Видаткова накладна: створення, оформлення та виправлення помилок

Що таке видаткова накладна і коли вона потрібна

Видаткова накладна — це первинний документ, що підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей від продавця до покупця та списання їх зі складу.

У програмі «Торгсофт» видаткова накладна виконує кілька функцій:

• Фіксація продажу. Вона підтверджує, що товар покинув склад і перейшов у власність клієнта.

• Складський облік. На її основі товар списується із залишків програми (зменшується кількість на складі).

• Фінансовий облік. Вона є підставою для виникнення боргу клієнта перед продавцем (якщо оплата ще не надійшла) або закриття зобов'язань (якщо оплата була попередньою).

Коли вона потрібна:

• При відвантаженні товару покупцеві (особливо оптовому або через інтернет-магазин).

• Для підтвердження вмісту посилки при відправці через службу доставки (наприклад, Нова Пошта) — на її основі можна створити ТТН.

• Як супровідний документ для бухгалтерії покупця (щоб він міг оприбуткувати товар у себе).

• Для внутрішньої звітності та контролю роботи комірників/менеджерів.

Як правильно заповнити видаткову накладну: покрокова інструкція

У програмі «Торгсофт» видаткова накладна найчастіше створюється в режимі «Торгівля з випискою рахунка».

Покрокова інструкція:

1. Створення документа:

•    Зайдіть у меню Документ — Торгівля з випискою рахунка.

•    Перейдіть на вкладку Видаткова накладна.

•    Натисніть кнопку Створити видаткову накладну (зазвичай це робиться на підставі попередньо виписаного Рахунка, щоб автоматично перенести товари).

•    Альтернативно, можна створити накладну без рахунка, натиснувши Додати безпосередньо на вкладці «Видаткова накладна».

2. Заповнення «шапки» накладної:

•    Номер та Дата. Програма пропонує автоматично, але їх можна змінити (наприклад, якщо ви проводите документ заднім числом).

•    Підприємство. Оберіть від імені якого ФОП або юр. особи здійснюється продаж.

•    Одержувач (Клієнт). Оберіть клієнта з довідника. Це важливо для ведення балансу взаєморозрахунків.

•    Оплатити до. Вкажіть граничний термін оплати (якщо надається відстрочка).

3. Додавання товарів:

•    Якщо накладна створюється на основі Рахунка, товари перенесуться автоматично.

•    Якщо створюєте з нуля або редагуєте: скануйте штрих-код товару або вибирайте його зі складу вручну. Можна змінити кількість товару безпосередньо у списку.

4. Внесення оплати (необов'язково на етапі створення):

•    Якщо клієнт платить відразу, натисніть кнопку Внести оплату за товар.

•    Можна вибрати: готівка (каса) або безготівковий розрахунок (розрахунковий рахунок).

5. Друк та збереження:

•    Після перевірки даних натисніть Записати.

•    Для друку натисніть кнопку Друк накладної та оберіть потрібний шаблон (стандартна накладна тощо).

Видаткова накладна для ФОП: чи потрібно і як правильно оформити

Чи потрібно? Так, це критично важливо.

1. Підтвердження походження товару. ФОП, які ведуть облік товарних запасів (відповідно до Наказу Мінфіну № 496), зобов'язані мати первинні документи на прихід та вибуття товару. Видаткова накладна є документом, що фіксує вибуття.

2. Фіскалізація. Якщо ФОП використовує ПРРО/РРО, видаткова накладна може бути підставою для формування фіскального чека (наприклад, при отриманні післяплати або передоплати).

Як оформити: у «Торгсофт» є спеціальний режим «Форма ведення обліку товарних запасів», який автоматично підтягує дані з видаткових накладних для звітності ФОП. При оформленні важливо:

• Вказати реальну дату та номер документа.

• Правильно вибрати Підприємство (ФОП), від імені якого йде відвантаження, особливо якщо в одній базі ведеться облік кількох підприємців.

• Якщо товар продається з ПДВ (для ФОП-платників ПДВ), у накладній має бути виділена сума податку. Для цього у налаштуваннях товару має бути встановлена ознака «Обкладається ПДВ».

Шаблон видаткової накладної: де скачати та зразок

У програмі «Торгсофт» вам не потрібно шукати та скачувати шаблони з інтернету — вони вже вбудовані в систему і їх можна редагувати або експортувати.

Де знайти у програмі:

1. Меню Налаштування — Налаштування шаблонів друку.

2. Розділ Видаткова роздрібна накладна (реалізація) або Видаткова накладна (Торгівля з випискою рахунка).

Можливості шаблонів:

• Ви можете додати логотип вашої компанії.

• Додати додаткові поля: наприклад, «Борг клієнта», «Коментар», «Умови доставки», «Штрих-код документа».

• Можна налаштувати відображення цін у валюті або національній валюті.

Як отримати файл (експорт): Якщо вам потрібен файл для відправки клієнту або друку на іншому ПК:

1. Сформуйте накладну (кнопка Друк).

2. У вікні попереднього перегляду натисніть кнопку Експорт.

3. Оберіть формат: Excel (XLS), PDF, JPEG та збережіть файл на комп'ютер.

Помилки у видаткових накладних: наслідки та виправлення

Помилки у видаткових накладних призводять до розбіжностей на складі («мінуси»), некоректного розрахунку прибутку та боргів клієнтів.

Типові помилки та їх вирішення:

1. Списання товару «в мінус» (від'ємні залишки).

•    Наслідок. Товар продано за документами, але на приході його не було. Це спотворює собівартість і прибуток.

•    Як виправити. Проведіть інвентаризацію по проблемному товару або знайдіть/відновіть видалену прихідну накладну. Перевірте, чи не було товар продано в іншій накладній помилково.

2. Пересорт (продали не той товар/розмір).

•    Наслідок. Нестача одного товару і надлишок іншого.

•    Як виправити. Зробити повернення неправильного товару від покупця (документально) і створити нову видаткову накладну з правильним товаром.

3. Неоплачена накладна (висять борги).

•    Наслідок. У звітах показується, що клієнт винен гроші, хоча він розрахувався.

•    Як виправити. Зайти у вкладку Видаткова накладна, натиснути Внести оплату за товар або, якщо це була помилка, Скасувати оплату і внести коректно.

4. Неправильна ціна або сума (проблеми з ПДВ/округленням).

•    Наслідок. Розбіжності з бухгалтерією або в податковій накладній.

•    Як виправити. Використати функцію Коригування ціни накладної для друку з ПДВ, яка дозволяє підігнати суми для коректного відображення податків.

5. Друк накладної не тим шаблоном або не на той принтер.

•    Наслідок. Клієнт отримує документ без реквізитів або у нечитабельному вигляді.

•    Як виправити. Перевірте налаштування в меню Налаштування — Вибір принтерів. Переконайтеся, що для видаткової накладної вибрано правильний шаблон (наприклад, А4, а не чековий принтер).

6. Видалення накладної без скасування оплат.

•    Наслідок. «Завислі» гроші в системі (невизначені оплати), порушений баланс з клієнтом.

•    Як виправити. Перед видаленням накладної завжди спочатку натискайте Скасувати оплату, а лише потім видаляйте документ. Якщо це вже сталося, перевірте вкладку Оплати клієнтів — Невизначені оплати і приведіть їх до ладу.