Штрихкоди виробника: як прив’язати під час приходу, щоб не створювати дублікати

Щоб прив’язати штрихкод виробника під час приходу товару та уникнути створення дублікатів (тобто карток одного й того ж товару з різними штрихкодами або назвами), у програмі Торгсофт необхідно дотримуватися певного алгоритму дій залежно від ситуації.

Ось детальна інструкція, заснована на документації програми:

1. Якщо товар надходить вперше (Новий товар)

Якщо товару ще немає в базі, ви прив’язуєте штрихкод виробника безпосередньо при створенні картки:

1. Відкрийте форму Документ — Прихід товару.

2. Створіть «шапку» накладної (виберіть постачальника, дату тощо).

3. Встановіть курсор у поле Штрих-код (лівий верхній кут) і проскануйте штрихкод з упаковки товару сканером.

4. Оскільки штрихкод новий, програма відкриє нову картку товару або повідомить, що товар не знайдено (залежно від налаштувань).

5. Заповніть назву, вид товару, ціну та натисніть Записати. Тепер цей штрихкод жорстко прив’язаний до цього товару.

2. Якщо товар вже є в базі, але на ньому новий/інший штрихкод

Це найчастіша причина дублікатів. Якщо ви скануєте товар, а програма відкриває порожню картку (ніби це новий товар), але ви знаєте, що такий товар у вас вже є (наприклад, під іншим кодом або без коду), не створюйте нову картку.

Як діяти, щоб не створити дубль:

1. У формі приходу натисніть кнопку Вибір товару зі складу (F11) або Вибір з повного переліку товарів.

2. Знайдіть потрібний товар за назвою або артикулом.

3. Натисніть кнопку Змінити (або F3), щоб відкрити картку цього існуючого товару.

4. У картці товару є поле для штрихкоду та кнопки керування ним (праворуч зверху):

•    Якщо старий штрихкод не потрібен: просто проскануйте новий штрихкод виробника у поле штрихкоду. Програма запитає підтвердження заміни.

•    Якщо потрібні обидва штрихкоди (наприклад, різні партії або кольори одного товару): натисніть кнопку «Додати до товару штрих-код виробника» (іконка зі штрихкодом і плюсом). Це дозволяє одному товару мати декілька штрихкодів одночасно, уникаючи створення зайвих карток.

5. Натисніть Записати та додайте товар у накладну.

3. Налаштування захисту від дублікатів

Щоб програма сама попереджала вас про спробу створити товар зі штрихкодом, який вже існує в базі, перевірте налаштування:

1. Зайдіть у Товарознавство — Вид товару — картка виду товару.

2. Знайдіть налаштування «Поведінка при виявленні штрих-коду, що повторюється» (або перевірка унікальності).

3. Встановіть значення «Запитати» або «Заборонити».

•    Якщо вибрано «Запитати», при спробі записати картку з існуючим штрихкодом програма запропонує варіанти: заборонити, дозволити або об'єднати товари.

•    Функція «Об'єднати товари» корисна, якщо ви випадково вже створили дублікат: вона перенесе залишки на одну картку, а дублікат видалить, додавши його штрихкод як додатковий до основного товару.

4. Робота з аналогами та зміненими кодами

Іноді виробники змінюють штрихкоди на ідентичні товари.

• Використовуйте функцію «Замінити штрих-код виробника з реєстрацією старого штрих-коду» в картці товару. Це дозволить зберегти історію, але обліковувати товар за новим кодом без створення нової позиції.

Резюме. Щоб уникнути дублікатів, ніколи не заповнюйте нову картку товару, якщо товар вже є в довіднику. Замість цього знайдіть існуючий товар у списку і додайте новий штрихкод у його картку як додатковий або основний.