V realite maloobchodu, najmä pri kombinácii kamenných predajní a online predaja, sa podnikatelia pravidelne stretávajú s problémom konsolidácie objednávky. Zákazník si môže objednať niekoľko produktov, ktoré sa fyzicky nachádzajú v rôznych skladoch alebo predajných miestach siete.
Podnikatelia sa často pýtajú: «Ako predať produkt, ktorý sa nachádza v inej predajni?», «Prečo pri rezervácii vznikajú automatické interné presuny, ktoré mätú skladové zostatky?» alebo «Ako správne zostaviť jednu objednávku z rôznych účtovných centier, aby sa produkt nepredal dvakrát?».
Multi-skladová objednávka a rezervácia — je mechanizmus v programe Torgsoft, ktorý umožňuje zhromaždiť produkty z akýchkoľvek dostupných účtovných centier v jednom dokumente (faktúre), rezervovať ich pred náhodným predajom a kontrolovať logistiku ich odoslania zákazníkovi.
Hlavné nastavenia pre prácu s viacerými skladmi
Aby mohol manažér pridať do jednej objednávky produkty, ktoré sa v skutočnosti nachádzajú v rôznych účtovných centrách (ÚC), je potrebné správne nastaviť prístupové práva a parametre programu.
Hlavné nastavenie sa nachádza v menu Nastavenia - Parametre - Dokument. Tam je potrebné zapnúť prepínače «Povoliť predaj zo všetkých predajných miest vo formulári "Realizácia"» a «Povoliť predaj zo všetkých predajných miest vo formulári "Obchod s vystavením faktúry"». Ak je tento prepínač aktívny, pri pridávaní rovnakého produktu, ktorý je dostupný vo viacerých účtovných centrách, sa program používateľa opýta, z ktorého skladu sa má odpísať predávaný alebo rezervovaný produkt.
Ak je prístup «Povoliť predaj zo všetkých predajných miest» vypnutý, používateľ nebude mať možnosť vyberať produkty z iných skladov. Je to urobené preto, aby sa vylúčila možnosť zbytočných a nekontrolovaných presunov tovaru zo skladov a rezervných skladov zamestnancami, ktorí na to nemajú oprávnenie. Okrem toho je potrebné používateľom udeliť prístup k tým účtovným centrám, s ktorými budú pracovať.
Práca s internetovými objednávkami (multi-skladové rozdelenie)
Otázka viacerých skladov je obzvlášť dôležitá pri spracovaní objednávok z internetového obchodu alebo marketplaceov. Na automatizáciu tohto procesu sú v objekte synchronizácie k dispozícii špeciálne nastavenia:
-
Ponúkať výber účtovného centra faktúry — pri vystavení faktúry z «Objednávky vzdialeného zákazníka» program umožní vybrať ÚC pre dokument.
-
Ponúkať produkty z iných skladov — vo formulári sa zobrazí špeciálny formulár «Rozdelenie produktov objednávky vzdialeného zákazníka», kde je možné určiť, z ktorého skladu sa má ktorý produkt vziať.
-
Iba ak produktu nie je na sklade dostatok — formulár rozdelenia medzi skladmi sa zobrazí len vtedy, keď aspoň jeden produkt z objednávky chýba na aktuálnom sklade manažéra.
Vo formulári rozdelenia sa automaticky vyplní množstvo tovaru na odpis zo skladov, v ktorých je dostupný, ale v prípade potreby je možné množstvo upraviť manuálne.
Algoritmus rezervácie produktov z rôznych skladov
Hlavným nástrojom na vedenie multi-skladových objednávok je režim «Dokument - Obchod s vystavením faktúry».
V systéme existujú dve koncepčné možnosti rezervácie produktu:
-
S presunom do skladu dočasného uloženia (3. úroveň). Pri rezervácii sa produkt fyzicky aj nominálne odoberie z hlavného skladu a presunie do špeciálne vytvoreného «Skladu tovaru pod zálohou» alebo rezervného skladu. Program pritom automaticky vytvára doklady interného presunu do tohto skladu. Takýto produkt sa nebude zúčastňovať inventarizácie hlavného skladu, pretože sa tam už nenachádza.
-
Bez presunu. Produkt zostáva v hlavnom sklade predajne, ale je rezervovaný nominálne. Je dostupný na bežný predaj iným zákazníkom, no aby sa nestratil, je potrebné používať reporty o objednanom tovare.
Dôležitá praktická nuansa: podnikatelia sa často sťažujú, že skladové zostatky nesedia alebo že na skladoch tretej úrovne vznikajú nejasné mínusy. Deje sa to preto, že pri výbere produktov z iných skladov na rezerváciu alebo predaj program automaticky vytvára interné presuny medzi účtovnými centrami. Ak manažér opakovane pridáva, odstraňuje alebo ruší produkty vo faktúre, logika presunov sa môže zamotať, preto je dôležité dodržiavať pracovnú disciplínu v režime Obchod s vystavením faktúry.
Kontrola dostupnosti a správa rezervy
Na kontrolu multi-skladovej objednávky je v režime Obchod s vystavením faktúry karta «Dostupnosť produktov v skladoch». Je vhodné ju používať na sledovanie, ktorý produkt je už pripravený na odoslanie a na ktorý je ešte potrebné počkať.
Ak niektorý produkt nie je v skladoch dostupný (nulové alebo záporné množstvo), zvýrazní sa červenou farbou. Na jasné pochopenie situácie s objednávkou sa používajú stĺpce:
-
«V rezerve» — zobrazuje množstvo tovaru, ktoré sa už nachádza v rezerve pre túto konkrétnu faktúru.
-
«Objednať» — zobrazuje množstvo tovaru, ktoré chýba. Napríklad, ak si zákazník objednal 1 produkt, ten sa našiel na sklade a bol rezervovaný, v stĺpci «V rezerve» bude 1 a v stĺpci «Objednať» — 0.
Čiastočné odoslanie a zrušenie rezervácie
Pomerne často nastáva situácia, keď sa tovar z viacerých skladov zhromažďuje v rôznom čase a objednávka sa zákazníkovi odosiela po častiach.
Okrem toho pre pohodlnú prácu s čiastočnými odoslaniami karta «Dostupnosť produktov v skladoch» nezmizne po vytvorení prvého výdajového dokladu, čo manažérovi umožňuje vidieť, koľko už bolo odoslané a koľko ešte zostáva odovzdať zákazníkovi.
Po vytvorení výdajového dokladu a úplnom odoslaní produktu sa produkt automaticky odstráni z rezervy. Ak bol produkt manuálne odstránený z rezervy pred odoslaním, automaticky sa presunie späť do hlavného skladu a príslušné automatické doklady interného presunu sa vymažú.
Pre rozsiahle siete, kde sa tovar vydáva inde než v mieste vytvorenia objednávky (napríklad predajca v predajnej sále vystaví faktúru a tovar zákazníkovi vydá skladník zo vzdialeného skladu), sa odporúča používať aj režim «Odoslanie zo skladu» na jasnú kontrolu pohybu tovarovo-materiálnych hodnôt.
Vráťte sa na predchádzajúci krok