Як оформити передоплату постачальнику з розрахункового рахунку

Рознесення оплат: як правильно прив'язати оплату до постачальника, якщо бухгалтер оплатив передоплату з розрахункового рахунку, а не готівкою з каси?

Щоб правильно відобразити передоплату постачальнику з розрахункового рахунку та прив'язати її до конкретної поставки у програмі Торгсофт, необхідно виконати процедуру у два етапи: спочатку зафіксувати сам факт оплати (оскільки товару ще немає), а потім, при оприбуткуванні товару, зв'язати цю оплату з прихідною накладною.

Ось детальний алгоритм дій:

Етап 1. Фіксація передоплати з розрахункового рахунку 

Оскільки оплата відбулася до отримання товару, її потрібно внести як "не прив'язану" оплату на баланс постачальника.

1. Зайдіть у пункт головного меню Оплата — Баланс з партнерами.

2. У фільтрі Вид партнерства виберіть Постачальник та знайдіть потрібного контрагента.

3. Виділіть постачальника та натисніть кнопку Показати оплати.

4. У вікні, що відкриється, натисніть Додати оплату і виберіть пункт Оплата постачальнику.

5. У формі Оплата обов'язково встановіть перемикач на Розрахунковий рахунок (замість "Каса" або "Особисті гроші") і виберіть зі списку той розрахунковий рахунок, з якого бухгалтер здійснив платіж.

6. Вкажіть суму передоплати, перевірте валюту і натисніть кнопку Записати. Після цього програма зафіксує, що ви перерахували кошти постачальнику з вашого банківського рахунку, і ваш борг перед ним зменшиться (або постачальник стане винен вам цю суму до моменту відвантаження товару).

Етап 2. Оприбуткування товару та прив'язка передоплати до накладної 

Коли товар від постачальника фактично надходить на склад, вам потрібно зв'язати раніше зафіксовані гроші з новим документом.

1. Зайдіть у Документ — Прихід товару та створіть нову прихідну накладну.

2. Вкажіть того ж самого постачальника, якому ви робили передоплату, та додайте отриманий товар у накладну.

3. На панелі інструментів (зліва) натисніть кнопку Пов’язати оплату з накладною(те саме можна зробити по раніше створеній прихідній накладній на формі Реєстр прихідних накладних — кнопка Пов’язати оплату з накладною).

4. Відкриється вікно Не пов'язані оплати, де буде відображатися список усіх не зв'язаних оплат за тим постачальником, який вказаний у прибутковій накладній. Там ви побачите вашу передоплату з розрахункового рахунку.

5. Виберіть цю оплату. Сума оплати автоматично прив'яжеться до поточної прихідної накладної.

Таким чином, ви збережете правильний фінансовий облік: гроші будуть списані саме з розрахункового рахунку (а не з готівкової каси магазину), і накладна буде вважатися оплаченою. Якщо сума передоплати покриває лише частину накладної, залишок боргу зафіксується за цією накладною.