Гроші в касі: службові внесення, вилучення та виправлення помилки майбутнього касового дня

Робота з готівкою вимагає безумовної точності, проте на практиці підприємці часто стикаються з розбіжностями між фактичною наявністю грошей, даними програми Торгсофт та звітами ПРРО. Найчастіші звернення до технічної підтримки пов’язані з неможливістю вилучити кошти через помилку «сума вилучення більша за наявну», плутаниною при внесенні розмінної монети, а також із критичним блокуванням каси через помилку «касовий день закритий майбутньою датою». Ці вузькі, але надзвичайно болючі проблеми миттєво зупиняють торгівлю та вимагають точкових коригувань бази даних або глибокого розуміння логіки службових касових операцій.

Службові внесення та вилучення: головні правила та причини розбіжностей

Службове внесення (наприклад, розмінної монети на початку зміни) та службове вилучення готівки можуть проводитися як виключно в обліковій системі Торгсофт, так і одночасно з передачею даних до податкової через ПРРО. Розбіжності найчастіше виникають через порушення хронології дій касира або плутанину з типами оплат.

1. Помилка «Для службового внесення грошей необхідно відкрити зміну на ПРРО»

Ця ситуація виникає зранку, коли касир намагається внести розмінну монету до каси ще до того, як відкрив зміну. У протоколі дій користувачів це фіксується як спроба виконати операцію «Внести гроші в касу» до фактичного відкриття зміни на ПРРО.

Як правильно? Спочатку завжди відкривайте зміну на ПРРО, і лише після цього робіть службове внесення через кнопку «Внести гроші в касу» (з увімкненою позначкою фіскалізації). Якщо ви створите звичайний «Прибутковий касовий ордер» без фіскалізації, він вплине лише на баланс у Торгсофт, але не зафіксується в ПРРО.

2. Помилка «Сума вилучення більше поточної суми готівки зареєстрованої за зміну на ПРРО»

Касир намагається зробити інкасацію або службове вилучення, але програма блокує дію. Це означає, що в фіскальній касі ПРРО готівки менше, ніж ви намагаєтесь вилучити. Чому так відбувається:

• Був проведений продаж нефіскального товару, який поповнив касу в Торгсофт, але ці гроші не пройшли через податкову.

• Оплата пройшла через банківський термінал (безготівково), але касир помилково намагається вилучити цю суму як готівку.

• Було забуто службове внесення розмінної монети на початку дня.

Як виправити розбіжність:

Якщо баланс у Торгсофт та ПРРО розійшовся, вирівнювання робиться через створення фінансових документів.

• Щоб додати готівку і в Торгсофт, і в ПРРО, потрібно створити прибутковий касовий ордер для внесення коштів (наприклад, від імені власника) і обов'язково поставити галочку «Провести операцію через фіскальний реєстратор».

• Якщо ж суму потрібно відкоригувати тільки в Торгсофт (бо в ПРРО сума вже правильна), ця галочка має бути знята. Те ж саме стосується створення видаткового касового ордера для ручного вилучення зайвих коштів з обліку програми.

Проблема: «Закритий касовий день» (у тому числі майбутньою датою)

Ознакою того, що касовий день закритий, є піктограма замка біля дати у формі «Підсумки каси». У закритий касовий день неможливо вносити жодні зміни, проводити продажі чи створювати фінансові документи.

Найбільш критичною є ситуація, коли касовий день закрито майбутнім числом. Це зазвичай трапляється через збій системного часу на комп'ютері (наприклад, дата збилася на місяць вперед), проведення реалізації чи фінансового документа, після чого дата повертається на поточну, але програма вже зафіксувала закриття майбутнього дня. Програма Торгсофт автоматично закриває попередній касовий день першою касовою операцією наступного дня.

Як відновити роботу каси:

1. Перейдіть у пункт головного меню Оплата -> Підсумки каси.

2. Очистіть період дат у лівому верхньому куті вікна (за допомогою кнопки хрестик), щоб програма відобразила абсолютно всі касові дні, включаючи помилкові майбутні періоди.

3. Знайдіть дні майбутньою датою, біля яких стоїть піктограма замка.

4. Виділіть ці дні та натисніть кнопку «Відмінити закриття касового дня». Замок має зникнути.

5. Пошук та зміна дат: якщо в майбутньому періоді були помилково створені документи реалізації чи касові ордери, їх потрібно знайти та змінити їхню дату на коректну (поточну), або видалити їх, якщо вони були створені випадково.

6. Після виправлення дат усіх документів обов'язково натисніть кнопку «Перерахувати касовий день» на формі підсумків, щоб програма звела правильний баланс на початок і кінець дня.

7. Після перерахунку зайві (порожні) касові дні майбутньою датою потрібно видалити.

Уникнути подібних ситуацій у майбутньому допоможе суворий контроль за правильністю дати та часу (і часового поясу) на комп’ютері, який виконує роль сервера бази даних.