Duplicitné čiarové kódy a názvy: ako ich nájsť, zlúčiť a opraviť, aby sa nenarušilo účtovníctvo

Duplicitné produkty v programe Torgsoft patria medzi najčastejšie problémy, ktoré vedú k zmätku v skladových zostatkoch, nesprávnym výkazom a chybám počas inventúry. Často vznikajú v dôsledku chýb pri importe z Excelu, nesprávneho skenovania alebo zadania toho istého produktu rôznymi operátormi.

Nižšie je podrobný návod, ako nájsť, zlúčiť a opraviť duplicity na základe dokumentácie a praktických prípadov technickej podpory.

1. Ako nájsť duplicity

V programe Torgsoft je špeciálny nástroj na vyhľadávanie takýchto kolízií.

Nástroj: «Diagnostika chýb»

1. Prejdite do menu Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb.

2. Otvorte kartu Chyby tovaru.

•    Tu sa zobrazujú produkty, ktoré majú rovnaký čiarový kód, ale odlišný názov. Ide o klasický prípad duplicity, keď bol ten istý produkt založený dvakrát s rôznymi popismi.

3. Otvorte kartu Chyby na sklade.

•    Tu môžete vidieť produkty: na ktorých skladoch sa nachádzajú, ich cenu a množstvo v rámci každého skladu.

Vizuálne vyhľadávanie v zozname produktov

• Ak majú duplicity rôzne čiarové kódy (napríklad jeden je výrobný a druhý je interný, vygenerovaný omylom), môžete ich nájsť v menu Tovaroznalectvo — Úplný zoznam tovarov a služieb alebo Sklad — Stav skladu, ak zoznam zoradíte podľa názvu.

2. Ako správne zlúčiť produkty (aby sa nestratila história)

Nie je možné odstrániť duplicitný produkt, pri ktorom už prebehli predaje alebo príjmy. Je možné ho vyradiť z používania, teda skryť, keď je produkt už v nulovom množstve, no pre analýzu pohybu tovaru sa to neodporúča. Preto sa pri zistení duplicitných produktov používa funkcia zlúčenia.

Algoritmus zlúčenia:

1. Prejdite do Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb (karta «Chyby na sklade», «Chyby tovaru» alebo «Tovar») alebo do Sklad — Stav skladu.

2. Nájdite "správny" produkt (ten, ktorý má zostať, zvyčajne s korektným názvom, históriou a cenou).

3. Kliknite na tlačidlo Vybrať na zlúčenie (alebo «Vybrať produkt na ďalšie zlúčenie»).

4. Nájdite "nesprávny" produkt (duplicitu, ktorú treba odstrániť).

5. Kliknite na tlačidlo Zlúčiť s vybraným produktom a potvrďte vykonanie tejto operácie.

Upozornenie: ak omylom zlúčite nesprávne položky tovaru, neexistuje spätný postup — operáciu zlúčenia tovaru nebude možné zrušiť.

Čo sa stane pri zlúčení:

• Duplicitný produkt sa odstráni zo zoznamu.

• Celá história pohybu duplicity (príjmy, predaje, presuny) sa automaticky prepíše na "správny" produkt.

• Dôležité. Čiarový kód odstráneného produktu sa pridá ako dodatočný čiarový kód k hlavnému produktu. To znamená, že ak naskenujete etiketu starého produktu, program ho rozpozná ako hlavný.

3. Ako opraviť názvy a vlastnosti bez vytvárania nových duplicít

Duplicity často vznikajú preto, že bol importovaný súbor, v ktorom sa názov mierne líšil (napríklad "Biele tričko" a "Tričko, biele").

Hromadná zmena vlastností:

• Použite nástroj Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb — Označovanie číselníkov.

• Tu môžete vybrať skupinu produktov a hromadne im priradiť správny Druh tovaru, Výrobcu, Sezónu, Farbu, Materiál, Veľkosť a Pohlavie.

• Ak je v nastaveniach programu vo formulári "Parametre" zapnutá možnosť «Automaticky meniť názov produktu», potom sa pri zmene jedného z vyššie uvedených polí názov produktu aktualizuje automaticky podľa nastaveného pravidla tvorby názvu produktu v systéme.

Oprava chýb importu (symbol "*" v názve):

• V praxi sa vyskytujú prípady, keď sa pri importe v názve produktu objavia «hviezdičky» (*) alebo sa produkt zdvojí ako model. Často to súvisí s tým, že sa pri importe zhodovali názvy a program automaticky pridal znak jedinečnosti. S najväčšou pravdepodobnosťou nemáte v pravidle tvorby názvu produktu nastavený jedinečný atribút, ktorý by tieto produkty odlišoval. Napríklad rôzny tovar má rôznu farbu, ale pole Farba sa nepodieľa na tvorbe názvu produktu. Výsledkom je, že program vytvára karty s rovnakým názvom, pretože ostatné polia sú identické, a k poslednej pridá hviezdičku.

4. Ako odstrániť zbytočné karty (ak nebol pohyb)

Ak ste kartu produktu vytvorili omylom a ešte pri nej neprebehol žiadny pohyb (príjmy, predaje):

1. Prejdite do Tovaroznalectvo — Úplný zoznam tovarov a služieb.

2. Nájdite produkt a kliknite na tlačidlo Odstrániť (červený kôš).

3. Ak už pohyb prebehol, program odstránenie nepovolí. V takom prípade je najprv potrebné určiť dôvod odstránenia. Ak ide o duplicitu — oplatí sa použiť operáciu Zlúčenie. Ak ide o produkt, ktorý je už vyradený z obehu v predajni, môžete ho vyradiť z používania (vo formulári "Diagnostika chýb" - karta "Odstránenie tovarov" môžete použiť tlačidlo "Odstrániť tovar", alebo vo formulári "Stav skladu" je tiež tlačidlo "Odstrániť tovar"). Produkt v skutočnosti nebude zo systému odstránený, iba bude vyradený z používania a skrytý. Upozorňujeme, že vyradiť z používania je možné len tie produkty, ktoré majú v obchodnej sieti v databáze Torgsoft nulové množstvo.

5. Prevencia: ako v budúcnosti nedopustiť vznik duplicít

Najčastejšou príčinou duplicít je nesprávny import z Excelu a/alebo nesprávne pravidlo tvorby názvu produktu v systéme.

1. Nastavenie vyhľadávania pri importe. Vo formulári importu vždy skontrolujte kartu Parametre vyhľadávania tovaru. Ak chcete aktualizovať existujúce produkty a nie vytvárať nové, uistite sa, že program vyhľadáva produkt podľa jedinečného parametra (Čiarový kód, Katalógové číslo alebo Názov).

2. Formát čiarových kódov v Exceli. Pri príprave súboru na import vždy nastavte textový formát pre stĺpec s čiarovými kódmi. Inak môže Excel "odrezať" úvodné nuly (napríklad 050123 sa zmení na 50123) a Torgsoft nenájde starý produkt, ale vytvorí novú duplicitu.

3. Kontrola jedinečnosti. V menu Nastavenia — Parametre — Tovar môžete nastaviť možnosť «Kontrolovať a zakazovať duplicity» pre katalógové čísla.

4. Správanie pri duplicite čiarového kódu. V nastaveniach Druhu tovaru môžete určiť správanie systému: ak sa zadá čiarový kód, ktorý už existuje, program môže "Zakázať", "Povoliť" alebo "Spýtať sa".

Praktická rada. Ak máte veľa produktov s nulovým zostatkom, ktoré prekážajú (ale majú históriu), neodstraňujte ich, ale využite funkciu Vyradenie z používania alebo, ak je databáza veľmi stará — funkciu Odstránenie štatistík uzavretých období (ide o servisnú funkciu na čistenie starých údajov, ktorá zrýchľuje prácu databázy).