Взаєморозрахунки зі співробітниками: утримання боргів за товар із заробітної плати

Часто в роздрібній торгівлі працівники купують товари у власному магазині, беручи їх "у борг" з умовою подальшого вирахування вартості з їхньої заробітної плати. Проблематика цього процесу полягає у необхідності подвійного контролю: власнику потрібно зафіксувати продаж товару, щоб він коректно списався зі складу, і при цьому не забути утримати точну суму боргу під час розрахунку та видачі зарплати, уникаючи розбіжностей у касі. 

Зазвичай підприємці звертаються до служби підтримки Торгсофт із такими запитаннями: як правильно оформити таку покупку продавцем, як зв'язати його зарплату з його ж боргами як клієнта, та чому після автоматичного утримання боргу із зарплати деякі товари все одно можуть відображатися як "неоплачені" у звітах. 

Режим взаєморозрахунків зі співробітниками створений саме для того, щоб автоматизувати цей процес, поєднавши профіль працівника як "Продавця" з його профілем як "Покупця".

Крок 1. Правильне налаштування співробітника

Для того, щоб співробітник міг брати товар у борг, а програма могла коректно вирахувати ці кошти з його зарплати, співробітник має бути зареєстрований у системі не лише як працівник, але і як контрагент (клієнт).

1. Створення картки клієнта. Продавцям видається дисконтна картка (наприклад, із фіксованою знижкою персоналу), і вони реєструються як VIP-клієнти, яким дозволена відкладена оплата.

2. Зв'язок співробітника з контрагентом. У меню Налаштування — Співробітник на формі редагування співробітника є обов'язкове поле «Контрагент». Тут необхідно вибрати створену картку клієнта-співробітника. Саме з цим контрагентом програма буде вести товарно-грошові розрахунки при виплаті зарплати.

Крок 2. Оформлення продажу товару "в борг"

Коли продавець бере товар у магазині для власних потреб, ця операція оформлюється як звичайна реалізація для VIP-клієнта з відкладеною оплатою. Співробітник додає товар у чек, сканує свою особисту картку клієнта і закриває реалізацію без внесення коштів у касу (товар відпускається в борг). Товар списується зі складу, а на балансі цього співробітника-контрагента фіксується заборгованість перед магазином.

Крок 3. Утримання боргу під час розрахунку заробітної плати

Якщо у вас активована додаткова опція "Розрахунок зарплати", процес утримання боргу максимально автоматизований.

Під час формування платіжної відомості (меню Розрахунок зарплати — Платіжна відомість), ви можете включити накопичені борги працівника в розрахунок його зарплати:

1. Скористайтеся дією «Включити борги співробітників в платіжну відомість».

2. При натисканні на цю кнопку відкриється вікно зі списком співробітників та сумами їхніх боргів за придбані товари.

3. У колонку «Погасити борг» необхідно внести суму, яку ви бажаєте утримати з поточної зарплати працівника (це може бути як уся сума боргу, так і її частина).

4. Після підтвердження програма автоматично створить два записи:

•    Нарахування по категорії «Борг співробітника» (яке зменшить суму зарплати «До виплати»).

•    Фінансовий документ «Оплата від клієнта особистими грошима», який погасить борг цього співробітника як покупця.

Гроші віртуально "вносяться" в касу як оплата за товар і відносяться до статті фінансового аналізу "Торгова виручка".

 Часта проблема: чому товар залишається "неоплаченим"?

Один із найпопулярніших запитів від підприємців стосується ситуації, коли після автоматичного утримання боргу із зарплати, загальний баланс співробітника стає правильним (нульовим), але конкретні товари у його списку покупок продовжують значитися як "неоплачені".

 Причина: це відбувається, якщо в налаштуваннях програми для VIP-клієнтів обрано режим «Часткова оплата з розшифровкою по товару». При такому режимі система вимагає, щоб кожна оплата була жорстко прив'язана до конкретного товару в чеку. Проте автоматичне утримання боргу через платіжну відомість гасить загальний баланс контрагента, а не прив'язується до конкретних позицій номенклатури.

Як вирішити цю ситуацію:

• Варіант 1 (Ручний). Відмовитися від автоматичного утримання через платіжну відомість. Натомість видати співробітнику повну зарплату (провести виплату), а потім зайти в режим реалізації та прийняти ці гроші як оплату за конкретні "боргові" чеки.

• Варіант 2 (Системний). Якщо для вас не є принциповим відстежувати оплату кожного окремого гвинтика чи футболки, яку взяв співробітник, ви можете використовувати режим роботи з VIP-клієнтами «Вести товарно-грошовий баланс». У цьому режимі оплати не зв'язуються з конкретними реалізаціями, а контролюється лише загальна сума боргу, яка коректно обнулятиметься при утриманні із зарплати.

Завдяки правильному налаштуванню зв'язку "Співробітник — Контрагент" та розумінню роботи режимів оплат, підприємець може повністю уникнути рутинних вирахувань на калькуляторі та забезпечити ідеальну точність як у складських залишках, так і в розрахунках з персоналом.