Ako sledovať akcie zamestnancov v Torgsoft a nájsť zmeny v dokumentoch, šekoch a pokladni

Kde v Torgsoft skontrolovať činnosť personálu, zmeny dokladov a pokladničné operácie

Ak sa v Torgsoft náhle zmenia skladové zásoby, zmiznú doklady, nesúhlasí stav pokladne, objavia sa podozrivé zľavy alebo položky miznú z účteniek, kontrolu treba začať nie domnienkami, ale denníkmi činností a kontrolnými výkazmi. Program zaznamenáva zmeny dokladov, odstraňovanie tovaru z predaja, preceňovanie, manuálne zľavy, inkasácie a ďalšie činnosti používateľov. Pri správnom nastavení rolí a denníkov v Torgsoft preto môžete nielen zistiť autora zmien, ale aj pochopiť, ako presne došlo k chybe alebo zneužitiu.

Situácia 1. Zmena alebo odstránenie skladových či finančných dokladov

 Príznak: zmenili sa skladové zásoby, prestali súhlasiť sumy vzájomných zúčtovaní s dodávateľom alebo z pokladne zmizol finančný doklad.

 Príčina: niektorý zo zamestnancov, napríklad skladník, pracovník zásobovania alebo predavač, úmyselne či omylom upravil alebo odstránil príjemku, výdajku, doklad o odpise alebo finančný doklad.

Ako to skontrolovať:

1. Otvorte Súbor → Denník zmien dokladov. Tu sa zaznamenávajú všetky zmeny príjmov, predajov, vrátení, interných prevodov, odpisov a finančných dokladov. Uvidíte, kto, kedy a v akej sume doklad zmenil alebo odstránil.

2. Otvorte Súbor → Protokol činností používateľa pre formuláre úprav. Tento výkaz zobrazí podrobnosti: ktoré pole bolo upravené, pôvodnú hodnotu pred úpravou a novú hodnotu.

3. Otvorte Súbor → Protokol činností používateľov. Tento výkaz zobrazí informácie o hláseniach a chybách, ktoré vznikli pri práci s programom Torgsoft.

Ako to opraviť:

Ručne opravte doklad na pôvodné hodnoty podľa údajov z "Denníka zmien dokladov" alebo vytvorte opravný finančný či skladový doklad.

Ako zabrániť opakovaniu:

1. Zapnite vedenie protokolov: Nastavenia → Parametre → Prístup → «Viesť protokol systémových hlásení prijatých používateľom» a «Viesť protokol systémových hlásení».

2. Obmedzte práva roly "Predavač" alebo "Skladník": vo formulári «Nastavenia» - «Parametre» - karta «Prístup» zapnite prepínač v poli «Finančný doklad môže meniť iba jeho autor».

3. Po kontrole príjmu používajte funkciu «Kontrola faktúry». Faktúru s označením «Kontrola vykonaná» nemožno upraviť bez toho, aby administrátor toto označenie odstránil.

Situácia 2. Tovar "zmizol" z účtenky (Krádež hotovosti pri pokladni)

 Príznak: pri vykonávaní inventúry sa zistí manko obľúbeného tovaru. Tržba v pokladni je nižšia, než sa očakávalo.

 Príčina: predavač prevezme od zákazníka peniaze a naskenuje tovar, aby kupujúci počul zvukový signál a videl sumu, ale účtenku nevytlačí. Keď zákazník odíde, predavač zruší alebo odstráni tovar z formulára predaja a peniaze si ponechá.

Ako to skontrolovať:

Otvorte Sklad → Zrušené tovary z predajov. V tomto výkaze môže majiteľ zistiť, ktorý predavač, kedy, v ktorom evidenčnom stredisku a aký konkrétny tovar odstránil z otvorenej účtenky.

Ako to opraviť:

Vykonajte mimoriadnu inventúru a odpočítajte sumu manka zo mzdy zodpovedného predavača.

Ako zabrániť opakovaniu:

1. Prísny spôsob. Prejdite do Nastavenia → Parametre → Prístup a zapnite možnosť «Predavač nemôže odstrániť tovar z predaja». Predavač už nebude mať k dispozícii tlačidlá «Zrušiť» a «Zrušiť všetko». Na odstránenie omylom naskenovaného tovaru bude potrebné zavolať administrátora.

2. Miernejší spôsob. Zapnite možnosť «Zaznamenávať odstránenie tovaru z predaja». Pri pokuse odstrániť tovar bude program vyžadovať uvedenie dôvodu z rozbaľovacieho zoznamu a/alebo naskenovanie identifikačnej karty vedúceho predavača alebo administrátora na potvrdenie.

3. Umiestnite pre zákazníkov oznam "Výmena a vrátenie tovaru sú možné iba s účtenkou" — zákazníkov to motivuje požadovať účtenku a narúša schému krádeže.

Situácia 3. Neoprávnená zmena cien a poskytovanie zliav známym

 Príznak: pokles rentability, predaj tovaru za znížené ceny a časté poskytovanie vysokých zliav vybraným zákazníkom.

 Príčina: predavač počas predaja ručne mení predajnú cenu alebo používa vlastnú či cudziu zľavovú kartu s vysokým percentom zľavy pre zákazníkov bez karty a rozdiel si ponechá. Pracovník zásobovania mohol tiež svojvoľne znížiť cenu v cenníku.

Ako to skontrolovať:

1. Pri zmenách cien. Prejdite do Sklad → Zmena predajnej ceny. Zadajte obdobie a zobrazí sa celá história preceňovania: pôvodná hodnota, nová hodnota a používateľ, ktorý ju zmenil.

2. Pri manuálnych zľavách. Otvorte Analýza → Analýza využívania zliav. Nastavte filter "Typ zľavy: manuálna na tovar", "Zľava: nadhodnotené percento zľavy" alebo "Predané pod nákupnú cenu". Ziskové predaje budú zvýraznené čiernou farbou a stratové predaje hnedou.

Ako to opraviť:

Zrušte ručne vytvorené doklady o precenení. Uložte personálu sankciu vo výške ušlého zisku.

Ako zabrániť opakovaniu:

1. V karte používateľa programu vo formulári "Nastavenia" - "Používatelia" vypnite prepínač v poli «Povolené meniť predajnú cenu počas predaja».

2. Na zabránenie používania cudzích kariet zapnite vo formulári «Nastavenia» - «Parametre» - karta «Prístup» prepínač v poli «Zakázať predavačovi zadávať číslo zľavovej karty z klávesnice (iba skenerom)». Predavač nebude môcť spamäti zadať číslo prémiovej karty príbuzného, ak zákazník kartu fyzicky nepredloží.

3. V karte používateľa programu vo formulári "Nastavenia" - "Používatelia" nastavte pole Kontrola minimálnej predajnej ceny na hodnotu «Zakázať predaj pod nákupnú cenu». 

Upozorňujeme, že zapnutie tohto nastavenia môže spôsobiť oneskorenie pri pridávaní tovaru do formulára "Predaj" počas uskutočňovania predaja.

Situácia 4. Suma v pokladni nesúhlasí (Problémy s inkasáciou a tržbou)

 Príznak: pri kontrole alebo odovzdávaní zmeny chýba v pokladni hotovosť.

 Príčina: predavač nekontrolovane vyberá hotovosť bez zaevidovania operácie alebo vykonáva inkasáciu na fiktívnu sumu. Môžu sa tiež vykonávať fiktívne vrátenia tovaru pod cudzou identifikačnou kartou s cieľom vybrať peniaze z pokladne.

Ako to skontrolovať:

1. Skontrolujte Platba → Súhrn pokladne. Tu sa uchováva história každej kontroly hotovosti podľa nominálnych hodnôt: čas, suma, osoba, ktorá kontrolu vykonala, a rozdiel medzi zostatkom v programe a skutočným stavom.

2. V časti Platba → Finančný doklad → karta Pokladňa odfiltrujte finančné doklady pomocou filtra Výber pokladničných operácií, aby ste zistili, kedy a kto vytvoril finančné doklady na výber hotovosti alebo inkasáciu.

Ako to opraviť:

Vytvorte opravný príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad, teda finančný doklad, na vyrovnanie stavu pokladne. Prediskutujte situáciu s personálom.

Ako zabrániť opakovaniu:

1. Vo formulári «Nastavenia» - «Parametre» - karta «Prístup» zapnite prepínač v poli «Každý deň pri prvom prihlásení vyžiadať od predavača stav pokladne». Predavač nebude môcť začať zmenu, kým neprepočíta pokladňu a nezadá sumu. Tým sa zaznamená jeho osobná zodpovednosť za prevzaté peniaze.

2. Delegujte právo na inkasáciu. V časti Nastavenia → Inkasátor môžete ku konkrétnej pokladni priradiť dôveryhodného zamestnanca. Pri pokuse odovzdať tržbu bude program najskôr vyžadovať identifikačnú kartu alebo heslo predavača a potom heslo Inkasátora. Bez administrátora nebude môcť predavač vybrať peniaze.

3. Vo formulári «Nastavenia» - «Parametre» - karta «Parametre» zapnite prepínač v poli «Prepojiť predaj s predavačom (Registrácia predavača: Pre každý predaj)» a povinnú registráciu pomocou identifikačnej karty. Každá finančná operácia bude mať jednoznačne určeného autora.

Hlavné bezpečnostné pravidlo pre majiteľa: nikdy nepracujte pod rovnakým používateľským účtom ako predavači a nikomu neposkytujte heslo používateľa programu "Majiteľ". Všetky obmedzenia, zákazy zobrazovania nákupných cien a blokovanie odstraňovania dokladov fungujú iba vtedy, keď sa personál prihlasuje do programu pod vlastnými rolami s obmedzenými právami.

Časté otázky o kontrole činnosti personálu

Prejdite do ponuky Súbor → Denník zmien dokladov. V tomto režime sa zaznamenávajú všetky úpravy skladových a finančných dokladov vrátane príjemiek, výdajok, dokladov o odpise a ďalších dokumentov. Na podrobnejšiu analýzu, napríklad na zistenie, ktoré konkrétne pole bolo zmenené, použite výkaz Súbor → Protokol činností používateľa pre formuláre úprav, v ktorom je jasne viditeľná pôvodná hodnota pred úpravou a nová hodnota po úprave.

Áno, program je nestranný systém, ktorý automaticky zaznamenáva presný čas každej činnosti. Každý kontrolný výkaz vrátane Protokolu činností používateľov, Denníka zmien dokladov a Denníka inventúry v inventúrnom doklade obsahuje stĺpce s dátumom a presným časom uloženia zmien. Tieto údaje nemožno ručne upraviť, čo majiteľovi umožňuje presne obnoviť chronológiu udalostí a zistiť, kto v konkrétnom čase pracoval v programe.

Ak zamestnanec odstránil celý doklad, napríklad faktúru alebo finančný doklad, záznam o tejto činnosti sa uloží v časti Súbor → Denník zmien dokladov. Uchovávajú sa tam informácie o type odstráneného dokladu, jeho čísle, dátume, sume a autorovi činnosti. Ak predavač počas predaja odstránil jednotlivý tovar z otvorenej účtenky, táto činnosť sa zaznamená vo výkaze Sklad → Zrušené tovary z predajov, ak je príslušná možnosť zapnutá v nastaveniach prístupu.

Všetky zľavy poskytnuté personálom možno analyzovať v ponuke Analýza → Analýza využívania zliav. Ak chcete nájsť manuálne zásahy predavačov, nastavte vo filtri «Typ zľavy» hodnotu «Manuálna na tovar» alebo «Manuálna na faktúru». Program názorne zobrazí rentabilitu: predaje s bežným ziskom budú zobrazené čiernou farbou a predaje, ktoré v dôsledku príliš vysokej zľavy priniesli záporný zisk, budú zobrazené hnedou farbou.

Tieto informácie sa uchovávajú v ponuke Platba → Finančný doklad na karte «Pokladňa». Zoznam pokladničných dokladov obsahuje stĺpec so zamestnancom, ktorý operáciu vykonal, a v samotnom doklade inkasácie je uvedené meno inkasátora, ktorému boli peniaze odovzdané. Na analýzu zostatkov a rozdielov hotovosti v pokladniach je vhodné používať aj výkaz Platba → Súhrn pokladne, ktorý obsahuje úplnú históriu denných kontrol.

Áno, všetky činnosti vykonané počas inventúry sa podrobne zaznamenávajú. Otvorte požadovaný inventúrny súpis a kliknite na tlačidlo Denník. Zobrazí sa tabuľka s históriou činností: aký tovar a v akom množstve bol naskenovaný a či bolo množstvo zadané ručne. V stĺpci «Autor» bude uvedené celé meno zamestnanca alebo názov používateľa programu, ktorý danú činnosť vykonal.

Protokol činností používateľov — je globálny systémový protokol. Zaznamenáva systémové hlásenia a chyby. Denník zmien dokladov — je naopak špecializovaný nástroj, ktorý sleduje zmeny na podrobnejšej úrovni: zaznamenáva úpravy v skladových a finančných dokladoch vrátane príjmov, predajov a odpisov a umožňuje zobraziť históriu zmien obsahu dokladu.

Je potrebné správne nastaviť prístupové práva používateľa programu. Odoberte používateľovi práva na zmenu cien, poskytovanie manuálnych zliav a zobrazovanie záporných alebo nulových skladových zásob.