Ako nastaviť obmedzenia prístupových práv pre predajcov v sieti obchodov

Pre bezpečnú prevádzku siete predajní v programe Torgsoft je k dispozícii flexibilný systém nastavenia prístupových práv. Umožňuje rozdeliť viditeľnosť údajov medzi jednotlivými predajňami (účtovné centrá), zakázať predajcom jednej predajne vidieť zásoby, tržby alebo klientov inej predajne, pričom majiteľ si zachová plnú kontrolu nad celou sieťou.

Nižšie je uvedený podrobný návod, ako nastaviť obmedzenia prístupu.

1. Obmedzenie prístupu k predajniam (účtovným centrám)

Ide o základné nastavenie, ktoré fyzicky “skryje” zamestnancovi informácie o ostatných predajniach.

Kde nastaviť: Nastavenia — Používatelia — vybrať používateľa — tlačidlo Upraviť (alebo cez “Sprievodcu nastavením prístupových práv”).

• Zákaz prepínania predajní. Vypnite prepínač “Povolené prepínanie účtovných centier”. Tým sa používateľ zafixuje na predajňu uvedenú v poli “Aktuálne účtovné centrum” a nebude môcť “prejsť” do inej predajne.

• Viditeľnosť predajní. Aktivujte prepínač “Obmedziť prístup k účtovným centrám”. V zozname, ktorý sa otvorí, zaškrtnite iba tie predajne (účtovné centrá), s ktorými má tento zamestnanec právo pracovať. Ostatné predajne pre tohto používateľa zmiznú zo všetkých filtrov a reportov.

2. Obmedzenie zobrazenia zásob na iných skladoch

Aj keď predajca pracuje len v jednej predajni, niekedy potrebuje (alebo naopak nesmie) vidieť, či je tovar dostupný v susednej predajni.

Kde nastaviť: Nastavenia — Používatelia — nastavenia používateľa.

• Nastavenie “Povolené vidieť stav podľa skladov”:

• Zakázané pre všetky: používateľ vidí zásoby len svojej predajne (a tých, ku ktorým má explicitne povolený prístup podľa bodu 1). Vo formulári “Stav skladu” zmizne prepínač “Všetky sklady”.

• Povolené pre vybrané: môžete povoliť predajcovi vidieť zásoby konkrétnych skladov (napríklad centrálneho skladu), no skryť zásoby ostatných maloobchodných predajní.

3. Kontrola presunov tovaru (interný prevod)

Aby predajca nemohol omylom alebo úmyselne odoslať tovar do “cudzej” predajne alebo na neexistujúci sklad.

Kde nastaviť: Nastavenia — Používatelia — nastavenia používateľa.

• “Obmedziť prístup k účtovným centrám príjemcu interného prevodu”. Aktivujte toto nastavenie a vyberte predajne, na ktoré má tento zamestnanec právo vytvárať doklady presunu. Ak nevyberiete žiadnu, vytváranie interných prevodov nebude možné.

4. Finančná bezpečnosť (pokladne a účty)

Je dôležité, aby predajcovia jednej predajne nevideli tržby inej a nemali prístup k bankovým účtom majiteľa.

Kde nastaviť: Nastavenia — Používatelia.

• “Obmedziť prístup k pokladniam”. Povoľte prístup iba k pokladni konkrétnej predajne. Tým sa zamestnancovi skryjú pohyby financií v ostatných pokladniach siete.

• “Obmedziť prístup k bankovým účtom”. Aktivujte, aby sa skryli sumy na bankových účtoch majiteľa. Vyberte iba tie účty, na ktoré má predajca povolené prijímať platby (napríklad iba terminál tejto predajne).

• “Pýtať si od predajcu zostatok v pokladni každý deň...”. Toto nastavenie núti predajcu pri vstupe do programu prepočítať hotovosť, čím sa posilňuje kontrola reálneho stavu peňazí.

5. Obmedzenie operácií (roly)

Okrem obmedzenia viditeľnosti predajní je potrebné nastaviť, čo presne môže zamestnanec robiť vo svojej predajni. Robí sa to cez nastavenie rolí.

Kde nastaviť: Nastavenia — Parametre — karta Rola (vybrať rolu, napríklad “Predajca”).

• Zákaz zmeny cien. Vypnite prepínače “Povolené meniť predajnú cenu v predaji” a “Povolené meniť cenu podľa cenníka”. Tým sa zabezpečí, že tovar sa predá za cenu nastavenú majiteľom.

• Skrytie nákupných cien. V nastaveniach používateľa vypnite “Povolené vidieť nákupné ceny”, aby personál nepoznal nákupnú cenu a maržu.

• Zákaz odstránenia tovaru z účtenky. Aktivujte “Predajca nemôže odstrániť tovar v predaji”. Ak predajca urobí chybu, na odstránenie tovaru z účtenky bude potrebné potvrdenie administrátora alebo zaznamenanie dôvodu odstránenia do protokolu.

• Zákaz predaja do mínusu. V Nastavenia — Parametre — Evidencia nastavte “Zakázať predaj do mínusu” alebo “Nastaviť pre každé účtovné centrum”. Tým sa zabráni vzniku nesúladu v zásobách a predaju tovaru, ktorý nie je na sklade.

6. Kontrola a audit (pre majiteľa)

Aj pri prísnych obmedzeniach je dôležité kontrolovať činnosť personálu.

• Protokol akcií. Použite menu Súbor — Protokol akcií používateľov na kontrolu všetkých dôležitých operácií (zmeny dokumentov, prihlásenia do systému, tlač reportov).

• Denník zmien dokumentov. Aktivujte “Viesť denník zmien dokumentov” (Nastavenia — Parametre — Prístup). To umožní vidieť históriu úprav dokladov a účteniek, kto a kedy zmenil sumy alebo množstvá.

• Evidencia pracovného času. Nastavte prihlásenie do programu cez skenovanie zamestnaneckého preukazu alebo fotofixáciu (ak je k dispozícii webkamera), aby ste presne vedeli, kto pracoval na pokladni v konkrétnom čase.

Pre maximálnu ochranu a kontrolu v sieti predajní:

1. Vytvorte pre každého predajcu samostatného používateľa.

2. Obmedzte tomuto používateľovi prístup len k jeho účtovnému centru a pokladni.

3. Nastavte rolu “Predajca” so zákazom zmeny cien a zobrazenia nákupných cien.

4. Majiteľ by sa mal prihlasovať pod rolou “Majiteľ” (alebo “Bez obmedzení rolí”), aby mal plný prístup k celej sieti.