Програма обліку для торговельної мережі

✅ Єдиний облік для всієї мережі. Торгсофт об’єднує всі магазини, склади й каси в одну базу → ви бачите реальний стан бізнесу, а не окремі шматки інформації.

✅ Актуальні залишки в реальному часі. Продажі й переміщення фіксуються одразу → менше дефіциту, менше “мертвого” товару на складі.

✅ Єдина цінова політика. Ціни синхронізуються між магазинами → немає різних цін у різних точках і конфліктів з клієнтами.

✅ Контроль руху товару між точками. Внутрішні передачі та “товар у дорозі” враховуються автоматично → ви точно знаєте, де товар і хто за нього відповідає.

✅ Реальна собівартість і прибуток. Система коректно рахує собівартість з урахуванням передач → ви бачите, які магазини й товари заробляють, а які тягнуть бізнес вниз.

✅ Менше помилок і зловживань персоналу. Рольовий доступ і фіксація дій користувачів → менше ризиків, менше “людського фактора”.

✅ Керування мережею на відстані. Звіти й показники доступні онлайн → ви контролюєте бізнес навіть без фізичної присутності в магазинах.

✅ Масштабування без хаосу. Новий магазин підключається до готової системи → мережа росте без Excel, плутанини й втрати контролю.

✔️ Описати структуру мережі
Зафіксуйте, з чого складається бізнес: центральний склад, магазини, офіс. Це основа всієї подальшої логіки обліку.

✔️ Створити центри обліку в системі
Кожен магазин і склад має бути окремим центром обліку з власними касами, валютою та типом торгівлі.

✔️ Налаштувати синхронізацію цін
Визначте головний центр обліку, з якого поширюються ціни на всю мережу, щоб уникнути розбіжностей між магазинами.

✔️ Визначити правила роботи з дефіцитом
Оберіть, як система поводиться, якщо товар є фізично, але ще не відображений в обліку: дозволяти продаж, попереджати або блокувати.

✔️ Налаштувати внутрішні передачі товару
Зафіксуйте єдиний порядок переміщення товарів між складами й магазинами, з контролем «товару в дорозі».

✔️ Обрати метод розрахунку собівартості
Для мережі з переміщеннями між точками оберіть метод, який показує реальну собівартість і прибуток у кожному магазині.

✔️ Розмежувати ролі та доступи персоналу
Кожен співробітник має доступ лише до своїх операцій — це знижує ризик помилок і зловживань.

✔️ Навчити персонал працювати з системою
Переконайтесь, що касири, адміністратори й менеджери виконують операції правильно та однаково в усіх точках.

✔️ Налагодити регулярний контроль і аналіз
Після запуску постійно переглядайте звіти й показники, щоб вчасно помічати проблеми та приймати рішення на основі даних.

Правильне моделювання бізнес-структури в програмі є запорукою коректного ведення обліку, управління логістикою та формування точної аналітики. У Торгсофт кожен окремий об'єкт — чи то магазин, чи склад — називається "Центр обліку". Цей термін є ключовим і використовується в багатьох розділах програми.

Для організації взаємозв'язків між цими об'єктами Торгсофт використовує деревоподібну структуру, де можна створювати ієрархію, підпорядковуючи одні центри обліку іншим (наприклад, магазини — центральному складу).

Ось покрокова інструкція зі створення та налаштування центрів обліку:

1. Створення Центру обліку. Перейдіть до меню Налаштування -> Торговельна мережа. Щоб додати новий об'єкт, натисніть кнопку "Додати" та виберіть одну з опцій:

•    Додати поточний — створює центр обліку на тому ж ієрархічному рівні, що й виділений.

•    Додати підлеглий — створює центр обліку, підпорядкований виділеному.

2. Заповнення загальної інформації. На вкладці "Загальні" вкажіть ключові дані:

•    Назва магазину: обов'язкове поле.

•    Адреса, телефон: ця інформація може автоматично відображатися в друкованих формах чеків, що є зручним для клієнтів.

3. Ключові параметри на вкладці "Налаштування". Тут задаються найважливіші параметри роботи кожної торгової точки:

•    Вид торгівлі: вибір одного з варіантів (Роздріб, Опт, Опт та роздріб, Склад матеріалів) визначає, яка ціна (роздрібна чи оптова) буде застосовуватися за замовчуванням при продажу товарів з цього центру обліку. "Склад матеріалів" обмежує можливість прямого продажу.

•    Формування ціни при внутрішній передачі: визначає, як буде встановлюватися ціна на товар при його переміщенні в цей магазин з іншого. Ви повинні обрати один із трьох варіантів:

•    брати ціну з передавального центру обліку при відсутності;

•    запитувати ціну у користувача при відсутності;

•    завжди брати ціну з передавального центру обліку.

•    Синхронізація цін: опція "Дозволити синхронізацію цін з центром" дозволяє автоматично оновлювати ціни в цьому магазині відповідно до цін, встановлених у головному центрі обліку. Сам головний центр для синхронізації призначається в меню Налаштування -> Параметри -> Торговельна мережа.

4. Налаштування кас. На вкладці "Каси" для кожного центру обліку необхідно створити одну або декілька кас. При створенні каси обов'язково вказується її назва та валюта, в якій будуть проводитись фінансові операції.

Після того як цифрова структура мережі створена, можна переходити до налаштування ключових бізнес-процесів та автоматизації щоденних операцій.

Торгсофт дозволяє автоматизувати основні бізнес-процеси, надаючи інструменти для ефективного управління товарообігом, фінансами та персоналом у масштабах всієї мережі. Це забезпечує прозорість операцій та дає змогу оперативно реагувати на зміни.

Оптимізація логістики та складського обліку

Управління товарними потоками між різними точками є одним із найскладніших завдань для мережі. Торгсофт пропонує кілька механізмів для його вирішення:

1. Внутрішні передачі. Це основний інструмент для переміщення товарів між магазинами або зі складу в магазин. Процес фіксується створенням документа Документ -> Внутрішня передача. Особливо важливою є можливість використання статусу "Товар у дорозі". Коли цей статус активовано, товар списується зі складу-відправника, але ще не з'являється на балансі складу-одержувача. Він знаходиться у віртуальному "дорожньому" складі, що дозволяє контролювати товари, які фізично ще не прибули, та уникнути їх втрати.

2. Розподіл нових надходжень. Функціонал Документ -> Розподіл товару дозволяє централізовано розподіляти великі партії товару, що надійшли на головний склад, по всіх торгових точках. Система надає можливість автоматичного розрахунку необхідної кількості товару для кожного магазину за формулами, які можуть враховувати обсяги продажів за певний період та поточні залишки. Зверніть увагу: товар, для якого ведеться Строгий гарантійний облік (наприклад, електроніка з серійними номерами), не може бути розподілений через цей режим, оскільки він передається за унікальними номерами, а не за кількістю.

3. Контроль дефіциту. Політика продажу "в мінус" (коли товару фізично немає на складі за даними програми) гнучко налаштовується в меню Налаштування -> Параметри -> Облік. Це дозволяє уникнути зупинки продажів через затримки з оприбуткуванням товару. Доступні опції:

•    Дозволити — продаж здійснюється без обмежень.

•    Попередити — програма інформує касира про відсутність товару, але дозволяє завершити операцію.

•    Заборонити — система блокує продаж товару, якого немає на залишку.

•    Налаштувати для кожного центру обліку — дозволяє встановити індивідуальні правила для кожного магазину.

•    Налаштувати для кожного виду товару — надає максимальну гнучкість, дозволяючи встановити правила на рівні товарних категорій.

Ціновий та фінансовий менеджмент

Торгсофт надає потужні інструменти для фінансового контролю та управління ціновою політикою в межах всієї мережі.

1. Синхронізація цін. Як вже зазначалося, система дозволяє призначити головний центр обліку, ціни в якому будуть еталонними для всієї мережі. Це забезпечує єдину цінову політику та унеможливлює розбіжності в цінах між магазинами.

2. Багатовалютний облік. Програма дозволяє оприбутковувати товар у будь-якій валюті (наприклад, доларах чи євро) та автоматично конвертувати його вартість у національну валюту за вказаним курсом, що значно спрощує роботу з іноземними постачальниками.

3. Методи розрахунку собівартості. Вибір правильного методу розрахунку собівартості є ключовим для коректного аналізу прибутковості. Торгсофт пропонує декілька методів:

•    За останньою закупівельною ціною. Собівартість всіх одиниць товару на складі дорівнює ціні останньої закупівлі.

•    За партіями поставки (FIFO). Метод "перший прийшов — перший пішов". При продажу спочатку списуються товари з найстарішої партії.

•    За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач. Це найточніший метод для торговельних мереж. Він дозволяє мати різну собівартість одного й того ж товару на різних складах. При переміщенні товару з одного магазину в інший разом з ним "передається" і його собівартість за методом FIFO.

Система доступу та лояльності

Ефективне управління мережею неможливе без контролю персоналу та роботи з клієнтською базою.

1. Рольовий доступ. Для кожного співробітника можна налаштувати індивідуальні права доступу. Наприклад, касир може мати доступ лише до реалізації товару, тоді як адміністратор може бачити фінансові звіти та редагувати документи. Це не лише захищає фінансові дані, а й мінімізує ризик людської помилки, коли співробітники мають доступ лише до тих функцій, які їм необхідні для роботи.

2. Єдина система лояльності. Дисконтні картки, бонуси та знижки клієнтів діють у всіх магазинах мережі. Це створює єдиний клієнтський досвід і підвищує лояльність, оскільки покупець може скористатися своїми привілеями незалежно від того, в якій точці мережі він робить покупку.

Для того щоб систематизувати налаштування всіх описаних механізмів, важливо дотримуватися чіткого плану впровадження.

Головна мета автоматизації — не лише налаштувати процеси, а й отримати потужні інструменти для постійного контролю та прийняття обґрунтованих управлінських рішень на основі реальних даних. Торгсофт надає для цього широкий спектр можливостей.

• Дистанційний моніторинг. Завдяки мобільному додатку Торгсофт власник бізнесу може в будь-який час та з будь-якої точки світу перевірити ключові показники: результати торгівлі за день, актуальні залишки на складах, ефективність роботи персоналу. Це дозволяє тримати руку на пульсі бізнесу, навіть перебуваючи у відрядженні чи відпустці.

• Комплексна звітність. Система дозволяє формувати детальні звіти, що охоплюють усі аспекти діяльності мережі. Серед найважливіших: рух товарів, взаєморозрахунки з постачальниками та аналіз вартості бізнесу. Ключовою перевагою є гнучкість аналізу: ви можете переглядати дані як для окремої торгової точки, так і для всієї мережі. Більше того, за допомогою фільтра є можливість вибрати декілька конкретних центрів обліку, щоб порівняти їх показники між собою.

Використання цих інструментів перетворює накопичені дані на цінний актив для стратегічного планування та розвитку вашої торговельної мережі.

Торгсофт Гібрид — це додаткова опція, яка дозволяє торговим точкам працювати без інтернету й світла без зупинки продажів. Каса продовжує продавати, друкувати чеки та зберігати всі операції локально на комп’ютері продавця.

Коли зв’язок з’являється, система автоматично синхронізує всі продажі з центральною базою. Нічого не потрібно переносити вручну, нічого не губиться, облік залишається цілісним.
Як результат — магазин працює навіть під час відключень, мережа не «розпадається» на зошити й Excel, а бізнес не втрачає виручку через технічні збої.

Правильна підготовка технічної бази є критично важливим першим кроком для успішного впровадження системи. Забезпечення відповідності обладнання та програмного забезпечення вимогам Торгсофт гарантує стабільну роботу та унеможливлює технічні збої в майбутньому. Нижче наведено ключові компоненти, необхідні для запуску мережі.

• Ліцензії Торгсофт. Основою є ліцензія Торгсофт-Термінал, яка включає три клієнтські підключення. Для розширення кількості робочих місць (наприклад, для нових кас чи офісних працівників) необхідно додатково придбати ліцензії Клієнт для віддаленого підключення до сервера.

• Сервер. Центральний елемент системи, на якому зберігатиметься єдина база даних. Ви маєте гнучкість у виборі: це може бути як власний потужний комп'ютер у вашому офісі, що дає повний фізичний контроль, так і орендований віртуальний сервер, що звільняє вас від турбот про його обслуговування. Він повинен працювати під управлінням операційної системи Windows Server (версії 2008 R2, 2012, 2016, 2019, 2022).

     Мінімальні технічні характеристики:

•    Процесор: Intel Core i3, i5, i7 або аналогічний AMD.

•    Оперативна пам'ять: від 8 Гб (з розрахунку 150-300 Мб на кожного користувача плюс 4 Гб для роботи самої серверної ОС).

•    Диск: для максимальної швидкодії бази даних обирайте SSD-диск. Це не рекомендація, а вимога для стабільної роботи мережі.

•    Інтернет-з'єднання. Для сервера обов'язковою є наявність статичної IP-адреси, що забезпечить постійний доступ до нього з будь-якої точки. Для всіх магазинів та офісів потрібне стабільне інтернет-з'єднання (підійде як дротовий інтернет, так і 3G/4G).

Рекомендовані додаткові опції

Для розширення функціонала та підвищення ефективності управління мережею варто розглянути наступні додаткові опції:

• Мобільний додаток: надає можливість дистанційного контролю за результатами торгівлі, станом складів та роботою персоналу безпосередньо зі смартфона.

• Безпека даних: архів в хмарі: автоматизує створення резервних копій бази даних та їх збереження на Google Диску. Це критично важливо для захисту інформації від непередбачуваних ситуацій.

• Програмний РРО: необхідний для продажу фіскального товару та дотримання вимог законодавства.

• Підключення банківського термінала: автоматизує процес безготівкової оплати, передаючи суму покупки на термінал та фіксуючи інформацію про транзакцію в чеку, що мінімізує помилки касирів.

Коли ваша технічна база готова, час переходити до найважливішого — цифрового моделювання вашого бізнесу в Торгсофт.

Для стабільної роботи торговельної мережі важливо не лише програмне забезпечення, а й правильно підібране обладнання. Воно забезпечує швидкість обслуговування клієнтів, точність обліку та централізований контроль у всіх торгових точках.

Обладнання для касових зон (на кожну торгову точку)

• Сканери штрихкодів — обов’язкові для кожної каси. Забезпечують швидку та безпомилкову ідентифікацію товарів під час продажу.

• Принтери чеків — використовуються для друку нефіскальних або фіскальних чеків (у разі роботи з ПРРО) на кожному робочому місці продавця.

• Банківські термінали — потрібні для безготівкових розрахунків; дозволяють передавати суму покупки безпосередньо з програми обліку на термінал, мінімізуючи помилки.

• Фіскальна техніка / ПРРО — необхідна для торгівлі підакцизними та іншими товарами, що підлягають фіскалізації відповідно до законодавства.

Складське обладнання та маркування

• Принтери етикеток (штрихкодів) — зазвичай встановлюються на складі або в зоні приймання товару для оперативного маркування продукції.

• Термінали збору даних (ТЗД) — рекомендовані для великих магазинів і мереж: прискорюють інвентаризацію, перевірку залишків, формування документів внутрішньої передачі.

Мобільні пристрої для контролю

• Смартфони та планшети — використовуються власником або адміністраторами для віддаленого контролю продажів, перегляду залишків і проведення переобліків через мобільний додаток.

Витратні матеріали

• Чекова стрічка, етикетки, рібони (для термотрансферних принтерів) — необхідно мати постійний запас, щоб уникнути простоїв у роботі кас і складу.

Важливо: для успішної роботи торговельної мережі все обладнання має бути сумісним із програмою обліку. Наприклад, Торгсофт підтримує понад 200 моделей торговельної техніки, що дозволяє гнучко підібрати рішення під формат і масштаб вашого бізнесу.

Торгсофт допомагає керувати торговельною мережею системно, а не «вручну».

Усі магазини, склади й каси працюють за єдиними правилами, а власник бачить реальні цифри: товар, гроші, прибуток і проблемні місця — без затримок і здогадок.

Чітке впровадження й послідовна робота в системі знімають хаос, зменшують залежність від людей і дозволяють масштабувати бізнес без втрати контролю.

Торгсофт — це програма обліку для успішного масштабування бізнесу.