVINNE zaškrtnite «Počiatočné zostatky».  Poznámka: pri aktivácii tohto označenia sa pole «Dodávateľ» automaticky zablokuje, pretože pri počiatočných zostatkoch sa systémovo neuvádza, čo zabraňuje vzniku dlhov.

4. Vyberte menu nákupu tovaru a kliknite na tlačidlo «Zapísať».

5. Teraz môžete skenovať čiarové kódy existujúcich tovarov, vypĺňať ich karty, ak tovar ešte nie je v číselníku, a uviesť skutočné množstvo.

Možnosť 2. Importovať počiatočné zostatky z Excelu

Ak prenášate 1000-2000 položiek z iného programu, napríklad vo formáte *.xls, je lepšie použiť import.

1. Vytvorte novú príjmovú faktúru rovnako, ako je opísané vyššie: Doklad — Príjem tovaru — Pridať, zaškrtnite «Počiatočné zostatky» a kliknite na «Zapísať».

2. Keď sa nachádzate v tejto faktúre, kliknite na tlačidlo «Import».

3. Vytvorte pripojenie k svojmu Excel súboru cez «Zdroj údajov».

4. Priraďte stĺpce súboru (Čiarový kód, Názov, Kód tovaru, Cena, Množstvo) k poliam v Torgsoft.

5. Spustite import. Tovar sa zaeviduje na skladový zostatok bez vytvorenia záväzku.

Čo robiť, ak boli počiatočné zostatky už zadané ako bežný príjem

Ak ste už zadali počiatočný tovar ako bežný príjem a ešte pri ňom neboli predaje, najlepšie riešenie je vymazať túto príjmovú faktúru cez Sklad - Zoznam príjmov a zadať ju znova so zaškrtnutím «Počiatočné zostatky». Ak ste však tovar najprv prijali ako «Počiatočné zostatky» a neskôr ho potrebujete na analytiku rozdeliť podľa skutočných dodávateľov, prejdite do «Tovaroznalectvo» — «Diagnostika chýb» — karta «Tovary počiatočných zostatkov». Označte potrebné tovary a kliknite na «Rozdeliť tovar na dodávateľa». Program ich sám presunie do správnych faktúr.

Ako zabrániť fiktívnym dlhom pri začiatku práce

• Používajte správny nástroj. Jasne rozlišujte zadávanie tovarov, ktoré už sú v obchode, čo sa robí výlučne cez označenie «Počiatočné zostatky», a tovarov, ktoré práve prišli od dodávateľa, čo je bežný príjem s uvedením protistrany, ktorý vytvára dlh.

• Inštruktáž personálu. Vysvetlite osobám zodpovedným za príjem tovaru, že pole «Dodávateľ» v príjme priamo ovplyvňuje finančný zostatok podniku.

Časté otázky