Obchod s výpisom z faktúry: od výpisu po fiskalizáciu zásielky

V modernom podnikaní, najmä v internetovom obchode, B2B segmente alebo pri predaji na objednávku, platba a expedícia tovaru zriedka prebiehajú súčasne. Podnikatelia sa pravidelne stretávajú s problémom: zákazník vytvorí objednávku, uhradí čiastočný preddavok na bankový účet (IBAN) a zvyšok zaplatí pri prevzatí na pošte (dobierka) alebo kuriérovi. Bežný pokladničný režim («Realizácia») na to nie je vhodný. Technická podpora Torgsoft často dostáva otázky: «Ako správne fiškalizovať preddavok?», «Ako priradiť viacero platieb z výpisu Privat24 ku konkrétnym objednávkam, aby nevznikol chaos v dlhoch zákazníkov?», «Ako vystaviť doklad na konečné vyúčtovanie?». Na riešenie všetkých týchto úloh existuje v programe režim «Obchodovanie s vystavením faktúry» (OVF), ktorý umožňuje spracovať objednávku cez všetky etapy: od obchodnej ponuky až po úplnú fiškalizáciu zložitej platby.

Nižšie je uvedený kompletný návod na celý cyklus spracovania objednávky v tomto režime.

Krok 1. Vytvorenie faktúry (zaznamenanie objednávky)

Proces sa začína vytvorením dokumentu, ktorý zaznamenáva zámer kupujúceho. Na to je potrebné prejsť do položky menu «Dokument» — «Obchodovanie s vystavením faktúry», otvoriť kartu «Faktúra» a kliknúť na tlačidlo «Pridať».

V okne vytvorenia faktúry je potrebné uviesť:

• Príjemcu (zákazníka): vyberá sa z databázy protistrán.

• Bežný účet: bankové údaje, na ktoré sa očakáva platba.

• Tovar: na karte «Tovar faktúry» sa pridáva zoznam toho, čo si zákazník objednáva, s uvedením množstva a ceny.

V tejto fáze sa tovar ešte neodpisuje zo skladu, ale už ho môžete rezervovať alebo poslať zákazníkovi faktúru na úhradu.

Krok 2. Prijímanie bezhotovostných platieb (IBAN) a ich priradenie k faktúre

Keď zákazník platí za objednávku bezhotovostne, napríklad na váš IBAN cez svoje online bankovníctvo, peniaze prichádzajú na váš bankový účet. Aby ste predišli zmätku v dlhoch a presne vedeli, za ktorú objednávku prišli prostriedky, Torgsoft má mechanizmus práce s bankovými výpismi a neurčenými platbami.

1. Vďaka doplnkovej možnosti «Bankové výpisy podľa účtov» môže program automaticky načítavať transakcie z Privat24, Monobank alebo UkrSibbank.

2. Tieto príjmy sa dostávajú do systému ako «Neurčené platby» — teda peniaze, ktoré prišli, ale ešte neboli rozdelené ku konkrétnym faktúram. Neurčenú platbu môže vlastník vytvoriť aj manuálne zo svojej mobilnej aplikácie Torgsoft.

3. Na karte «Platby zákazníkov» — «Neurčené platby» označte transakciu od zákazníka a kliknite na tlačidlo «Priradiť k faktúre».

4. Otvorí sa okno so zoznamom neuhradených faktúr. Vyberte potrebnú faktúru a kliknite na «Vybrať».

Čo to prináša? Platba sa presne priradí k vybranej faktúre a stane sa jej preddavkom. Ak sa k tejto faktúre neskôr vytvorí niekoľko výdajových faktúr, napríklad pri čiastočných expedíciách, tento preddavok sa na ne automaticky rozdelí a bude uhrádzať dlh zákazníka. Tým sa úplne odstráni zmätok.

Krok 3. Fiškalizácia preddavku

Podľa požiadaviek daňovej služby, ak zákazník uhradí preddavok, aj keď len čiastočný, je potrebné k tejto operácii vystaviť fiškálny doklad.

Ak používate programovú RP (PRP) od Torgsoft, algoritmus je nasledujúci:

• Pri zadaní prvej platby k faktúre alebo pri rozúčtovaní bankového výpisu, ako je opísané vyššie, program vytvorí fiškálny doklad.

• V hlavičke takéhoto dokladu sa automaticky uvedie typ «PREDDAVOK».

• K názvu každého tovaru v doklade sa pridá fráza «Preddavok za...». Toto sa nastavuje v parametroch programu.

• Ako sa počíta množstvo? Množstvo tovaru v doklade preddavku sa rozdelí na časti pomerne podľa sumy uhradeného preddavku vo vzťahu k celkovej sume dokladu.

• V bloku zostatku sa zobrazí typ platby (preddavok) a suma dlhu, ktorá zostáva podľa dokumentu.

Krok 4. Vytvorenie výdajovej faktúry (expedícia tovaru)

Keď je tovar pripravený na odoslanie, na základe Faktúry sa vytvorí Výdajová faktúra. Je to dokument, ktorý skutočne odpisuje tovar zo skladu.

• Na karte «Faktúra» kliknite na tlačidlo «Vytvoriť výdajovú faktúru».

• Program požiada o potvrdenie vyskladnenia tovaru.

• Ak sa tovar neexpeduje celý, môžete použiť funkciu «Čiastočná expedícia» a vybrať iba tie položky, ktoré sa zákazníkovi odosielajú práve teraz.

• Ak bol k faktúre predtým zadaný preddavok alebo k nej bola priradená neurčená platba, automaticky pokryje dlh podľa tejto novo vytvorenej výdajovej faktúry.

Krok 5. Ďalšia platba a konečné vyúčtovanie

Keď zákazník dostane tovar, napríklad na pošte s dobierkou, a uhradí zvyšok sumy, aj túto doplatkovú platbu je potrebné správne fiškalizovať.

Torgsoft automatizuje vytváranie zložitých reťazcov dokladov na PRP:

1. Ďalšia platba. Ak zákazník uhradí ďalšiu časť prostriedkov, ale tá nepokryje celý dlh podľa dokumentu, program vytvorí doklad s typom «ĎALŠIA PLATBA».

2. Konečné vyúčtovanie. Keď zákazník uhradí konečný zostatok a dlh sa úplne uzavrie, vytvorí sa doklad «KONEČNÉ VYÚČTOVANIE».

Špecifiká dokladov pri dobierke:

• V dokladoch «Ďalšia platba» a «Konečné vyúčtovanie» sa povinne uvádza fiškálne číslo úplne prvého dokladu preddavku, ktoré ich prepája do jedného reťazca pre daňový úrad.

• V týchto dokladoch sa uvádza plná hodnota a plné množstvo expedovaného tovaru, ale skutočná suma na úhradu v doklade sa bude rovnať iba sume zaplateného doplatku.

• V nastaveniach Torgsoft (Parametre — Doklad) môžete tento proces pružne riadiť pomocou nastavenia «Tlač dokladu faktúry na PRP». Možno zvoliť vytvorenie dokladu iba «Na sumu platby» alebo «Na sumu platby a dlhu». V tomto prípade sa doklad bude považovať za konečný a uvedie, akým platobným prostriedkom bude dlh uhradený.

 Dôležité upozornenie týkajúce sa chýb

Ak ste vykonali platbu, či už preddavok alebo konečné vyúčtovanie, a už bol k nej vytlačený fiškálny doklad, takúto platbu je kategoricky zakázané jednoducho odstrániť z programu tlačidlom «Odstrániť». Doklad už bol odoslaný daňovej službe. V prípade, že zákazník odmietne tovar alebo dôjde k chybe, je potrebné zrušiť celý reťazec platieb vykonaním správneho postupu: Vrátenie tovaru/preddavku s vytvorením fiškálneho dokladu o vrátení. Ak sa k predtým zadaným platbám/preddavkom netlačil fiškálny doklad, pri zadaní platby s tlačou fiškálneho dokladu sa program opýta na spôsob zadania preddavku, aby tieto sumy pridal do aktuálneho fiškálneho dokladu.