Vymazanie historických údajov v uzavretých obdobiach: postup a dôsledky

Funkcia «Odstránenie štatistík uzavretých období» v programe Torgsoft sa používa na vyčistenie databázy od zastaraných skladových a finančných dokladov v už uzavretých obdobiach. Tým sa zmenší veľkosť databázy a zrýchli sa práca programu.

Kedy je vhodné vykonať čistenie

• Program sa viditeľne spomalil: dlho sa pridávajú položky, pomaly sa otvárajú výkazy, doklady sa spracúvajú so zdržaním.

• Veľkosť databázy sa blíži k 10 GB — limitnej hodnote pre Microsoft SQL Server Express.

• Je potrebné skryť detailnú históriu obratu tovaru za predchádzajúce roky pred používateľmi.

• Príprava databázy na nový finančný alebo vykazovací rok.

Ako sa to prejavuje

• Pomalá práca skladu a pokladne.

• Oneskorenia pri tvorbe výkazov.

• Chyby alebo upozornenia na nedostatok miesta v databáze.

• Nemožnosť vytvárať nové doklady z dôvodu prekročenia limitu databázy.

Prečo sa to deje

• V databáze je uložené veľké množstvo historických dokladov (dodacie listy, účtenky, pohyby tovaru).

• SQL Server Express má prísny limit na maximálnu veľkosť databázy.

• Chýba pravidelné čistenie zastaraných údajov.

Ako vykonať postup

1. Uistite sa, že obdobia, ktoré plánujete čistiť, sú úplne uzavreté a už sa nepoužívajú v práci. Postup vykonávajte iba na serverovom PC, mimo pracovného času a bez aktívnych pripojení používateľov.

2. Vytvorte úplný archív (backup) databázy.

3. Spustite funkciu «Odstránenie štatistík uzavretých období» a vyberte kalendárne mesiace na čistenie, potom vykonajte kroky odstránenia podľa pomoci programu. 

4. Po vykonaní operácie program:

•   odstráni všetky finančné a skladové doklady za vybrané obdobia,

•   automaticky vytvorí príjemky na posledný deň každého obdobia na zafixovanie zostatkov,

•   zachová stav vzájomných zúčtovaní cez počiatočné dlhy,

•   zachová súhrnné údaje pre zľavový systém a konečné zostatky v pokladniach.

Ako skontrolovať výsledok

• Porovnajte zostatky tovaru, dlhy partnerov a zostatky v pokladniach s kontrolnými hodnotami zapísanými pred začiatkom postupu.

• Prípustná odchýlka — najviac 1 jednotka.
  Ak sú rozdiely väčšie — obnovte databázu zo zálohy a kontaktujte technickú podporu.

Riziká a obmedzenia

• Strata detailov: nie je možné zobraziť konkrétne dodacie listy a účtenky v odstránenom období.

• Vrátenia: vrátenie podľa účteniek z odstráneného obdobia nie je možné štandardným spôsobom.

• Darčekové certifikáty: certifikáty s dobou platnosti „od dátumu predaja“ môžu prestať fungovať, ak boli predané v odstránenom období.

• Blokovanie odstránenia: obdobie sa neodstráni, ak v ňom existujú predaje, ku ktorým boli vrátenia spracované v budúcich obdobiach.

• Spolu so štatistikou sa vyčistia aj záznamy v protokole akcií používateľov a v denníku zmien dokladov za daný čas.

Ako znížiť riziká v budúcnosti

• Pravidelne kontrolujte veľkosť databázy.

• Pred uzavretím období odstráňte záporné zostatky cez inventúru.

• Uchovávajte samostatnú „historickú“ kópiu databázy (napríklad OLD) na prezeranie starých dokladov.

Záverečné pravidlo použitia

Ak databáza rastie, program sa spomaľuje alebo sa blíži limit SQL Server Express — odstránenie štatistík uzavretých období je postup, ktorý pomáha vyriešiť tieto problémy, zrýchliť program a odstrániť neaktuálne zastarané doklady.