Програма обліку у Second Hand

Як навести порядок в секонд-хенді: сучасний облік із Торгсофт

Секонд-хенд — це вже давно не «одяг з минулого», а сучасний, прибутковий бізнес, який щодня відвідують тисячі покупців. За оцінками експертів, понад 80% українців хоча б раз купували речі в магазинах second hand, а кількість таких точок зростає по всій країні.

Але за великим попитом може ховатися і безлад — завали речей, ручне сортування, складнощі з підрахунками й хаос у звітах. Тож не дивно, що у такому бізнесі важлива систематизація процесів, швидкість і коректність роботи з товаром під час приходу і продажу.

Саме тому успішні підприємці переходять на програмний облік. Якщо ви ще працюєте «на око» — час змінювати підхід. З програмою обліку Торгсофт у вас це вийде.

 Торгсофт — це інструмент, який знає, як працювати з секонд-хендом: з товаром на вагу, нерегулярним асортиментом, постійними знижками та частими надходженнями. І головне — програма бере на себе рутину, щоб ви займалися бізнесом, а не нескінченними підрахунками.

Особливості обліку в магазинах секонд-хенд

У Торгсофт можна вести облік як ваговий, так і поштучний.

У магазинах секонду товар зазвичай приходить у тюках по 25-70 кг. Одяг розділяється на категорії (наприклад, верхній одяг, худі, штани, плаття, сарафани та спідниці, джинси, шорти, спортивний одяг, домашній одяг). Далі товар оприбутковується на склад поштучно з подальшим маркуванням штрихкодом або як ваговий товар.

Облік товару на вагу

Якщо оприбуткування одягу потрібно здійснити на вагу, а продаж товару — поштучно, то технологічний процес приходу та сортування такого товару доцільно вести в режимі Торгсофт «Виробництво». Це доречно, коли у вас є лише інформація про вагу тюка та його закупівельну ціну, а кількість та якість речей не визначено.

У програмі Торгсофт тюки перетворюються у готові речі для продажу з точним урахуванням всього ланцюжка: від закупівлі тюків у постачальника, вирахуванням вибракування, врахуванням собівартості — до продажу товару. Ви вносите загальну вагу та ціну, а після сортування отримуєте готові речі з точною собівартістю.

Облік товару поштучно

Прибуткувати товар поштучно набагато швидше.

У магазинах одягу секонд-хенд прихід товару — регулярний процес: новий завіз відбувається, зазвичай кожні 4 тижні. Торгсофт дозволяє швидко вносити речі по категоріях, без оприбуткування кожної одиниці окремо. Лише назва категорії + ціна — і програма сама створює артикул та штрихкод. 

У програмі товар можна оприбутковувати по відділах: жіночий, чоловічий, дитячий, додавши підкатегорії: спідниці, штани, футболки, взуття тощо. Це дозволить проводити переоблік по категоріях перед кожним надходженням нового товару.

Маркування товарів штрихкодом та автоматичний друк цінників

Штрихкод на бирках в секонд-хендах спрощує облік товарних залишків, інвентаризацію по кожній групі товару, при перезміні або завезенні нової партії: досить просканувати штрихкод товару в Торгсофт. 

Артикул та штрихкод присвоюються програмою автоматично. Щоб назва товару була унікальною — програма автоматично генерує артикул. Код може мати зрозуміле буквено-цифрове позначення. Наприклад: артикул для шортів буде починатися з «ШОР...», для джинсів — з «ДЖ...», для джемпера — з «Дже...».

Для цього потрібно встановити галочку «автоматичний артикул» у налаштуваннях, а код артикулу налаштовується в режимі «Товарознавство → Вид товару».

Також у програмі можна друкувати цінники відразу під час оприбуткування — з логотипом, назвою товару, розміром, ціною. Це зручно і для обліку, і для покупця.

Якщо необхідно, можна вказати дату постачання товару, щоб потім побачити залишки з цього завезення, а також показати дату постачання на ціннику.

Фотофіксація товару

За допомогою Мобільного додатку Торгсофт можна миттєво фотографувати товар під час надходження. Це допомагає ідентифікувати речі, перевіряти залишки та працювати з онлайн-продажами.

Гнучка переоцінка

У Торгсофт можна:

• Змінювати ціни вручну або встановлювати % знижки.

• Робити автоматичну уцінку по даті завезення: встановити нову ціну або вказати % знижки на конкретний товар, на всю групу товарів або на товари цієї дати постачання.

Повернення товару 

У Торгсофт можна організувати повернення навіть товару з секонду, наприклад, якщо це нові речі, які ви маєте намір продавати окремо. Для таких товарів можна друкувати як фіскальні, так і нефіскальні чеки при продажу. 

На чеку зазначається штрихкод для повернення товару: якщо покупець захоче повернути товар протягом 14 днів, він не зможе принести чужий товар або порушити 14 денний термін, оскільки програма обліку Торгсофт по штрих-коду чека знайде саме ту реалізацію, в якій було продано товар.

Маркетинг та акції

Знижки — основа маркетингу в секонд-хенді.

Маркетингові опції програми Торгсофт допомагають власникам секонду утримувати аудиторію, залучати нових клієнтів і не допускати, щоб магазин був порожній. Наприклад, ви можете налаштовувати різноманітні акції на кшталт: «щасливі години», акції типу «1+1=3» або знижку на другу одиницю в чеку.

Календар знижок і система лояльності тримають магазин «у тонусі» і забезпечують стабільний потік клієнтів.

Які системи лояльності застосовують в секонд-хендах і як придумати календар знижок — читайте в статті «Системи лояльності для секонд-хенду».

Облік витрат і бракованого товару

Зіпсовані речі, роздачі, подарунки постійним клієнтам, маркетинг, оренда, зарплата — все це витрати, які впливають на прибуток. У Торгсофт ви бачите їх в одному вікні, розумієте, що з’їдає ваші гроші, і можете діяти на випередження.

Що вам дає фінансовий аналіз у Торгсофт?

✅ Повний контроль над асортиментом
✅ Швидкий прийом та продаж товару
✅ Автоматизований облік та звітність
✅ Можливість будувати систему лояльності
✅ Чітке розуміння прибутковості й найбільш витратних статей бізнесу:
✓ витрати на маркетингові заходи, виготовлення рекламних матеріалів;
✓ видачу товару в борг VIP клієнтам;
✓ оплату за оренду, податки, зарплату, засоби зв'язку та інші розходи бізнесу в цілому.

Програма Торгсофт адаптована під реалії українського секонд-хенду: від оприбуткування тюків до друку цінників і акцій. У вас буде повний контроль, навіть якщо магазинів кілька, а продавців більше десятка.

Почніть вести бізнес на рівні — автоматизовано, зручно і прибутково.

Що потрібно для автоматизації секонд-хенду

1. Програма обліку для магазину секонду: Торгсофт Ультра — для налаштування гнучкої системи знижок, бонусної та накопичувальної програм. Торгсофт Термінал — для ведення продажів, централізованого управління мережею магазинів через інтернет, переміщення та обліку товару на всіх торгових точках, звітів про результати торгівлі.

2. Підключення електронних ваг для зважування товару при продажу, мішків з одягом при оприбуткуванні. 

3. Торговельне обладнання: 

Сканер штрих кодів

Сканер дозволяє продавати товар швидко: зчитування штрих-коду відбувається за секунду.

Радіосканер для переобліку

За бажанням та для зручності інвентаризації можна використовувати бездротовий сканер з функцією накопичення, який синхронізується з програмою обліку для секонд-хенду та передає штрих коди в програму.

Замість радіосканера для інвентаризації можна використовувати Мобільний додаток для iOS і Android.

Принтер етикеток

Потрібен при приході товару для його маркування. Слід врахувати, що в секонд-хендах завезення товару відбувається дуже часто, усі товари — унікальні, а кількість одиниць товару перевищує тисячі. Тому для маркування товару штрихкодом зверніть увагу на принтери, у яких великий обсяг друку етикеток за зміну. Наприклад, GPrinter GP-9026T друкує до 6000 етикеток за зміну.

Принтер чеків

Стане в пригоді для друку фіскальних чеків, якщо ви використовуєте програмний РРО.
Або для друку нефіскальних чеків з інформацією про склад покупки, % знижки. 

Електронні ваги

Електронні ваги потрібні, якщо ви продаєте одяг на вагу. Обмеження по вазі покупки у настільних електронних ваг — 15 кілограмів, чого для одягу більш ніж достатньо.

Лічильник відвідувачів

Цей невеликий пристрій встановлюється біля входу в магазин і рахує, скільки осіб увійшло в ваш магазин. З його допомогою можна порівняти успішність акції та зусиль команди з залучення покупців в магазин.

Голчастий пістолет

Незамінний інструмент для прикріплення картонних бирок до нейменованого товару. Після — на бирку наліплюють етикетку з логотипом магазину та інформацією про товар: найменування, ціна, знижка, штрихкод. Цю етикетку автоматично згенерує програма обліку для секонд-хенду Торгсофт.

Додаткові опції Торгсофт, корисні для магазинів секонду

1. Виробництво, якщо ви купуєте та оприбутковуєте товар у кілограмах, а продаєте поштучно.

2. Підключення фіскального реєстратора або програмний РРО для продажів фіскального товару та звітності в фіскальну службу.

3. Підключення банківського термінала, щоб ваші клієнти могли розрахуватися за товар банківською картою.

4. Видалення статистик закритих періодів для видалення інформації про результати торгівлі за минулий період.

5. Зв'язування продажі кожного товару з продавцем для заохочення продавців за активні продажі та допомогу клієнтам в підборі товару.

6. Масове розсилання SMS та e-mail для повідомлення клієнтам про майбутні акції та новому завезенні товару

7. Розрахунок зарплати продавців + Система мотивації, штрафів та заохочень для автоматичного розрахунку зарплати за зміну, за відпрацьовані години; для додаткового преміювання та депреміювання працівників за результатами роботи; для нарахування відсотка від продажів для мотивації продавців.

8. Торгсофт-Гібрид для стабільного обліку на торговельних точках без інтернету.

9. Верифікація дисконтної карти по смс, щоб продавці не змогли скористатися накопиченими бонусами постійного клієнта.

10. Бонуси з терміном дії, щоб збільшити частоту відвідувань вашого магазину, мотивувати покупців повертатися та купувати більше речей.

11. Безпека даних: архів в хмарі для захисту інформації від збоїв і вірусів; для автоматичного збереження бази даних на Google Drive.

12. Облік відвідувачів для аналізу і зіставлення успішності маркетингових заходів: порівняння скільки осіб відвідали ваш магазин, в який день, в який час доби, скільки продажів було зроблено, а скільки покупців пішло без покупок.

13. Інформування комітента підходить для обліку в комісійних магазинах: продали товар, й одразу ж програма надсилає повідомлення людині, яка принесла вам товар під реалізацію, що його продано.

Слухайте подкаст про організацію обліку в магазинах секонд-хенду: