Салоны штор

Программа ТоргСофт для салонов штор позволяет вести учет материалов на складе (ткани, фурнитура), формировать заказы клиента, и контролировать расход материалов на изготовление каждого заказа.
Скачать демо

Организация учета в производстве штор

Салоны и дизайн-студии штор являются достаточно сложными объектами с точки зрения учета материалов, товаров, заказов клиентов и выполненных работ.

Недостатки учета материалов "в тетрадках"

Проблемы учета расхода материала вызваны, прежде всего, тем, что ткани, из которых отшиваются готовые изделия, хранятся в рулонах. А еще существуют отрезы, вывешенные на одной или нескольких удаленных виринах. 

1. При учете товаров вручную для того, чтобы проконтролировать остаток материала в рулоне, к рулону крепится бумажка, на которой продавцом (кладовщиком) отмечается каждый факт отреза ткани от рулона и остаток материала. Обычно это выполняется ручкой или карандашом. При таком способе учёта легко допустить ошибку: например, сделали отрез и забыли записать (или умышленно не записали). При ручном учете злоупотребления персонала выявляются очень сложно. Из-за специфики товара (массивные рулоны ткани) перемерять остаток материала в рулоне можно не часто.

2. Вторая особенность – салон штор не продает готовый товар, а производит изделие под заказ. Клиент заказывает изготовление конечного продукта, внося предоплату. Здесь требуется точный учёт и контроль заказов, которые находятся на исполнении. При ручных записях необходимых для заказа материалов, персонал имеет множество способов незаконно обогащаться. Это и заполнение заказа карандашом с последующей подтиркой цифр, и завышение стоимости материалов и работ, и неучтенные заказы, и прочие махинации персонала. Здесь для обеспечения надёжного контроля хозяину важно иметь четко организованную документацию на каждом этапе изготовления заказа и получения материалов со склада.

3. Третьей особенностью можно назвать наличие нескольких пунктов приёма заказов, территориально удаленных от основного салона и склада. Такие пункты могут размещаться в виде небольших отделов в магазинах или на рынках и в других проходных местах, что позволяет охватить большую территорию. Для приёма заказов в таких пунктах достаточно представить только образцы тканей – отрезы материалов и каталоги, фотографии готовых изделий.

Для обработки заказов желательно иметь информацию о наличии материала в рулонах и отрезах, его количестве и цене на всех точках (в основном салоне (складе) и на других пунктах приёма заказов). Это позволяет эффективно использовать имеющиеся ресурсы для изготовления заказов. Например, информация о наличии нужного отреза на такой-то торговой точке позволит использовать его для изготовления заказа, а не резать от целого рулона материала. При неавтоматизированном учете обеспечить менеджера приёмного пункта такой информацией очень сложно.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что салон и производство штор  нуждается в установке программы учета. Это позволяет контролировать персонал, рационально расходовать материалы, улучшить обслуживание клиентов. Автоматизация учета – это вопрос эффективности, качества, прибыли.

Как работает программа для автоматизации учета в производстве штор

Теперь давайте рассмотрим, как выглядит работа салона штор от получения до сдачи заказа с помощью программы учета «Торгсофт», и какие проблемы при этом решаются.    

Закупка и оприходование материалов

Начать следует с учета поступающего (закупленного) товара – ткани, фурнитура и т. д.) 

Поскольку материал закупается в рулонах, то при его оприходовании программа индивидуально учитывает каждый рулон. В программе автоматически рулону присваивается свой уникальный номер. И, если одного и того же материала на наш склад поступает несколько рулонов (даже с интервалом во времени), каждый из них будет иметь свой номер в системе учета. Это позволит нам видеть не только общее количество материала, но и сколько материала осталось в каждом рулоне. Это очень важно при определении нужных отрезов для исполнения заказа и для проведения инвентаризации (ревизии) в салоне штор. Этот подход даёт возможность проконтролировать остатки материала в каждом рулоне отдельно!

Остальные штучные товары, такие как фурнитура, карнизы - учитываются как штучный товар. Программа в любой момент позволяет видеть наличие, цену и остатки по каждому из них.  

Учёт отрезов ткани

Когда рулон поступает на склад, от него иногда необходимо сразу сделать отрезы для размещения на витрине салона и в приёмных пунктах. В программе «Торгсофт» есть специальный режим работы:  «сделать отрез». При этом каждый отрез поступает на склад как отдельный товар, ему автоматически присваивается номер и штрих-код, который позволяет проследить его дальнейшее перемещение в нашей торговой сети и всегда точно знать, где он находится. 

 Приём заказов

Теперь рассмотрим, как выглядит приём и изготовление заказов на шторы  с помощью компьютерной программы "Торгсофт".

Клиент обсуждает с менеджером пожелания к заказу и его параметры: высота карниза, замеры, выбирает материалы, из которого будет изготовлен заказ. На этом этапе удобным подспорьем является специальная дизайнерская программа для моделирования будущего заказа. Результаты работы такой программы могут быть прикреплены к заказу в программе "Торгсофт".

В программе "Торгсофт" заказ описывается только основными параметрами, важными с точки зрения ведения склада и начисления зарплаты персоналу салона. Это:

  • название изделия;
  • дата приёма;
  • дата изготовления заказа;
  • перечень характеристик: высота, ширина и т. д., основные особенности, которые влияют на изготовление конечного изделия;
  • список выбранных клиентом материалов с точным указанием количества, артикулов, цвета;
  • перечень работ.

Ввод информации в заказ об используемых материалах осуществляется с помощью сканера (сканируется штрих-код с этикетки на рулоне или отрезе) или по артикулам. Материалы удобно вводить по артикулам, т.к. штрих код находится на этикетке, прикрепленной, как правило, к рулону. Артикул на этикетке печатается крупно и его легко можно прочитать издалека, не снимая с рулона. При вводе артикула в заказ система отображает все материалы в рулонах и отрезах, числящиеся по учету и показывает, на каких торговых точках они находятся.

Далее программа рассчитывает стоимость заказа по внесенным в программу ценам на материалы и расценки на работы. 

Документация по заказу

Для запуска исполнения заказа клиент должен внести предоплату. Система после приёма заказа автоматически формирует необходимый комплект документов:

два бланка заказа для клиента. В заказ клиента намерено не включается перечень работ и цены на 

- бланк внутреннего заказа на материалы, необходимые для его изготовления  и списком работ; материалы – только общая сумма заказа и основные параметры изготавливаемого изделия. Клиент ставит подпись. Один экземпляр хранится у клиента, второй – в салоне. На практике бывают случаи, когда клиент отказывается от своих первоначальных требований к заказу. В этом случае такой бланк с подписью клиента, хранящийся в салоне, будет служить необходимой защитой от возможных претензий со стороны клиента.

- квитанция на приём оплаты;

- накладная на получение необходимых материалов со склада. Такая накладная является отчетным документом кладовщика и позволяет хозяину его контролировать по каждому факту расхода материала со склада.

На каждом из документов есть штрих-код, позволяющий в дальнейшем ускорять поиск и обработку документа, что значительно ускоряет обслуживание клиента в салоне.

Отслеживание состояния заказа

Принятый заказ может долго находиться в режиме подготовки, пока клиент обсуждает заказ. В этом состоянии заказ может беспрепятственно изменяться менеджером (приёмщиком). После принятия предоплаты заказ переводится в активный режим, распечатывается пакет документов. Активный заказ не может быть изменен менеджером без ведома хозяина! Это очень важно для предотвращения несанкционированных изменений после распечатки документов персоналом салона. 

При необходимости, у хозяина есть возможность изменения таких активных заказов -  владелец входит в программу под своим паролем и имеет полные права доступа.

Все товары активных заказов резервируются на складе временного хранения. Это предотвращает использование одного и того же материала для разных заказов. Если материал находится не в основном салоне, а в одном из приемных пунктов, то при использовании такого материала (отреза) в заказе, система автоматически формирует накладные внутреннего перемещения этого материала на основной склад, с которого он будет продан клиенту. Это поддерживает все склады системы в актуальном состоянии.

Клиент может оплачивать заказ частями на протяжении всего срока его изготовления. Каждый факт оплаты фиксируется и для клиента печатается чек получения предоплаты.

Анализ информации по заказам

По каждому заказу, находящемуся в работе, имеется точная информация о состоянии его оплат: общая сумма заказа, предоплата, сумма работ, сумма материла, доплаты и т.д.

Система анализа активных заказов показывает, к какому времени  наши заказы должны быть готовы. Это позволяет предпринимателю правильно планировать работы для своевременного изготовления заказов, контролировать исполнителей, информировать клиентов о готовности заказов. 

Когда заказ готов и клиент приходит его забирать, по системе учета заказ переводится в состояние «завершен». При этом автоматически печатается документ о факте выдачи заказа клиенту. Если необходимо, клиент вносит оставшуюся часть оплаты.

Документы завершенного заказа

По завершению заказа печатается два документа.

Товары по завершению заказов включаются в отчёт по реализации и считаются проданными. Они возвращаются со склада временного хранения и включаются в состав реализации (уходят со склада клиенту).

Ежедневный отчёт о состоянии дел в салоне

Ежедневно владелец салона может печатать отчет, позволяющий ему контролировать заказы и деньги по всем торговым точкам (пунктам приёма).

Расчет заработной платы исполнителей работ

На основании информации, введенной при учете заказов, система Торгсофт позволяет вести учет всех выполненных работ и рассчитывать заработную плату исполнителей.

Выводы

Программа для учета в салонах штор позволяет существенно улучшить контроль за наличием и расходованием материалов, вести бухгалтерский и складской учет для предпринимателя, легко провести инвентаризацию, проследить исполнение заказов и знать состояние дел в любой момент.

Компания "Торгсофт" предлагает бесплатную эксплуатацию данной программы учета в течение оговоренного срока.  СКАЧАТЬ программу можно здесь.

×
Тестировать Торгсофт® онлайн
Ознакомьтесь с Политикой конфиденциальности Торгсофт® и поставьте галочку, в случае согласия с ней.
Получить доступ к Торгсофт® онлайн
×
Оставить отзыв
Введите, пожалуйста, корректный адрес электронной почты.
Отправить отзыв

Благодарим Вас за отзыв! Для нас очень ценно Ваше мнение!

×
Установите мне программу
Ознакомьтесь с Политикой конфиденциальности Торгсофт® и поставьте галочку, в случае согласия с ней.
Отправить запрос
Ваш запрос отправлен. Наши специалисты свяжутся с Вами
×
Скачать демо
Ознакомьтесь с Политикой конфиденциальности Торгсофт® и поставьте галочку, в случае согласия с ней.
Отправить запрос
Скачать демо

Не получилось установить с помощью первой ссылки? Воспользуйтесь этими:

Скачать Торгсофт с Яндекс. Диск

Скачать Торгсофт с Google Drive