Управління роботою з постачальниками в Торгсофт: усі можливості

Програма «Торгсофт» надає великий перелік інструментів для організації повноцінної роботи з постачальниками: від заведення картки партнера та автоматизованого замовлення товару до складних фінансових взаєморозрахунків і аналітики прибутковості.

Нижче наведено детальний огляд усіх можливостей програми для роботи з постачальниками, згрупований за етапами бізнес-процесів.

1. Ведення бази постачальників

Робота починається зі створення картки партнера в меню «Налаштування - Контрагент».

• Типи партнерства. Ви можете визначити контрагента як «Постачальника», «Покупця» або «Постачальника-покупця» (якщо ви й купуєте у нього, і продаєте йому).

• Валюта. Для кожного постачальника можна встановити валюту взаєморозрахунків (наприклад, долар, євро), що дозволяє вести баланс у валюті закупівлі, навіть якщо продажі здійснюються в національній валюті.

• Початкові борги. При старті роботи можна внести початковий борг (хто кому винен: «Я винен» або «Мені винні»).

• Документи та реквізити. Є можливість зберігати паспортні дані, розрахункові рахунки та інші документи контрагента.

2. Закупівля та оприбуткування товару

Основним документом є «Прихід товару» (меню «Документ - Прихід товару»).

• Створення накладної. Ви можете вказувати номер накладної постачальника для полегшення звірки, встановлювати закупівельні ціни (в т.ч. у валюті) та розраховувати роздрібні ціни на основі націнки.

• Імпорт накладних. Якщо постачальник надає накладні в електронному вигляді (Excel), їх можна імпортувати в програму через функцію «Імпорт товару». Це дозволяє автоматично створити картки товарів, завантажити ціни та оприбуткувати товар без ручного введення.

• Розподіл витрат. Додаткові витрати (наприклад, доставка, розмитнення) можна внести у накладну та розподілити на собівартість товару, щоб отримати реальну «облікову ціну».

• Опція «Склад постачальника». Дозволяє завантажувати прайс-листи постачальників (вручну або автоматично з FTP), бачити їхні актуальні залишки та ціни без оприбуткування товару на свій баланс, а також формувати замовлення на основі цих даних.

3. Формування замовлень

Програма допомагає автоматизувати процес поповнення запасів через меню «Документ - Формування замовлення постачальнику».

• Автоматичний розрахунок. Система аналізує залишки та продажі, щоб підказати, що саме і в якій кількості потрібно замовити. Розрахунок може базуватися на мінімальних залишках або на швидкості продажів за період.

• Аналіз найкращої ціни. Програма може аналізувати попередні поставки і підказувати, у якого постачальника була мінімальна ціна на конкретний товар.

• Заборона замовлення. Можна встановити заборону на замовлення певних товарів у конкретних постачальників.

• Відправка замовлення. Сформоване замовлення можна експортувати в Excel або надіслати електронною поштою безпосередньо з програми.

4. Взаєморозрахунки та фінанси

Фінансовий блок дозволяє контролювати борги та оплати через меню «Оплата - Баланс з партнерами».

• Товарно-грошовий баланс. Програма автоматично рахує, скільки товару ви отримали та скільки грошей заплатили. Баланс ведеться в тих валютах, в яких здійснювалися поставки.

• Оплата постачальнику. Ви можете вносити оплати за конкретні накладні або погашати загальний борг. Оплату можна здійснювати готівкою з каси або з розрахункового рахунку.

• Товар під реалізацію. Якщо ви берете товар під реалізацію, функція «Аналіз продажів товару постачальника на реалізації» дозволяє розрахувати, яку суму ви винні постачальнику лише за фактично проданий товар за певний період. Розрахунок ведеться за методом FIFO (перший прийшов — перший пішов) за точними закупівельними цінами.

5. Повернення товару

• Повернення постачальнику. Ви можете оформити повернення якісного товару (наприклад, несезонного або такого, що не продається) через меню «Документ - Повернення товару постачальнику». Товар списується зі складу, а ваш борг перед постачальником зменшується.

• Повернення браку. Для дефектного товару існує окремий документ «Повернення браку» (акт списання браку), який також коригує взаєморозрахунки.

6. Аналітика та звіти

Програма надає потужні інструменти для аналізу ефективності роботи з постачальниками в меню «Аналіз» та «Склад».

• Аналіз виручки за постачальниками показує, товари якого постачальника приносять найбільший прибуток, обсяг продажів, собівартість реалізованого та суму повернень.

• Обігова відомість дозволяє побачити залишки товару конкретного постачальника на певну дату (у кількості та сумі собівартості).

• Аналіз залишків за термінами дозволяє виявити товар конкретного постачальника, який «залежався» на складі (аналіз за термінами зберігання та реалізації).

• Картка взаєморозрахунків детальний звіт по всім операціям (приходи, оплати, повернення) з конкретним контрагентом за вибраний період.

7. Робота з товаром під реалізацію (Комісійна торгівля)

Якщо ви берете товар у постачальника з умовою оплати тільки після продажу, програма має спеціалізовані інструменти:

• Аналіз продажів товару постачальника на реалізації. Цей режим дозволяє точно розрахувати борг перед постачальником лише за фактично проданий товар. Програма використовує метод FIFO (перший прийшов — перший пішов), щоб визначити, з якої саме партії (і за якою закупівельною ціною) був проданий товар. Це дозволяє уникнути переплат, якщо ціни закупівлі змінювалися.

• Інформування комітента. Це автоматична функція, яка відправляє постачальнику (комітенту) SMS або e-mail повідомлення про те, що його товар був проданий. Ви можете налаштувати шаблон повідомлення, і воно буде відправлятися автоматично при закритті чека.

8. Розширене управління замовленнями та асортиментом

• Склад постачальника (та FTP-синхронізація). Ви можете завантажити прайс-лист постачальника (з його залишками та цінами) в окрему буферну зону програми ("Склад постачальника"). Це дозволяє бачити, що є у постачальника, не змішуючи це з вашими залишками. Щобільше, можна налаштувати автоматичне завантаження цих прайсів через FTP-сервер за графіком. З цього режиму можна напряму формувати замовлення на відсутні позиції.

• Заборона замовлення. Якщо певний товар виявився неякісним або проблемним, ви можете встановити галочку «Заборонено до замовлення у постачальника». Такий товар не потрапить в автоматичні звіти з формування замовлення, що страхує менеджера від помилкової закупівлі.

• Внутрішній код постачальника. У картці товару є спеціальне поле «Внутрішній код постачальника». Це дозволяє зв'язати ваш артикул з артикулом у базі постачальника. Це критично важливо для коректного імпорту накладних, якщо ваші назви чи коди товарів відрізняються від тих, що у прайсі постачальника.

9. Фінансове планування та специфічні розрахунки

• Замовлення колекції. Цей режим дозволяє планувати графік оплат постачальникам за попередніми замовленнями (наприклад, при закупівлі сезонних колекцій одягу). Ви фіксуєте суму замовлення, валюту та терміни оплати, щоб контролювати майбутні фінансові зобов'язання.

• Розрахунок закупівельних цін від роздрібних. Якщо ви працюєте за схемою «рекомендована роздрібна ціна мінус відсоток», ви можете використати режим «Розрахунок закупівельних цін». Ви вказуєте відсоток, і програма автоматично вираховує закупівельну ціну на основі роздрібної.

• Додаткові витрати в собівартості. У прихідній накладній можна розписувати не тільки ціну товару, а й накладні витрати (доставка, розмитнення). Програма дозволяє вибрати, як їх враховувати: включати в собівартість (збільшує облікову ціну товару) або фіксувати як окрему фінансову витрату, яка не впливає на ціну на полиці, але зменшує чистий прибуток.

10. Виправлення помилок та перерозподіл

• Діагностика помилок (Товари початкових залишків). Якщо на старті роботи ви внесли товар як «Початкові залишки» (без прив'язки до постачальника), а згодом вирішили навести лад, режим «Діагностика помилок» дозволяє автоматично перерозподілити ці товари на конкретних постачальників. Це виправляє аналітику прибутковості по брендах.

• Коригування закупівельних цін. Дозволяє масово змінювати ціни закупівлі в уже закритих накладних (наприклад, якщо постачальник надав знижку заднім числом або було допущено помилку оператором).

• Об'єднання карток. Якщо ви випадково створили дублікат постачальника, їх можна об'єднати в одну картку зі збереженням історії взаєморозрахунків.

11. Поглиблена аналітика по партіях (Batch Tracking)

• Довідник поставок товару (Партії). Ви можете об'єднувати декілька прихідних накладних в одну «Партію поставки» (наприклад, «Контейнер з Китаю за лютий»). Це дозволяє аналізувати прибутковість не по окремих накладних, а по цілій партії товару.

• Аналіз руху товару за партіями поставки. Детальний звіт, що показує повний життєвий цикл конкретної поставки: коли прийшла, скільки продано, скільки повернуто, поточний залишок саме цієї партії та виручка з неї.

12. Документальне оформлення

• Сертифікати якості. У картці товару можна прив'язувати сертифікати якості з терміном дії. Це дозволяє контролювати, які товари мають дійсні документи від постачальника, а де термін спливає.

• Повернення браку. Окрема процедура для списання дефектного товару з поверненням його постачальнику. Це відрізняється від звичайного повернення тим, що фіксує факт неякісної продукції для подальших переговорів.

13. Додаткові можливості

• Валютний облік. Можливість прив'язки цін закупівлі до курсу валют. При зміні курсу можна автоматично перерахувати собівартість та роздрібні ціни.

• Перенесення накладних. Функція перенесення товарів між прихідними накладними дозволяє виправити помилки обліку, якщо товар був оприбуткований не на того постачальника.

Ці інструменти дозволяють повністю контролювати цикл взаємодії з постачальниками: від планування закупівлі до повного фінансового розрахунку та аналізу рентабельності співпраці.