Програма обліку для ФОП

Програма бухгалтерського обліку Торгсофт розроблена для автоматизації процесів, документів та звітів на підприємствах малого і середнього бізнесу. Вона має низку можливостей, які відповідають специфічним вимогам ФОП на різних системах оподаткування.

Бухгалтерська програма обліковує товари та послуги, контролює складські залишки, надає безліч звітів та аналізів прибутку, популярності товарів. Це надважливо для підприємців, які займаються торгівлею та співпрацюють з різними постачальниками або мають багато найменувань продукції.

Торгсофт підходить для автоматизації бухгалтерського обліку різних видів й форматів бізнесу, від невеличкого магазину квітів до великої торговельної мережі або виробництва. ФОП може налаштувати режими програми під потреби власного бізнесу.

У Торгсофт можна вести повноцінний облік різної кількості й складності товару: 

• створювати зручний каталог, категорії, підкатегорії продукції,

• додавати основні та додаткові характеристики, бічні фільтри, за якими покупець зможе швидко знаходити потрібний товар в інтернет-магазині,

• включати розширені описи товару для його ідентифікації та просування в пошукові видачі.

Також бухгалтерська програма веде облік продукції за серійними номерами, послуг ремонту, прокату та гарантійного обслуговування, облік специфічних товарів: акцизів, мір і ваг для ювелірних виробів, метричних характеристик тощо.

Після оприбуткування товару (занесення даних про товари у програму) потрібний точний і надійний контроль за його кількістю на складі. Складський облік у Торгсофт знімає з ФОПа безліч рутинних завдань, пов’язаних з обліком товарних залишків, контролем закупівель, розрахунків з постачальниками та клієнтами. 

Програма для ведення обліку фоп у розрізі складського обліку: 

• дозволяє в будь-який момент переглянути залишки по кожній позиції, 

• веде автоматичний облік руху товарів на складі (надходження, списання, продажі), 

• попереджає про низькі залишки товару, 

• мінімізує втрати через помилки в обліку й підрахунках,

• допомагає підприємцю своєчасно робити нові замовлення і запобігати нестачам на складі.

Підприємці, які проводять розрахункові операції готівкою чи на розрахунковий рахунок в банку, повинні фіксувати в програмі обліку інформацію про надходження та витрати продукції власного бізнесу. 

Кожну операцію з приходу чи продажу товару потрібно підтверджувати первинною документацією. У ній ФОП описує, скільки товару надійшло на його склад, на що було витрачено коштів при здійсненні підприємницької діяльності.

Компанії можуть вести облік товарних запасів, доходів та витрат як в електронному вигляді, наприклад, у бухгалтерських звітах, так і через програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку в одній базі. 

Програма для бухгалтерського обліку Торгсофт спрощує ведення таких документів та допомагає подавати звітність до податкової.

У спеціальній формі для бухгалтерського обліку Торгсофт можна фіксувати усі товарно-розрахункові операції, необхідні для складання фінансової звітності:

• продажі без РРО чи пРРО,

• кількість товару, який надійшов на склад або вибув,

• переміщення, списання товару,

• продукція, повернута до постачальника.

Підприємці можуть налаштувати шаблони первинних документів бухгалтерського обліку із доступних у режимах програми «Прихід товару», «Торгівля з випискою рахунка»: 

✅ Прихідна накладна — документ, який підтверджує фактичне надходження товарів або послуг на склад чи в магазин ФОПа від постачальника.

✅ Видаткова накладна — містить детальну інформацію про товари, які були продані, їхню ціну, загальну суму покупки та інформацію про покупця.

✅ Відомість інвентаризації — фіксує результати переобліку товарно-матеріальних цінностей на складі або в магазині. У ній міститься облікова та фактична кількість товару, різниця між фактичною та обліковою кількістю. 

✅ Товарно-транспортна накладна — фіксує факт доставлення продукції від продавця клієнту.

✅ Податкова накладна — засвідчує факт продажу товарів чи постачання послуг. У ній міститься: дати здійснення покупок, опис товарів або послуг, ціна, сума ПДВ та інші реквізити по реалізованим товарам.

✅ Акт виконаних робіт — документ для ведення бухгалтерського обліку, який підтверджує факт надання підприємству чи ФОПу послуг іншою компанією або ФОПом.

✅ Рахунок містить інформацію про товари, які були замовлені, їхню ціну та загальну суму замовлення. Його можна надрукувати для оформлення покупки. 

✅ Гарантійний талон друкується для товарів, які мають гарантію. Містить інформацію про товар, гарантійний термін та умови гарантії.

✅ Товарний звіт за період включає дані про всі товари, які були продані за обраний період: найменування, їх ціна, кількість та загальна сума продажів.

✅ Звіт по реалізації за день включає детальні дані про касові операції за визначений період: час відкриття та закриття каси, кількість чеків та операцій, зокрема, продажі та повернення, обсяги готівкових та безготівкових реалізацій, суми повернень, статистику каси на початок і кінець дня, інкасації, надходження та вилучення коштів, інші приходи та витрати.
✅ Звіт продавця за товаром — кількість товару, яку продавець реалізував за вказаний період, та інші документи. 

Наявність документів в одному місці спрощує ведення бухгалтерії, дозволяє швидко створювати електронну звітність та надсилати її в органи контролю.

Контроль фінансів або фінансовий облік — один із найважливіших напрямів роботи підприємця і для бухгалтера, на який часто доводиться витрачати купу часу. Програмний облік спрощує управління фінансами бізнесу та підвищує його ефективність, даруючи підприємцю простір для реалізації інших стратегічних чи креативних рішень. 

Функції фінансового обліку в Торгсофт: 

• Автоматизація продажів. Кожна реалізація відображується в програмі обліку. При кожній операції через касу, а також в інтернет-магазині товар списується автоматично зі складу, за допомогою зчитування штрих-кодів.

• Інтеграція з прро. Програма Торгсофт підтримує роботу з реєстраторами розрахункових операцій (РРО), а також має додатковий вбудований модуль програмного ПРРО. Інтеграція з фіскальними реєстраторами дозволяє вести легальні продажі та подавати звітність, автоматично відправляючи дані про транзакції до податкової. 

• Контроль витрат. Облік вимагає контролю не тільки за прибутками, але й за витратами підприємця. Торгсофт веде облік за всіма касами та банківськими рахунками, автоматично підраховує валовий дохід і надає звіти, необхідні для ведення податкових декларацій, в одній системі.

• Торгівля з виписками рахунків. Обліковує всі товарно-розрахункові операції, які відбуваються в магазині, надаючи спеціальну електронну звітність. 

• Можливість мультивалютності. Програма дозволяє працювати з різними валютами, автоматично конвертуючи валюту продажу за поточним курсом.

Для підприємців на загальній системі оподаткування, а також на Єдиному податку 2-4 груп важливо правильно вести податковий облік та подавати звітність до ДПС. У Торгсофт можливо створювати та друкувати податкові накладні через режим «Торгівля з випискою рахунку» або «Реалізація» при продажі товару на касі.

Податкові накладні можна експортувати з програми Торгсофт у бухгалтерські системи M.E.Doc. чи Арт звіт, з якими Торгсофт підтримує інтеграцію. Це суттєво зменшує ризик помилок при поданні звітності.

Інтеграція з програмою Торгсофт звичайного чи програмного РРО дає можливість автоматично відправляти фіскальні чеки до податкової. Зокрема, програмні РРО дозволяють працювати в офлайн-режимі з можливістю безперервної 36 годинної роботи, підходять для виїзної торгівлі, доставляння посилок з післяплатою, а також для регулярних продажів на торгових точках без торговельного обладнання тощо.

Для підприємців, платників ПДВ або акцизу можна встановити відповідний податок у налаштуваннях програмного РРО в Торгсофт для готівкових та безготівкових оплат.

Програма підходить як для підприємців на єдиному податку, так і для підприємців на загальній системі. 

Зокрема, програма для ведення обліку ФОП на загальній системі дозволяє легко вести облік ПДВ, правильно формувати первинну документацію в межах бухгалтерського обліку та слідкувати за обов’язковими платежами.

Підприємці навіть невеликих роздрібних магазинів з розвитком бізнесу можуть відчувати потребу у фіксуванні всіх контактів з клієнтами для ведення клієнтських баз. 

Для цього не потрібно купувати дорогу CRM-систему. У програмі Торгсофт передбачені основні модулі по роботі з клієнтами: 

• збір та сегментація даних про клієнтів, 

• фіксація етапів продажів, усіх доторків користувачів з магазином, 

• аналіз та відстежування динаміки роботи з клієнтською базою тощо.

Окрім цього, передбачений повний цикл маркетингових заходів:

• запуск акцій та гнучких систем знижок для обраних клієнтів чи на певні групи товарів,

• створення дисконтних, бонусних програм, програм лояльності,

• аналіз купівельної активності, попиту на товари, середнього чека, вподобань клієнтів.

Це допомагає не лише грамотно вести облік клієнтів в програмі Торгсофт, але й покращити сервіс, залучати нових покупців та втримувати постійних.

Програма містить інструменти для аналітики продажів, що допомагає підприємцям краще розуміти рентабельність кожного товару чи послуги, аналізувати сезонність, а також підвищувати ефективність управлінських рішень.

Інтеграція інтернет-магазину та програми обліку Торгсофт дозволяє обмінюватися інформацією про клієнтів та замовлення в режимі реального часу або з певною періодичністю. Така синхронізація забезпечує точність та актуальність даних як у фізичному магазині, так і в онлайн-майданчику.

Бухгалтерські програми для фізичних осіб-підприємців виконують функцію буфера обміну даних, в який імпортується інформація про замовлення з онлайн-магазину і експортуються дані з облікової системи на сайт.

Наприклад, категорії товарів у Торгсофт можуть автоматично створюватися в інтернет-магазині або відповідно синхронізуватися з існуючими категоріями, що дозволяє вести облік коректно. Кожен продаж у фізичному магазині або зміна кількості товарів (наприклад, після інвентаризації) автоматично синхронізується з інтернет-магазином. Це запобігає ситуаціям, коли товар продається онлайн, але фактично його вже немає в наявності.

Можливості Торгсофт охоплюють облік робочого часу, контроль виконання завдань, аналіз ефективності роботи кожного працівника та застосовування різних систем мотивації. Зокрема, функція «Табель робочого часу» дозволяє:

• Реєструвати час початку та закінчення роботи.

• Відстежувати перерви та відхилення від робочого графіка.

• Автоматично фіксувати дані про запізнення або ранні відходи з роботи.

Також у Торгсофт кожному працівнику можна призначити певну роль і права доступу до різних функцій програми. Ви можете обмежити доступ до конфіденційної інформації, як-от фінансові звіти чи бази клієнтів, налаштувати різний рівень прав залежно від посади (касир, менеджер, адміністратор тощо), що гарантуватиме безпеку роботи в системі.

• Мобільний додаток для віддаленого контролю і торгівлі: для зручності клієнтів-підприємців Торгсофт розробив мобільний застосунок, який дозволяє вести продажі, переглядати інформацію про залишки товарів, фінансові та інші показники прямо зі смартфона. 

• Синхронізація з інтернет-магазином об’єднує облікову систему з інтернет-магазином, оновлює дані в реальному часі, веде облік замовлень, продажів та відвантажень в одній базі.

• Інтеграція з Prom та Rozetka автоматично синхронізує базу товарів та замовлень в Торгсофт, оновлює статуси замовлень. 

• Синхронізація з Новою Поштою та Укрпоштою формує ТТН для відправки товару, додає інформацію про клієнтів і замовлення.

• «Банківські виписки по рахунках» дозволяє перевіряти оплати за всіма виставленими рахунками: завантажувати у програму транзакції за рахунками з Приват24 та Monobank. Це можуть бути зарахування на р/р ФОП, витрати бізнесу. Для проведення грошової операції, наприклад, оплату оренди приміщення, у програмі можна створити й зберегти рахунок на оплату.

1. Торгсофт Онлайн Маркет — платформа запуску інтернет-магазина за 1 день.

2. Масова розсилка Viber, SMS і e-mail — інструмент для комунікацій з клієнтами, інформування про новинки, акції та спеціальні пропозиції.

3. Подарункові сертифікати — опція швидкого вибору подарунка.

4. Синхронізація з інтернет-магазином — для обліку інтернет-замовлень.

5. Підключення банківського термінала — для точного обліку безготівкових оплат.

6. Мінімальний залишок товару для кожного зі складів забезпечить наявність необхідного мінімуму ходових та популярних товарів на складі.

7. Клубна система знижок дозволить мотивувати клієнтів до частих покупок, пропонуючи знижки за накопичення суми покупок протягом певного періоду.

8. Розрахунок зарплати та система мотивації — для обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати, планування систем мотивації для співробітників.