Контрагенти та постачальники: як вести довідник без помилок

Детальна інструкція щодо правильного ведення довідника контрагентів у Торгсофт для забезпечення точності обліку та документів, складена на основі технічної документації та запитів користувачів.

1. Розуміння сутності "Контрагент" у Торгсофт

У системі Торгсофт поняття "Контрагент" є узагальнюючим. Це будь-яка особа (фізична або юридична), з якою ведеться товарно-грошовий баланс. У довіднику вони розрізняються за Видом партнерства та піктограмами:

• Покупці (Клієнти) — позначаються іконкою "візок".

• Постачальники — позначаються іконкою "коробка".

• Постачальник-покупець (змішаний тип) — позначаються іконкою "коробка з візком". Це контрагенти, які можуть одночасно постачати товар і купувати його.

2. Створення та налаштування картки постачальника

Для уникнення помилок у фінансових документах та податкових накладних критично важливо заповнити всі реквізити при створенні картки.

Шлях: Налаштування — Контрагент (або Налаштування — Постачальник) — кнопка Додати.

Ключові вкладки для заповнення:

1. Вкладка "Загальні":

•    Найменування. Вказуйте офіційну назву, яка має фігурувати в документах.

•    Валюта. Обов'язково вкажіть валюту, в якій проводяться взаєморозрахунки. Якщо ви купуєте товар у доларах, а вкажете гривню, баланс з партнерами буде некоректним.

•    Контакти. Телефон та e-mail важливі для автоматичної відправки замовлень постачальнику.

2. Вкладка "Додатково" (Критично для документів):

•    Вид партнерства. Оберіть "Постачальник". Це впливає на формування штрих-коду контрагента (для постачальників він не містить номер ліцензії).

•    Вид відповідальності. Оберіть зі списку (Приватна особа, ФОП, Юридична особа).

•    Дані для податкової накладної. Заповніть ІПН, номер свідоцтва ПДВ, ЄДРПОУ. Якщо ці поля будуть порожніми, ви не зможете коректно сформувати податкову накладну або довіреність.

•    Резидентство. Якщо постачальник нерезидент, зніміть відповідну галочку та вкажіть країну реєстрації.

3. Вкладка "Розрахунковий рахунок":

•    Додайте банківські реквізити постачальника (МФО, номер рахунку). Це дозволить автоматично підтягувати їх при створенні платіжних доручень.

4. Вкладка "Початкові борги":

•    Якщо ви починаєте роботу не з нуля, внесіть поточний борг (Тип: "Я винен" або "Мені винні"). Обов'язково вкажіть валюту боргу.

3. Запобігання дублюванню та помилкам

Частою помилкою є створення дублів контрагентів (наприклад, "ТОВ Продукти" і "Продукти ТОВ"), що призводить до плутанини в балансі ("дебіторка" на одному, "кредиторка" на іншому).

• Як виправити дублі. Використовуйте функцію "Об'єднати з обраним".

1. Виділіть правильного контрагента (який залишиться).

2. Натисніть Вибрати для об'єднання.

3. Виділіть контрагента, якого треба прибрати.

4. Натисніть Об'єднати з обраним. Вся історія (накладні, оплати) перенесеться на основного контрагента. Важливо: Цю дію неможливо скасувати.

• Не видаляйте, а виводьте з дії. Якщо ви перестали працювати з постачальником, але по ньому була історія операцій, не видаляйте його (система це і не дозволить, якщо є документи). Замість цього натисніть кнопку "Вивести контрагента з дії". Він переміститься у вкладку "Неактивні" і не заважатиме у списках вибору, але історія збережеться.

4. Робота з документами та оплатами

Щоб уникнути розбіжностей у звіті "Баланс з партнерами":

1. Прив'язка оплат до накладних. Створюючи фінансовий документ (оплату постачальнику), бажано робити це через форму Прихід товару — кнопка Внести оплату постачальнику або через Реєстр прихідних накладних. Тоді оплата буде жорстко прив'язана до конкретної накладної. Поширена помилка: Створення "вільного" фінансового документа без прив'язки. Це може призвести до того, що накладна світиться як неоплачена, хоча гроші пішли.

2. Валютні операції. Якщо товар приходить у валюті, а оплачуєте ви у гривні, обов'язково використовуйте правильні налаштування валют у картці контрагента та приході. Програма автоматично перерахує крос-курс, якщо він внесений у довідник валют.

3. Повернення товару. Оформлюйте через Документ — Повернення товару постачальнику. Використовуйте кнопку Вибрати з переліку поставок, щоб точно списати товар з конкретної партії за правильною закупівельною ціною.

5. Аналіз та контроль

Регулярно перевіряйте стан розрахунків, щоб виявити помилки введення даних:

• Баланс з партнерами. (Оплата — Баланс з партнерами). Використовуйте фільтри "Вид партнерства" та "Валюта". Якщо ви бачите несподівані цифри, відкрийте Картку взаєморозрахунків (кнопка у вигляді аркуша зі списком).

• Аналіз закупівельних цін. У картці товару або в прихідній накладній є кнопка Всі ціни (Ціни поставок товару), яка показує історію змін цін постачальника.

Резюме. Чек-лист для уникнення помилок

1. [ ] Заповнені всі поля "Дані для податкової накладної" у картці контрагента.

2. [ ] Вказана правильна валюта взаєморозрахунків.

3. [ ] Дублі контрагентів об'єднані, неактуальні — виведені з дії.

4. [ ] Оплати створюються на підставі прихідних накладних, а не як окремі документи (де це можливо).

5. [ ] Використовується "Внутрішній код постачальника" в картці товару для точної ідентифікації номенклатури при імпорті накладних.