Implementácia Torgsoft: od prvého spustenia po hotový účtovný systém
Toto je postup implementácie pre majiteľa predajne: od prípravy údajov a demo verzie až po prvý pracovný deň, stabilnú evidenciu a ďalší rozvoj. Pri každom kroku je uvedené, čo urobiť, čo skontrolovať, kedy prejsť ďalej a kde nájsť podrobný návod.
Čo znamená implementovať účtovný program
Implementácia Torgsoft je postupný prenos tovaru, skladových zostatkov a pravidiel práce predajne do účtovného programu. Dokončená implementácia umožňuje vykonávať predaje a vrátenia, kontrolovať sklad a pokladňu, oddeľovať prístupové práva zamestnancov, získavať prehľady a uchovávať záložné kópie údajov.
Najskôr sa nastaví základ evidencie: tovar, zostatky, používatelia a každodenné operácie. Zariadenia, internetový predaj a doplnkové možnosti sa pripájajú podľa potrieb konkrétneho podnikania. Fiškalizácia je vytvorenie fiškálneho dokladu a odoslanie údajov o platobnej operácii do Štátnej daňovej služby.
Tovar a zostatky zodpovedajú skutočným údajom
Každý tovar má zrozumiteľnú kategóriu, názov, cenu, čiarový kód a správne množstvo na sklade.
Hlavné operácie sú skontrolované
Príjem tovaru, predaj, vrátenie, presun a inventúra správne menia zostatky, pokladňu a prehľady.
Zamestnanci majú potrebné práva
Predajca pracuje pri pokladni, pracovník zodpovedný za tovar — s tovarom, majiteľ vidí manažérske údaje.
Údaje sú chránené
Záložné kópie sa vytvárajú pravidelne a uchovávajú sa oddelene od pracovného počítača.
Čo pripraviť pred automatizáciou predajne
Krátky opis podnikania pomôže správne vybrať verziu programu, zariadenia a postupnosť nastavenia. Určite jednu zodpovednú osobu, ktorá zhromaždí vstupné údaje, odsúhlasí pravidlá práce a prijme výsledok každej fázy.
Formát predaja
Maloobchod, veľkoobchod, internetový predaj, sklad, výroba alebo kombinácia viacerých procesov.
Predajne a pracoviská
Počet miest, pokladní, počítačov, zamestnancov a miest, z ktorých bude majiteľ pracovať s údajmi. Určite schému práce: jeden počítač, lokálna sieť, vzdialený server alebo Torgsoft-Online.
Údaje o tovare
Kde sú teraz uložené názvy, artikle, čiarové kódy, ceny, charakteristiky a zostatky.
Platba a fiškalizácia
Hotovosť, karty a prevody pri každej pokladni. Ak sú potrebné fiškálne doklady, určite softvérové RRO alebo fiškálny registrátor a vopred pripravte registračné údaje.
Roly zamestnancov
Kto prijíma tovar, mení ceny, predáva, spracúva vrátenia a prezerá financie.
Externé služby
Internetový obchod, marketplace platformy, doručovacie služby, bankový terminál a ďalšie integrácie.
Práca počas výpadkov
Určite, či je potrebné záložné napájanie pre počítač a router, náhradný internet a osobitný postup predaja počas výpadkov.
Ako implementovať Torgsoft krok za krokom
Vykonávajte kroky postupne. Ak už bol určitý výsledok dosiahnutý, skontrolujte kontrolné kritérium a prejdite ďalej.
Opíšte aktuálnu evidenciu a budúcu schému práce
Cieľ: pochopiť, ktoré procesy treba preniesť do Torgsoft a ako presne bude program fungovať vo vašej predajni.
- určite zodpovednú osobu za implementáciu a kontrolu výsledkov;
- spočítajte predajne, pokladne, sklady a pracoviská;
- určite zdroj tovaru, cien, zostatkov a zákazníckej databázy;
- vymenujte typické operácie: príjem, predaj, vrátenie, presun, veľkoobchod, výroba;
- zaznamenajte potrebné spôsoby platby, fiškalizáciu a externé služby;
- určite, ako bude predajňa pracovať počas výpadkov elektriny alebo internetu.
Porovnať verzie Torgsoft · Vybrať schému práce: jeden počítač, lokálna sieť alebo server
Nainštalujte a aktivujte demo verziu
Cieľ: overiť Torgsoft na vlastnom tovare a scenároch pred výberom komerčnej verzie.
- nainštalujte program na počítač s Windows;
- aktivujte demo verziu na 30 dní;
- zaregistrujte demo verziu na budúceho vlastníka licencie a uveďte aktuálne kontaktné údaje;
- na prvé prihlásenie použite prihlasovacie meno sa a heslo 2009;
- uveďte jazyk programu, názov predajne a hlavnú účtovnú menu;
- po začatí práce s vlastnými údajmi zmeňte heslo vlastníka;
- na 30 dní aktivujte iba tie doplnkové možnosti, ktoré treba overiť vo vašom scenári; výnimkou je «Odstránenie štatistík uzavretých období»;
- v prípade potreby využite až 2 hodiny bezplatnej podpory počas prvých 30 dní.
Ako stiahnuť, nainštalovať a aktivovať demo verziu · Ako aktivovať doplnkové možnosti na 30 dní
Pripravte katalóg tovaru
Cieľ: vytvoriť štruktúru, v ktorej sa tovar dá ľahko nájsť, prijímať, preceňovať a analyzovať.
- vytvorte strom typov tovaru — kategórie a podkategórie;
- určite povinné polia karty tovaru pre vašu oblasť;
- určite, ako evidovať veľkosti, farby, sériové čísla, vážený alebo metrický tovar, ak je to potrebné;
- odstráňte duplicity názvov, artiklov a čiarových kódov zo vstupných údajov;
- zadajte niekoľko položiek ručne alebo pripravte súbor Excel na import;
- skontrolujte jednotky merania, nákupné a maloobchodné ceny.
Ako vytvoriť typy tovaru · Prenos údajov z Excelu, 1C/BAS alebo iného systému
Skontrolujte prenos údajov na testovacej kópii
Cieľ: overiť štruktúru katalógu a spôsob prenosu údajov pred konečným prechodom na Torgsoft.
- importujte malú testovaciu časť katalógu alebo kópiu aktuálnych údajov;
- skontrolujte názvy, kategórie, čiarové kódy, jednotky merania a ceny;
- zadajte testovacie počiatočné zostatky a skontrolujte množstvo a hodnotu podľa hlavných kategórií;
- určite, ktoré údaje treba preniesť dodatočne: zákazníkov, zľavové karty, bonusy, rezervácie, dlhy, certifikáty alebo otvorené objednávky;
- zaznamenajte postup konečného prenosu a dátum, po ktorom sa nové operácie budú vykonávať iba v Torgsoft.
Ako zadať počiatočné zostatky bez dlhu voči dodávateľovi
Nastavte predajne, pokladne, používateľov a práva
Cieľ: premietnuť organizačnú štruktúru podnikania a obmedziť prístup k údajom podľa rolí.
- vytvorte alebo premenujte účtovné centrá — samostatné predajne a sklady v programe;
- nastavte pokladne a dostupné spôsoby platby;
- vytvorte samostatného používateľa pre každého zamestnanca;
- udeľte predajcom, pracovníkom zodpovedným za tovar, administrátorom a vlastníkovi potrebné práva;
- skontrolujte obmedzenia na zmenu cien, mazanie dokumentov a prezeranie financií.
Nastavenie rolí, používateľov a zamestnancov
Pripojte potrebné zariadenia, platby a fiškalizáciu
Cieľ: pripraviť pracovisko na reálne obsluhovanie zákazníkov.
- pripojte skener čiarových kódov, ak sa tovar predáva podľa čiarových kódov;
- nastavte tlačiareň etikiet alebo dokladov, ak je potrebná vo vašom procese;
- pri váženom tovare skontrolujte kompatibilitu váh s programom;
- ak je potrebná fiškalizácia, vyberte softvérové RRO (PRRO) alebo fiškálny registrátor;
- pre PRRO pripravte platný kvalifikovaný elektronický podpis, registračné údaje prevádzkovej jednotky, pokladníkov, sadzby daní a údaje dokladu;
- skontrolujte PRRO v testovacom režime pred vytvorením prvého reálneho fiškálneho dokladu;
- v prípade potreby pripojte bankový terminál na automatický prenos sumy;
- skontrolujte záložné napájanie, náhradný internet a postup práce pokladne počas výpadkov.
Obchodné zariadenia pre Torgsoft · Softvérové RRO · Integrácia s fiškálnym registrátorom · Integrácia s bankovým terminálom · Integrácia s váhami pri pokladni
Skontrolujte celý cyklus a odstráňte testovacie operácie
Cieľ: nájsť chyby v nastaveniach pred začiatkom každodennej práce.
- vykonajte príjem tovaru od dodávateľa;
- vystavte predaj s každým spôsobom platby;
- skontrolujte úplné a čiastočné vrátenie;
- pri viacerých skladoch vykonajte interný presun;
- vykonajte testovaciu inventúru;
- pozrite si prehľady o predajoch, zostatkoch, pokladni a finančnom výsledku;
- požiadajte predajcu, aby vykonal predaj, vrátenie a uzavretie dňa pod vlastným účtom;
- po kontrole zrušte alebo odstráňte testovacie dokumenty a znovu skontrolujte pokladňu a zostatky.
Prvý testovací predaj: čo skontrolovať pred spustením
Vyberte verziu Torgsoft a súbor doplnkových možností
Cieľ: vybrať spôsob práce programu, ktorý zodpovedá skutočnej štruktúre podnikania.
- Torgsoft-Start — jedna malá predajňa, jedna pokladňa a základné operácie;
- Torgsoft-Ultra — jedna predajňa s viacerými pokladňami a rozšírenými možnosťami;
- Terminálová verzia — vzdialené predajne, ktoré pracujú s jednou databázou cez internet;
- Torgsoft-Online — prenájom programu a servera na vzdialenú prácu bez vlastného serverového vybavenia;
- doplnkové možnosti vyberajte podľa konkrétnej úlohy: fiškalizácia, web, doručenie, zálohovanie alebo iná integrácia;
- zohľadnite, že doplnkové možnosti sa platia samostatne; takmer všetky potrebné možnosti je možné vopred overiť počas 30 dní;
- po zakúpení aktivujte komerčnú licenciu a vybrané možnosti na potrebných pracoviskách.
Start, Ultra, Terminál a Online: porovnanie verzií · Ako aktivovať licenciu a doplnkové možnosti
Prejdite na reálnu evidenciu
Cieľ: prejsť zo starého systému alebo testovacej databázy na overené údaje bez dvojitej evidencie.
- zaznamenajte dátum a čas, po ktorom sa všetky nové operácie vykonávajú iba v Torgsoft;
- zastavte zadávanie nových operácií do starého systému a vykonajte finálnu inventúru alebo kontrolný export;
- preneste aktuálny tovar, ceny a zostatky k dátumu spustenia;
- v prípade potreby preneste zákazníkov, bonusy, rezervácie, dlhy, certifikáty, otvorené objednávky a počiatočné sumy v pokladniach;
- vytvorte záložnú kópiu databázy pred prvým pracovným dňom;
- vykonajte prvý reálny predaj a skontrolujte doklad, platbu a odpis tovaru;
- na konci dňa skontrolujte pokladňu, predaje, vrátenia a skutočné množstvo niekoľkých vybraných položiek.
Upevnite pracovný postup a chráňte databázu
Cieľ: zabezpečiť stabilnú evidenciu po spustení.
- určite zodpovedných za tovar, ceny, pokladňu, inventúru a záložné kópie;
- zaznamenajte krátke pokyny pre predajcu, pracovníka zodpovedného za tovar a administrátora;
- nastavte pravidelnú archiváciu databázy;
- externú kópiu uchovávajte oddelene od pracovného počítača;
- kontrolujte denník archivácie a možnosť obnovy;
- naučte nového zamestnanca vykonávať jeho operácie bez prístupu k funkciám vlastníka;
- zložité nastavenia odovzdajte technickej podpore; po vyčerpaní 2 hodín alebo po skončení prvých 30 dní sa podpora poskytuje podľa aktuálnych platených podmienok.
Cloudový archív údajov · Kontakty technickej podpory
Rozvíjajte automatizáciu podľa potrieb podnikania
Cieľ: pripájať nové možnosti po stabilizácii základnej evidencie.
- na prácu so zákazníkmi — profil zákazníka a hovory Binotel, hromadné rozosielky zákazníkom a darčekové certifikáty;
- pre online predaj — Torgsoft Online Market, synchronizácia s internetovým obchodom, Prom.ua, Rozetka.ua, Nova Poshta a Ukrposhta;
- na kontrolu majiteľom a mobilnú prácu — Mobilná aplikácia Torgsoft a potrebné manažérske prehľady;
- pre sklad — minimálne a maximálne zostatky podľa skladov, automatický výpočet skladových zásob a miesto uloženia tovaru;
- pre personál — mzdy a motivácia personálu, upozornenia pre personál a prepojenie predaja každého tovaru s predajcom;
- pre obchodnú sieť — Terminálová verzia a Torgsoft-Hybrid pri nestabilnom pripojení.
Zobraziť všetky doplnkové možnosti Torgsoft
Ako sa mení implementácia pre rôzne podniky
Nová predajňa bez predchádzajúcej evidencie
- vytvorte kategórie a pravidlá názvov tovaru;
- označujte tovar pri prvom príjme;
- nastavte pokladňu a práva pred otvorením;
- zadajte zostatky podľa skutočného prijatia tovaru.
Prechod z Excelu alebo iného programu
- odstráňte duplicity a neaktuálne záznamy;
- odsúhlaste polia na import;
- preneste testovaciu časť katalógu;
- skontrolujte množstvo, hodnotu a celkovú sumu zostatkov;
- určite okamih zastavenia starého systému a finálneho prenosu.
Predaj v predajni, na webe a marketplace platformách
- určite hlavný zdroj údajov o tovare;
- odsúhlaste kategórie, charakteristiky, fotografie a ceny;
- skontrolujte rezervácie a spracovanie objednávok;
- samostatne otestujte platbu, doručenie a vrátenia.
Viac predajní alebo zložitá sieť
- najskôr navrhnite účtovné centrá a server;
- určite centrálne pravidlá cien a sortimentu;
- skontrolujte kvalitu pripojenia na každom mieste;
- naplánujte prenos údajov a spustenie po etapách.
Čo je potrebné na spustenie a čo sa pripája podľa potreby
Povinný základ
Počítač s Windows alebo Torgsoft-Online, program Torgsoft, katalóg tovaru, skontrolované zostatky, používatelia, zálohovanie a pravidlá každodennej práce.
Zariadenia podľa procesu
Skener, tlačiareň etikiet, tlačiareň dokladov, váhy, pokladničná zásuvka alebo terminál na zber údajov nie sú potrebné pre každé podnikanie.
Fiškalizácia a platby kartou
PRRO, fiškálny registrátor a integrácia s bankovým terminálom sa pripájajú podľa spôsobov platby a požiadaviek legislatívy pre konkrétne podnikanie. Potrebu fiškalizácie a daňové nastavenia treba skontrolovať s účtovníkom alebo daňovým poradcom.
Rozšírenie po spustení
Internetový obchod, marketplace platformy, doručenie, zákaznícke nástroje, mobilná práca a automatizácia siete sa pridávajú k stabilnej evidencii.
Ktorá verzia Torgsoft je vhodná pre vašu schému práce
Torgsoft-Start
Pre jednu malú predajňu s jednou pokladňou a základnými operáciami evidencie tovaru.
Torgsoft-Ultra
Pre jednu predajňu s viacerými pokladňami, zamestnancami a rozšírenými možnosťami programu.
Terminálová verzia
Pre vzdialené predajne, ktoré pracujú cez internet s jednou databázou.
Torgsoft-Online
Pre vzdialenú prácu s prenajatým programom a serverom bez nákupu a údržby vlastného serverového vybavenia.
Ktoré úlohy možno automatizovať ďalej
Základ evidencie Torgsoft
Tovar, zostatky, predaje, vrátenia, sklad, pokladňa, financie, zamestnanci a manažérske prehľady.
Mobilná práca
Predaje, sklad, inventúra, financie a prehľady zo smartfónu.
Mobilná aplikácia TorgsoftZákazníci a komunikácia
Profily zákazníkov, hovory a správy so súhlasom príjemcov.
Profil zákazníka a hovory Binotel · Hromadné rozosielky zákazníkomZásoby a adresné skladovanie
Výpočet potreby tovaru a zaznamenanie miesta v sklade.
Automatický výpočet skladových zásob · Miesto uloženia tovaruPersonál
Výpočet mzdy, motivácia a kontrola osobných predajov.
Mzdy a motivácia personálu · Prepojenie predaja každého tovaru s predajcomDoručenie
Vytváranie zásielok a práca s údajmi doručovacích služieb.
Integrácia s Nova Poshta · Integrácia s UkrposhtaMarketplace platformy
Výmena tovaru a objednávok s obchodnými platformami.
Integrácia s Prom.ua · Integrácia s Rozetka.uaPráca bez stabilného internetu
Autonómne predaje vzdialenej pokladne s následnou synchronizáciou.
Torgsoft-HybridLojalita zákazníkov
Certifikáty, bonusy, zľavové programy a odporúčania zákazníkov.
Darčekové certifikáty · Bonusy s obmedzenou platnosťou · Zľavový klubTovar so špeciálnou evidenciou
Vážený, metrický alebo záručný tovar so sériovými číslami.
Balenie a označovanie váženého tovaru · Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel · Kalkulačka metrického tovaruVýroba, opravy a prenájom
Samostatné procesy pre materiály, hotové výrobky, servis a dočasné vydanie tovaru.
Výroba: evidencia materiálov a hotových výrobkov · Opravy a záručný servis · Prenájom tovaruAký kontrolný postup podporuje presnú evidenciu
Denne
- kontrolujte otvorenie a zatvorenie pokladní;
- kontrolujte vrátenia a storna;
- kontrolujte platby a súhrn predajov;
- kontrolujte vytvorenie záložnej kópie.
Týždenne
- analyzujte tovar bez pohybu a nedostatky;
- kontrolujte chyby integrácií;
- prezerajte históriu činností zamestnancov a prístupové práva;
- riešte rozdiely pri niekoľkých vybraných položkách.
Mesačne
- kontrolujte dodržiavanie stanoveného harmonogramu inventúr;
- analyzujte zisk, náklady a obrátkovosť;
- kontrolujte sortiment a pravidlá nákupov;
- prezerajte roly prepustených a nových zamestnancov.
Čo najčastejšie komplikuje automatizáciu
Duplicity, neaktuálne karty a rôzne pravidlá názvov prechádzajú do nového systému. Najskôr vyčistite testovaciu časť katalógu a odsúhlaste jednotný štandard.
Kompatibilita zariadenia neznamená, že je potrebné pre konkrétnu predajňu. Určite tovar, formát etikiet, typ dokladu, zaťaženie pokladne a spôsob platby.
Každá rola má dostať minimálny potrebný prístup. Samostatné účty zároveň umožňujú zistiť, kto vytvoril alebo zmenil operáciu.
Predaj kontroluje iba časť procesu. Pred spustením vykonajte vrátenie, zmenu spôsobu platby, zrušenie chybnej akcie a uzavretie pokladničného dňa.
Testovacie predaje, príjmy a vrátenia menia zostatky, pokladňu a prehľady. Pred spustením zrušte alebo odstráňte testovacie operácie a potom údaje znovu skontrolujte.
Určite presný dátum a čas prechodu. Po finálnom prenose sa všetky nové predaje, príjmy, vrátenia a presuny musia vykonávať v jednom pracovnom systéme.
Porucha alebo zašifrovanie disku zničí pracovnú databázu spolu s kópiou. Externé archívy uchovávajte oddelene a kontrolujte obnovu.
Najskôr stabilizujte tovar, zostatky, pokladňu a každodenné operácie. Ďalšiu funkciu pridávajte po určení úlohy, zodpovednej osoby a kontrolného výsledku.
Časté otázky o implementácii Torgsoft
Trvanie závisí od počtu položiek, kvality vstupných údajov, predajných miest, zariadení a integrácií. Základné nastavenie malej predajne možno začať v deň inštalácie, zatiaľ čo prenos veľkej databázy alebo siete si vyžaduje samostatný plán.
Áno. Tovar, zostatky, zákazníci, nastavenia a vytvorené dokumenty zostávajú v databáze na počítači. Po aktivácii komerčnej licencie môžete pokračovať v práci bez opätovného zadávania informácií. Pred spustením skontrolujte, aby testovacie operácie neovplyvňovali reálne zostatky, pokladňu a prehľady.
Áno, v Torgsoft je dostupný import údajov z Excelu. Pred prenosom treba odsúhlasiť štruktúru stĺpcov, odstrániť duplicity, skontrolovať testovaciu časť súboru a samostatne určiť dátum finálneho prenosu aktuálnych zostatkov.
Hlavný program funguje na počítači s Windows. Skener, tlačiarne, váhy, pokladničná zásuvka a ďalšie zariadenia sa vyberajú podľa tovaru a procesu predaja. Pred nákupom skontrolujte kompatibilitu konkrétneho modelu.
Najskôr si s účtovníkom alebo daňovým poradcom overte, či je pre vašu činnosť potrebná fiškalizácia. Pre Softvérové RRO je potrebný platný kvalifikovaný elektronický podpis, zaregistrovaná prevádzková jednotka, PRRO a pokladníci, správne daňové sadzby a údaje dokladu.
Hlavný program Torgsoft funguje vo Windows. Pre Android a iOS existuje samostatná možnosť «Mobilná aplikácia Torgsoft», ktorá pripája smartfón alebo tablet k hlavnému účtovnému systému.
Lokálne nainštalovaný program môže vykonávať hlavné účtovné operácie bez prístupu na internet. Pokladňa Terminálovej verzie pracuje so vzdialeným serverom; na predaje počas prerušenia spojenia je určená samostatná možnosť «Torgsoft-Hybrid». Výpadok elektriny si vyžaduje samostatné záložné napájanie pre počítač, pokladničné zariadenia a router.
Nie. Každá možnosť musí mať konkrétnu úlohu. Najskôr nastavte základnú evidenciu, potom pripájajte fiškalizáciu, web, doručenie, zákaznícke nástroje alebo ďalšie integrácie. Doplnkové možnosti sa väčšinou platia samostatne, ale takmer všetky potrebné funkcie je možné vopred aktivovať na 30 dní na overenie. Výnimkou je «Odstránenie štatistík uzavretých období».
Používajte lekcie pre začiatočníkov, používateľskú príručku a technickú podporu. Pri prvej aktivácii demo verzie je dostupných až 2 hodiny bezplatnej podpory počas 30 dní. Po vyčerpaní tohto času alebo po skončení 30-dňového obdobia sa podpora poskytuje podľa aktuálnych platených podmienok.
Začnite demo verziou a vlastným plánom implementácie
Overte Torgsoft na svojom tovare, vytvorte zoznam potrebných pracovísk a prejdite postup od prípravy údajov po prvý kontrolný deň.
Vráťte sa na predchádzajúci krok